[精品]浅谈人事档案的开发与利用

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1、浅谈人事档案的开发与利用浅谈人事档案的开发与利用摘要人事档案是反映个人经历、思想品德、个性特点、专长爱好等情况的原始记录，真实地反映了一个人的客观面貌，是人事部门发现人才、使用人才和管理人才的重要依据。但随着市场经济的建立和发展，由于人事档案存在自身质量不高、管理不善以及传统人事档案制度不适应新时期要求的问题，本文提出了提高档案工作人员素质、拓宽编研范围、加强人事档案的收集工作、适度公开人事档案、努力实现人事档案信息化建设等方而的具体措施，从而提高人事档案的开发利用效率。关键词人事档案开服利用屮图分类号：G270.73文献标识码：A1人事档案管理与利用存

2、在的问题1・1历史遗留问题多，升级达标工作任务繁重体制调整前，局直单位的人事档案归地方人事部门管理，市于隶属关系、管理方式不同等历史原因，导致出现档案管理制度规范不一，质量参差不齐等问题。如人事档案盒（袋）破损不堪；人事档案材料残缺不全；档案材料没有进行规范整理，归档材料规格不一，有的甚至没有进行科学的分类和装订。体制调整后，我局面临1218份人事档案的重新整理，升级达标工作，除“三龄一历”需要审核准确外，仅技术加工，规范整理就有相当大的工作量。1.2人事档案管理硬件不足我局由于办公条件限制，虽然管理1218份人事档案，但没有实现“三室”分开，即档案库房

3、、阅档室、办公室分开，人事档案库房没有配置防盗门窗、去湿机、加湿器、温湿度表等硬件设备。1・3专职档案管理人员缺乏我局主耍是市人事部门配备兼职人员兼管人事档案管理工作，这样势必影响了组织人事部门其他工作的顺利开展，而且这种管理模式，缺乏对人事档案管理人员政治素质、业务能力、管理水平的培训与提高，使我局人事档案管理工作的理论探讨与深化，自身改革与发展受到限制。1.4局直单位人事部门档案意识不强为规范我局人事档案管理工作，我局印发了《省长江河道管理局档案材料收集归档制度》和《省长江河道管理局档案材料借（调）阅制度和传递制度》，可是有些单位仍不能认真对照制度，

4、及时将需要归档的人事档案材料报送省局，借（调）阅人事档案时也不能认真履行相关手续。这样，不利于档案资料的不断更新，从而影响人事档案材料的利用效果。1.5信息开发利用率差，发挥服务作用程度低人事档案管理绝不仅仅是单纯保管，而是有一系列服务内容，包括档案信息的开发利用等。目前，我局人事档案信息管理还处于封闭或半封闭状态和被动服务局面，人事档案信息资源的开发利用程度不高，往往只限于干部考察、发展党员等方面，未能真正起到应有的作用。1・6档案管理手段落后现代化的管理技术和手段询未得到有效的应用。计算机在人事档案管理中，只发挥了简单的档案材料目录的录入作用，人事档

5、案管理信息化功能诡未开发。2合理开发运用人事档案资源现代企业一般将人力资源管理分为儿个功能不同的模块，人事档案在人力资源管理的各个环节都起到了无法替代的作用。2.1人力资源规划人力资源规划强调基于组织战略确定人力资源需求的数量、质量和结构。当战略转移时，组织内部会出现职位更替、工作职责变化或人员需求变化。通过查阅相关档案资料，可以准确地掌握组织发展情况，如各阶段的组织规模、组织机构设置、人员变化情况等并进行分析，在研究历史数据的基础上，可以对未来部门职责、岗位职责以及任职者要求等进行预测。2.2招聘筛选人事档案对每位员工的知识、技能、能力、个性品质乃至籍

6、贯家庭等方面都做了详细记录，有利于招聘时做到“为事择人、任人唯贤、专业对口、事得其人”o2.3员工培训与开发人事档案中记录了员工学历教育、职业资格培训、专业技术人员继续教育等信息，这些培训信息可以为员工的进一步培训提供信息支持与指导。通过将员T人事档案中的历年参加培训情况与职位说明书所规定的职位要求进行对比，可以找出二者之间的差距,进而确定是否需要对此员工继续进行培训，以及在哪些方面进行培训;在培训实施过程中，将员工培训过程的表现加以记录；培训结束后，相关成绩及时在人事资料中予以记录，从而确保了人事资料的及时性、完整性，确保了下次使用时人事档案信息的准确

7、性。2.4薪酬福利员工薪酬福利自员工入职ZFI起就与员工个人档案信息和联系。例如，新员工入职定薪，需要考虑员工学历、专业、能力、素质等各方面因素是否符合岗位需求，这就与员工薪酬密切相关。又如,员工社会保险的参保、调转以及保险待遇的屮请等事项更是需要以人事档案为前提，缺少人事档案直接无法办理相关业务。2.5绩效考核人事档案对于绩效考核的意义更为重要，考绩效核是对员工工作的一种评价，并冃将直接与员工个人利益挂钩，人事档案记录是否完整将影响绩效考核是否公平公正。在考核实施前要设计一套相对完善的考核表格；考核实施过程要确保各类表格填写完整且有负责人签字；考核结束

8、后要及时整理考核材料，并将考核结果及时纳入员工人事档案。确保绩效考核结果有据可查