国际商务信函写作 PPT董晓波主编课件Unit16Minutes.ppt

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1、Unit16MinutesUnit7:MeetingMinutes(会议记录)GeneralIntroductionSamplereadingUsefulexpressionsWritingpractice▲▲▲▲I.Generalintroduction2.Howaremeetingminuteslaidout?1.Whataremeetingminutes?GeneralIntroductionBack会议记录（MeetingMinutes）是一种将开会时与会者的发言和会议内容记录下来的文字材料。由于一次会议

2、的决议不一定能当场通过，所以需要记录下来以备将来参考和修改。会议记录用途广泛，内容往往涉及政府、公司、学校等场合的会议。会议记录与报告的书写不同，I.GeneralintroductionBack1.Whataremeetingminutes它只是如实记录会议情况，不需要像写报告书那样加入自己的分析和建议。会议记录一般采用过去式。最后往往经主持人和记录人签字后保存。会议记录一般有两种形式：摘要记录和全文记录。I.GeneralintroductionBack1.会议记录的名称；2.开会的具体日期、时间和地点；3.

3、参加会议的人员及主持人；4.对会议流程及内容的详细描述以及最终决议的记录；5.会议结束的时间和下次会议时间的确定。Back会议记录大致包括以下几个方面：I.Generalintroduction2.HowaremeetingminuteslaidoutI.GeneralintroductionBack会议记录的格式较为正式，通常分为会议名称（title）、开会时间（time）、地点（place）、出席人（personspresent）、缺席人（personsabsent）、讨论事项（items）、通过决议（res

4、olution）和记录人等几部分。记录名称一般标于文章开头部分，可以居中，也可以按时下流行的书写格式一律居左。I.GeneralintroductionBack接下来的日期、时间和地点部分往往用一两句话表述清楚。为确保准确性以便日后引用或查找，会议记录中的时间常常准确到年、月、日甚至几时几分。如“Ameetingwasheldon24December1968at9：00a.m.toevaluatetheeducationsystemofhighschoolswhichistobecarriedoutinJanua

5、ryofnextyear.”I.GeneralintroductionBack会议记录中的地点如没有特殊要求可以不予交代。如有必要，也要写清楚开会地址。如“…willbeheldintheConferenceRoom108oftheCompany…”。MINUTESOFMEETINGON…TIME,PLACE&NATUREOFTHEMEETINGPRESENT:APOLOGIESFROM:SUMMARYOFTHEMEETING:I.GeneralintroductionBackANYOTHERBUSINESS1)

6、2)NEXTMEETING:ADJOURNMENT:SIGNATUREI.GeneralintroductionBackBackⅡ.SamplereadingSummaryMinutes2.VerbatimMeetingMinutesSamplereadingBack摘要记录（SummaryMinutes）摘要记录即将发言的概要、发言人的基本观点、问题的主要事实、会议的结论等记录下来。Sample2Sample1Ⅱ.SamplereadingSample1MinutesoftheMarketingMeetingM

7、inutesoftheMarketingMeetingAmeetingwasheldon12/06/04toevaluatethemarketingstrategyforthenewrangeofDawoomobilephonewhichthecompanyistolaunchinOctoberofthisyear.Presenter:Mr.Grant,MarketingManager;Mr.Salve,ProductManager;Ms.Green,Advertisingagent;MissChen,Sales

8、Secretary.BackThemeetingbeganwithadiscussionofthebudgetproposalsfortheproductlaunch.Ms.Greenpointedoutthattheproposedallocationwastoolow.Shewasoftheopinionthatitwasnecessarytospendahighpe