《unit信函写作》PPT课件

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1、InternationalBusinessCorrespondenceinEnglish新编国际商务英语函电Unit1BusinessLetterWriting7/19/20211Whyshouldwelearnthiscourse?Theinabilitytowriteaneffectivebusinessletterwilldoomthosewhowanttorepresentthemselvespositivelytotheircustomers,competitorsandemployers.如果不具备撰写实用的商务信函的能力，那么他们就注定无法在客户、竞

2、争对手或老板面前树立起自己良好的形象。7/19/20212Whatarethefunctionsofallbusinessletters?1)Toaskforandgiveareplytoanenquiry,offer,orderorcomplaint.2)Tokeeparecordofalltheimportantfactsforreadyreference.7/19/20213TheStructureandLayoutofaLetterTheStructureofaLetter英文书信通常有7个部分组成，即信头、日期、封内地址、称呼、正文、结尾敬语以及签名。除

3、此之外。还有一些需根据实际需要而增加的部分，例如参考标号、经办人姓名、事由标题、认辨记号、附件、抄送以及附言等，这些部分可能出现在不同类型的信函中。7/19/202141）HeadingorLetterhead(信头)信头对于任何信件来说都是重要的组成部分，商业信函和官方公函尤其如此。一般社交信函的信头包括发信人的姓名、地址、邮政编码、电话号码、电传及传真号码以及e-mail地址等，置于信笺右上角。大多数商业信函和官方公函的信头一般采用社交信函的信头，多数是专业设计的，且是已事先印制好的信头（printedheading）,进行联系时最好使用印有本公司或单位信头的

4、信笺，7/19/20215这样做出于三个目的：美观（appearance）、高效(efficiency)、标准化(standardization)。信笺上没有印上本公司或单位信头时，则需要将上述内容打在信笺中上方或上方。2）ReferenceNumber(参考编号)参考编号常用在商业信函中。一家公司在致函另一家公司时，会使用参考编号，便于归类存档。参考编号在缩行式打印的信函中常放在低于信头一至两格处，与写信日期同行；在齐头式打印的信函中常置于写信日期之上，也可置于左下角低于署名两行处。7/19/20216Yourref.:345SCB/bxcOurref.:532

5、ZXY/mzs注1.345为存档编号，SCB为署名人首写字母，bxc为打字员姓名首写字母。注2.532为存档编号，ZXY为署名人首写字母，mzs为打字员姓名首写字母。3）Date(日期)每封信必须标明日期，日期常写在信头下方2行处，一般置于信笺的右上角，但当信函采用全齐头式时则置于左上角。7/19/20217May4(th),1998-----美国式4(th)May,1998-----英国式写日期时务必注意以下各点：（1）年份必须用阿拉伯数字写全，不能用02代替2002。（2）月份要用英文拼写，可全拼也可采用标准的简写。May,June,July不能简写。（3）日

6、期可用基数词(cardinalnumbers)也可用序数词(ordinalnumbers)。7/19/20218（4）在年份前面必须用逗号隔开，但在月份和日期之间不能用逗号隔开。May20,2003（5）写信日期（Date）不能全部用数字表示，如5/4/2003，这样写容易引起误解。4）InsideAddress(封内地址)封内地址是收信人的姓名或商行名，与信封地址相同，一般在写信日期以下2-4行靠左书写。封内地址内容及顺序如下：7/19/20219（1）收信人姓名（或商行名）；（2）收信人头衔、职务或职称；（3）公司（或所属单位、组织、学校）名称；（4）邮政地址

7、（mailing/postaladdress）和街道地址（streetaddress）,即门牌和路名；（5）城市、邮编、省名或州名、国名。7/19/202110封内地址可采用齐头式（blockstyle），也可采用缩进式（indentedstyle）,齐头式较为普遍，但采用缩进式时，信函的其他部分也必须都采用缩进式。缩进式Mrs.MiriamSchwarts1280ColemanAvenueOmaha,Nebraska,U.S.A.68014如果信函时写给公司而不是个人的话，则应先写公司名称，后写公司地址，门牌等。如：7/19/202111Messrs.Verno

8、nGreg