会议管理-复习要点二

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1、会议管理秘书三级复习要点二一、分值比重在理论知识试卷中，以单项选择和多项选择题形式出现，比重占20%。在技能操作试卷中，比重占30%，以情景录像形式出现或者在实务操作中与其他章节只是交叉使用。二、本章重难点1、能够拟定会议筹备方案；2、能够督查会务的筹备情况；3、审核会议文件的程序和方法；4、能够与上司沟通会议的有关事宜；5、能够拟定会议的应急方案；6、会场检查的方法和程序；7、会议总结与会议效果评估的方法和程序；8、会议经费预算。三、考点解析会议的基础知识1、会议的基本要素会议目的、召开时间、召开地点、组织者、主持者、与会者、主题、议题、日程等。2、会议的类型

2、（1）根据会议规模分大型会议：千人以上；中型会议：百人以上、千人以下；小型会议：三人以上、百人以下。（2）按照会议采用的方式常规会、广播会、电话会、电视会、网络会议等。（3）根据会议时间划分定期会议、不定期会议（4）根据会议的组织类型划分内部会议和外部会议正是会议和非正是会议会前筹备任务：天地公司为了开拓夏季服装市场，拟召开一个服装展示会，推出一批夏季新款时装。请你拟定一个会议筹备方案。1、拟定会议筹备方案（1）会议筹备方案的作用（知识考核）确保会议的周密组织；确保会议的服务质量和沟通协调到位；确保领导的意图得以贯彻执行。（2）会议筹备方案的内容(P7)会议的主

3、题和议题。会议名称。会议的议程。会议时间、会期、地点。会议所需设备和工具，要满足会议的需要。会议文件的范围，做好文件的印刷或复印工作。与会代表的组成会议经费预算。确定会议的餐饮安排。若是大型会议，还应确定筹备机构与人员分工。注：会议议程表的设计方法：（1）注意议题所涉及的各种事务的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定；（2）议程表中第一项是宣布议题，安排讨论问题应尽量将同类性质问题集中安排在一起；（3）保密性较强的议题一般安排在后面。2、电话会议及视频会议的知识(1)电话会议交流信息的特点方便灵活，准备时间短，回复迅速，电子通信会议中花费最少的缺少

4、身体语言，难以进行互动交流，缺少文本，难以传递大量细节信息可以搭配使用其它通信方式适用于分公司不远、规模不大的企业（2）电话会议信息工作的要求准确发出开会信息认真分发会议书面信息材料合理安排会场信息传输设备按时接通电话通报出席情况做好会议记录（3）视频会议的特点实现声音和图像同时传送打破空间的限制节省时间、费用交流效果较好局限：初始准备时间较长、初始投入成本较高，互动效果差，交流不够广泛（4）视频会议信息工作的要求A.发出开会信息B.分发文件信息资料C.布置会场D.设置与检查会场信息传输设备E.做好会议信息准备F.采用先集中后分散的形式G.汇总情况信息3、远程会

5、议筹备方案的特点（1）节省时间和金钱、可以做永久记录、交流更加直接与简短（2）筹备会议方案时先与与电信公司沟通，包括会议的日期、起止时间、参会人数等（3）会议资料寄给与会人员，以便使他们有时间准备会议讨论（4）专人负责远程会议设备4、会务机构分工的要求（1）根据会议的规模和类型组织人员队伍（2）会务机构要分工明确、责任到人（3）加强协调、定期沟通5、工作程序（1）组建会议筹备委员会（2）分成筹备小组（3）形成筹备方案（4）领导审核方案6、检查会议筹备情况会议筹备情况检查的主要内容；（P13）会议准备是否充分；会议期间能否排除各种干扰；环境条件与用品准备；文件材料

6、的准备情况会场布置情况的检查会议保卫工作检查7会议筹备情况的检查的方法听取会议筹备人员的汇报；听取汇报的领导会务筹备人员汇报材料的准备选择的汇报时间汇报的关键会前现场检查(注意事项6点)8、会务筹备情况检查结果的汇报形式（知识、技能考核）书面形式口头形式协调会形式9、会议筹备情况的检查程序（知识、技能考核）开会检查①会议筹备小组成员自查，将检查结果以书面报告形式上报领导小组；②领导小组协调，确定汇报的时间、地点，并发出会议通知；③召开筹备检查协调会，现场解决问题；④会后电话、现场指导等进行催办和落实。10、现场检查程序P16①确定路线与重点，并通知有关部门；②

7、将检查项目制成检查单，以便记录汇总；③按照既定的检查路线和项目逐一现场核对，对达到和未达到语气要求的准备项目都要有明确的记录；④对未达到检查要求的项目该怎么办？对检查所发现问题的纠正？11、审核会议文件（1）会议文件的类型（2）会议文件审核的内容※P18①会议文件的准确性和完整性②会议文件的具体内容与会议主题的关系是否符国家方针政策法规是否与实际相符提交讨论的文件是否实现经过会商是否中心突出、观点明确、调理清晰、事实准确。（3）会议文件审核的方法对校法折校法读校法（4）审核会议文件的程序自审（起草会议文件的秘书）初审（主管秘书）会审（内容涉及较多部门）终审（主管

8、领导）案例：某公司张秘书