浅谈高校大型国际学术会议的前期筹备

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1、浅谈高校大型国际学术会议的前期筹备　　学术会议是指具有同样专业知识背景的人为研究问题、交流信息、获取知识、统一思想等目的在特定的时间和地点聚集，按照一定的规则所进行的交流、讲解、讨论等活动。根据我国国际会议推展协会定义的标准，国际学术会议应达到包括主办国在内的至少2个国家以上；与会人数需达50人以上；外国与会人数需占与会人数的20%以上。大型国际学术会议通常是指注册参会人数在200人以上的国际学术会议。　　随着中国科研能力和水平的提高，越来越多的大型国际学术会议将在中国召开。它们的成功举办不仅交流了该领域国际前

2、沿的最新进展，更好的促进了学术交流与合作，而且对提升我国该学科在国际上的知名度和影响力具有重要的作用和意义。近些年来，陆续发表了一些对国际学术会议的总结，但现代科技为人们生活方式带来的巨大变革，对传统的基于人工方式的邀请报告人管理、注册、投稿、审稿等会务工作提出了严峻的挑战。此外，相比于中小型国际学术会议，大型国际学术会议的筹备周期更长、管理更为复杂、需要建立全面地、系统地、科学地组织管理体系。本文试图从节省人工和时间成本出发，寻找保障信息的准确性、实时性的有效途径，建立通用的大型国际学术会议的组织管理体系（图

3、1）。　　大型国际学术会议的筹备应至少在会议召开时间的前一年半或更长时间。主要包含两大方面的工作（图2）：学术部分和会务部分，分别由学术组和会务组完成。学术部分是国际学术会议的关键，直接决定了会议的学术水平以及大会是否可以按日程顺利举行；会务部分的所有工作都将围绕学术部分而展开，为学术部分服务。　　一、学术部分工作　　1.确定和发出邀请报告（Speaker）　　会议邀请报告（Speaker）通常包括以下几类：PlenarySpeaker、KeynoteSpeaker、InvitedSpeaker以及OralSp

4、eaker。秘书处学术组工作人员受主席的委托，承担发送邀请函的具体工作，并记录和统计他们的回复情况、特别要求等各种相关信息。　　在目前的国际学术会议中，邀请报告人的数量可能会达到参会人员的30%或更多。且报告人的邀请类别更改、信息更改、回复状态更改、暂时不确定等因素繁多，因此建立“邀请报告人数据库”是极其必要的，可以保证信息数据的唯一性、准确性和实时性。数据库中的关键字段应包括：姓名、学校（国家）、Email、邀请类别（Plenary、Keynote、Invited、Oral）、邀请函发送状态（已发送/未发送）

5、、回复状态（接受/拒绝/暂时无法确定）、变更情况（类别变更/回复状态变更/信息变更）、报告题目、个人主页、注册状态（已注册/未注册）、日程要求、备注等信息。将“邀请报告人数据库”作为会议网站后台数据库的一部分，不仅可以实时更新网站上邀请人的信息、实时掌握他们的注册情况、避免传统人工方式产生的延迟、反复较对和疏漏、保证数据的准确性和唯一性，而且方便注册系统中对各类邀请报告人费用减免的设计，从而节省大量的时间和人工成本。　　2.会议日程和会议手册　　会议日程（ScientificProgram）是整个国际学术会议的

6、核心，主要包括：大会、分会的整体时间安排、分会场数及各分会场的议题（Topics）；各类报告的时间长度、报告人（Speaker）的安排和报告题目；主持人（Chair）的安排；开幕式和闭幕式的安排。组委会根据报告人的学术研究领域，结合各分会场的议题，全局把握、合理的编排整个会议的日程。会议日程编排初步完成后，还需要对整体安排的逻辑性和冲突性进行检查，如检查姓名、类别、时间安排、同时担任Speaker和Chair的时间是否冲突等。　　大型国际学术会议中，常见报告人或主持人因故临时取消参会，会务组需要提前做好预案。一

7、个很好的方法是建立口头报告储备制度（Orallecturereserve），事先向具有口头报告意愿的参会人发放邀请，建立报告候补人数据库，并依据现在通讯技术（如email、推特群或微信群等）及在会场的通知栏中将会场缺省的报告信息及时发布，对会议程序进行实时的调整安排。　　会议日程是会议手册的核心，需要集结会务组全体工作人员合力完成。会议手册中，除详细的会议日程安排、PosterPresentations之外，还包含组委会主席的欢迎辞、组委会&秘书处信息、主办&承办单位介绍、赞助商介绍以及会议期间的通用信息（如会

8、场地图、住宿、交通、天气、信息台、旅游、网络、电信）等。会议手册应至少在会前半个月修订和校对完毕，以保证会议手册有充足的印刷时间。对于会议程序的变动，及时在网上和大会的通知栏进行公布，让每一位参会人都能及时了解程序的调整情况。　　3.投稿/审稿和摘要（或论文）手册制作　　为保证摘要集（或论文集）格式的统一，组委会需要制作摘要模板提供给所有参会者。参会者根据所要求的格式在“会议投稿/审稿