地方高校教学学院档案建设工作探析

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1、地方高校教学学院档案建设工作探析摘要：教学学院档案主要包括：教学档案、科研档案、院务档案等,富有人量信息和原始的具体资料，是师生智力活动的产物。重新审视学院档案管理与学院发展的关系,关注其管理工作、探讨学院管理模式,并综合运用于学院发展，有意识地给学院档案注入新的血液、让“活水”流入“源头”。关键词：学院档案缺失建设中图分类号：G647文献标识码：A文章编号：1007-3973(2013)002-179-02教学学院档案就其微观而言，它记述了教学学院的师生进行教学实践、践行科学研究等特定的实践活动的过程，富冇大量信息和原始的具体资料，是师生智力活动的产物；既记录了教学学

2、院师生教学实践、科学研究的发展过程，又记录了教学学院整体的管理水平，还记录了教学学院教学管理制度的改革和进步状况。可见，对其进行科学管理，更便于各教学学院自我及时查阅资料、改善管理、提高教学质量、增强人才培养能力，总之可以自我汲取精华、借鉴经验、更好地服务于社会。1教学学院档案的分类高校的人才培养、科学研究必须根植于教学学院的教学实践，在教学学院的教学实践过程中会形成连续地全面地直接记录和积累知识的信息资源，即教学学院档案。教学学院档案具有知识属性和信息属性等档案的一般属性。教学学院档案主耍包括：教学档案、科研档案、院务档案等，还包括纸质材料和一些电子声像原始材料及学院

3、网站网页上的信息材料。具体来讲，教学档案卞要包括：本单位教师业务档案、教师业务考核、授课计划、重要教学改革建设方案及规划、教学评估材料（人才培养方案）、本单位教学名师、专业评估、精品课程、教学团队等屮报材料、本专业教学检查调查总结等材料、本学院重大教研活动、教师进修访学及师资引进、教师专业任课安排、课堂教学材料、教师工作量核算登记材料、院系三级课堂教学评价材料、研究牛课程教学材料、本科毕业牛学籍表及毕业牛成绩单、本科生实习指导及优秀实习报告、木专科生毕业论文、毕业设计及评审意见、师生使用教材、本专科生及研究生毕业证书学位证书、实验及实验课程、实验人员情况统计、实验用房统

4、计等侍息资料等教学档案材料。科研档案材料主要木单位教师科研成果、本学院重大科研活动、项目申报、成果报奖、外出参加学术交流、学生科研成果及报奖等科研档案材料及其声像图文材料。院务档案，包括党委材料和各种行政实物材料以及声像材料。院务档案材料主要包括党务材料和行政材料。党务材料主要包括本单位党群机构重要会议记录、纪要；本单位机构设置、人员任免的通知、决定等。行政材料主要包括本单位年度工作计划、总结，行政工作会议记录、纪耍、简报等以及其他行政工作重耍文件材料。2教学学院档案建设中的缺失几十年以來高校档案管理研究硕果累累，我们可以充分地利用这些有利的资源。日前关于高校档案管理工

5、作层面已取得较多成果，而在二级学院管理体制下的各教学学院这档案管理方面，揭示的还不够充分、有明显的档案管理缺失。学院档案建设中存在的问题主要表现在是管理体制不健全，管理的标准化、数据化建设水平低。（1）地方高校的各教学学院都是分散领导的管理体制，无形中使各高校档案管理形成了条块分割、口成系统、各自为政、自我完善、自我发展的自给自足的局面。（2）学院档案管理的标准化水平低，比较少地进行数据化建设、现代化建设水平低。建库缺乏整体性，资料库大多自建自用,建成的资料库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，比较少地进行数据化建设或数据无规范化控制，服务水平差

6、或根本没有利用。大多资料库仅仅供本单位使用，严重地影响了资料库的利用率。而口目前高校档案馆所建的趋势是数据库的使用，大多为条目数据库,缺少全文数据库和多媒体数据库，无法满足用户查阅材料的多种需求。3地方高校教学学院档案管理工作的探讨（1）加强领导，加强木院档案管理制度建设。成立本院档案工作小组，且人员相对稳定。把立卷归档工作列入本单位议事FI程、纳入本单位各项管理制度与有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收归档工作。足够关心、支持档案员的工作，给予他们足够的立卷时间，帮助他们解决工作屮的困难。地方高校学校办公室必须根据《普通高

7、等学校档案管理办法》细化制定完整的教学学院的管理制度。这样，我们可以更多地关注下学校下设的各教学学院的档案管理工作，特别是紧密结合教学学院的教学、科研來开展，增强对各学院档案管理的洞察力，提高对档案材料利用的敏感性。各学院单位领导在思想上必须高度重视教学学院档案管理工作，并认真组织分配该工作。切实加强领导，指定相应的学院档案管理制度。各教学学院必需配冇专门的档案室及兼专职档案管理员；分工明确，责任到人,统筹安排好档案管理的各项工作。教学学院须积极进行档案管理工作的建设和充分利用档案资源的共亨。（2）地方高校学校在制定比较完整的档案管理制度