档案管理试行办法

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1、档案管理试行办法2009年12月档案管理试行办法第一章总则第一条为了加强公司档案的科学管理，使档案工作更好地为企业发展服务，依据《中国人民共和国档案法》和其它相关法律、法规，结合本公司实际,特制定木办法。第二条公司档案资料是由公司在各项活动中形成的，能充分反映和记录公司各种活动的全部资料的总和。档案管理是对以上档案资料的归集、保管、利用、销毁等方面的管理。第三条档案工作是公司管理、施工生产管理、技术管理的重要组成部分，是维护公司利益的一项重要工作。第四条档案管理工作遵循集中、系统、完整、安全的原则。第二章档案管理的组织系统第五条本公司

2、设立专门的档案管理职能，隶属于本公司经营科部门，负责本公司的档案管理工作。第六条档案管理人员主要职责：1、负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。2、负责本公司各类证件档案（各类证书、公司章程、企业资料等）、工程档案及公司重点业务工作屮成果、公文、合同、协议类档案的归档工作，并与齐部门进行接收、移交档案工作。3、坚持平吋整理。在管理过程中，频繁传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及吋的对档案的增减变动及传递情况作出相关记录，才可能有效地了解档案的来龙去脉，防止其丢失、

3、损毁、失效。确保档案的完整性和冇效性。确保各部门获取及时、有效地档案资料或信息。4、保管好本公司归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。第七条档案管理人员要增强服务意识，认清档案工作的意义和重要性，认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定，在工作中灵活运用，并要冇较强的责任心，做好自我监督检查。第三章公司文件材料的归档第八条公司文件、材料归档的范围：一、证件档案主耍有：1、各类证书（岗位合格证书、专业职称证书、项廿经理继续教育证书、建造师证书、施工企业“三类人员”证书等）2、公司章程3、企业资料（营业执照、资质证书、信用手

4、册、安全许可证、税务登记证、计价手册、文明工地证书等）二、工程档案主要冇：1、工程准备阶段文件2、施工技术文件3、竣工验收文件第九条公司文件材料归档的基木要求：1、各部门对外签署的合同、协议在签字盖章后，应将原件在一周内交档案处归档。2、一项工作已完成时，由经办人员将进行该项工作形成的全部文件材料体统整理后，主动送交档案处归档。3、归档的文件材料必须经过初步整理，待项目竣工验收合格后与该项0的现场档案人员进行一次全面的资料收集与整理。确保资料的完整性和有效性。4、文件材料必须立卷归档。第十条对于接收的档案需进行分类、编号、登记及档案的

5、立卷。立卷要遵循文件材料的口然形成规律，保持案卷内文件材料的有机联系。第四章档案的保管第十一条公司档案的保管必须采用专门的档案柜，由档案人员专门负责。第十二条档案的存放应符合以下几点：1、便于看管2、便于存放3、安全、无霉变、腐蚀第十三条定期对库存档案进行清理核对工作，做到帐物相符。第五章档案的保密第十四条凡对外传、寄、送、发有密级的档案，须经公司领导签字同意后方可发出，发出同时应做好登记。第十五条密级档案的复制工作应在公司领导签字同意后由档案保管员操作。第十六条对泄密责任人的处理：1、不慎泄館公司秘密者将受到批评，并给予不同程度的惩

6、罚。2、有意泄露公司秘密者将受到行政处罚。3、泄露公司机密者将被除名，并承担一定的泄露后果。第六章档案的借阅第十七条借阅档案（包括证书、资料）必须在档案资料借用明细表登记后方可借阅，重要文件借阅须经部门经理批准方可借阅，并在规定时间收凹借出部门。借阅期限不得超过一个月，如须再借，必须办理续借手续。第十八条借阅的档案交换时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告领导。第十九条外单位摘抄卷内档案，应经部门负责人或经理同意，对摘抄的材料要进行审查、签章。第七章档案的清理、销毁第二十条公司档案员每季一次对档案进行清理，使档案充分发挥作

7、用。第二十一条每年末对公司所有档案进行清理，根据实际情况，对确无保存价值的档案登记造册，经公司有关领导组织鉴定并批准后方可销毁。第二十二条销毁档案吋必须有两人以上的人在场，销毁吋应认真校对。第二十三条未经公司领导批准，不得转移、分散及销毁公司档案。附：1、建筑工程档案的立卷程序与标准2、档案借用明细表3、工程项目归档卡附件一:建设工程档案的立卷程序与标准一.档案的立卷档案管理人员对接收的档案需进行分类、编号、登记及档案的立卷。立卷要遵循文件材料的自然形成规律，保持案卷内文件材料的冇机联系。立卷是一个分类、组合、整理、编目过程。1、文件

8、材料的分类文件材料立卷的基木单元是一个工程（如一幢建筑、一条道路、一座桥梁）。如一个建设工程项目由若干个工程组成，应将每个工程的文件材料严格区分开来，其屮若干个工程共用一个文件，如批文、许可证、合同等，此文件可放在主要工