档案管理规程(试行版)

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1、1目的建立公司档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁等程序，确保公司档案完整、齐全、高质，档案资源得到妥善保管、有效利用和持续补充。2范围该规程适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。3责任公司档案按统一领导、分级管理的办法进行组织管理，即档案室负责公司档案的总体管理，部门资料员负责本部门档案的立卷归档工作，档案室对各部室进行业务上的指导、监督和检查。4档案管理程序4.1档案分类原则行政管理类人事档案劳动合同员工档案人事文件行政文件上报材料红头文件会议纪要经营管理类研发合同临床试验合同技术转让合同设备合同生产车间所使用的器械采购合同原辅料采购包材

2、采购其他采购基建合同监理合同施工合同销售合同待公司有销售业务发生时再定其他合同生产技术管理类文件基本建设项目类建设图纸设备管理类设备仪器文件档案研发技术类产品进程批件会计档案类账册原始凭证财务报表专门类档案照片档案电子档案实物档案4.2具体管理4.2.1立卷归档4.2.1.1流程各部门资料员在每年年初，根据以本部门文件运转情况，预计当年可以形成的文件，拟制或修订立卷类目，如人力资源部可制定“人事行政发文”、“周记”等，并将空白的文件清单置于该类文件的最前面。随时将已接受完毕的文件按已编好的类别及时归入卷内，并按文件收进顺序随时填写文件清单。档案

3、管理人员接受档案时需做好档案归档接收记录，查看接收的档案是否符合要求，接收后交接双方需签字。一周后，对手头上的所有文件进行清理，对不需归卷的文件材料另备文件夹单独存放。对整理成卷的文档做电子版拷贝备份到移动硬盘中，做成电子档案，目录内容与纸质版档案相对应。财务档案在会计年度终了后，暂由财务部保管1年后再存放于档案室。文书档案每半年为一个归档周期。各部门资料员在每年7月15日以及次年1月15日前将形成的文件整理后向档案室移交。基建档案在竣工决算工作完成后一个月内归档，项目前期资料二个月后归档。单位工程预算可在清尾款后1个月内归档。声像档案的归档时

4、间同文书档案4.2.1.2要求A各部门向档案室移交档案时，均需附上移交清单一式两份。移交时，交接双方据此进行清点签收，并各自保存一份。（移交清单即文件清单）B各部门向档案室移交档案时要做到种类齐全、份数完整，档案室不接收未经系统整理的零散文件。C文件在各部门保存阶段，要注意保持字迹清晰、份数完整，防止发生霉变等。复写件、圆珠笔书写件或传真件等均应重新复印存档。D各部门可根据实际工作需要保存文件，但向档案室移交档案时，则按规定的归档范围进行。4.2.2整理上架4.2.2.1流程4.2.2.2要求A卷内文件的排列应条理系统。文书档案按时间顺序依次排

5、列，具有密切联系的文件应依一定的次序排列在一起，即批复在前、请示在后；正件在前、附件在后;基建档案的卷内排列顺序为文前图后B编码原则：一、行政管理、经营管理、生产技术管理三类档案以件为单位保管，加盖归档章。归档章设置年度、保管期限、件号等必备项，设置问题（机构）选择项。年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978年。保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。件号：文件的排列顺序号。件号指室编件号，在归档文件整理时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从「开始标注。问题（机构）：分类方案一级类目的类目

6、名称。归档章样式参照《归档文件整理规则》（DA/T22-2000L二、档号由档案类别号、项目代号、案卷流水号、案卷总流水号构成，也叫案卷流水号项目代号二级类目号一级类目号三、案卷号由一类目号、二类目号、年度号、盒号构成。XXX—XXXX—XXX•盒号年度代号二级类目号_级类目号档案编号分类表详见附件5C不同保存价值的文件应分开组卷。D凡有文字部分的均应打上号码（采用打号机，正面右上角，背面左上角）。E文件材料装订前应剔除金属物。F图纸采用手风琴式折叠法，规格为30cmx21cm;装订边应加垫纸以使左右平整并注意露出图标。4.2.3供利用：4.2

7、.3.1加强基础工作：4.2.3.2编制必要的全引目录和案卷目录，为档案用户提供必要的检索工具；4.2.3.3安装使用快捷便利的档案管理软件，提高查档效率；4.2・3・4开辟阅览方式，向档案用户提供档案信息；4.2.4开展查借服务：4.2.4.1借阅A公司内部人员借阅档案的，须填写《档案借阅登记表》，阅毕及时归还；归还时，管理人员必须当面清点档案页数，之后再入库；B非公司人员借阅档案的，须持有关单位介绍信，并经公司相关部门主管同意后方可借阅；C借阅者必须爱护所查阅的档案，不得在档案上涂改、勾划、圈点或做其他各种标记；不得撕去档案内页；D借阅者不

8、得在阅览室吸烟、大声喧哗。4.2.4.2借出A档案使用人如需借出档案，须填写《档案借出登记表》，并按规定于1周内归还，不能及时归还的，经档案员同意可办