文书档案管理复习(1)2

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1、文书档案管理复习1・文书：文书是行为主体在社会活动屮为一定目的而形成和使用的、具有特定格式的应用性文字材料。文书的本质属性：现实执行性2•档案：档案是机关、组织和个人在口身的社会活动中形成，经过系统整理，作为历史记录保存以备杏考的，作为凭证的文字、图像、声音等的文书和材料。档案的属性：原始记录性（本质属性）、利用价值性（档案存在的依据）、科学文化性3•文书与档案的区别：1.性质和形式不同。文书是具有现行效用的信息，在处理公务及社会活动中具有针对性、指导性、现实执行性；档案室保存起來的历史信息，在需要考察利用时菜具有

2、凭据性、见证性、借鉴性。文书是为了先行应用而产牛的，档案是为了今后的利用而遵照一定的规律组成和保存的。文书是零散的，单份的；档案是纟R合的，集中的，多分的。2、作用和II的不同。形成文帖的目的在于处理现实工作事务，发挥工具作用；形成档案的目的在于将处理完毕的文书有规律的组合起来，已备利用，发挥历史的价值作用。3、存在和发挥效用的时间不同。文书由于是现行应用的，处理完Z后就失去效川；档案室以备将來使川的，具有存在的长期性、永久性，通常情况F,存在的越久也就越珍贵，价值也越大。4、档案的基本原则和要求：集中统一地管理国

3、家全部档案（组织原则和管理体制）、维护档案的完整与安全，这是档案工作的基本要求。便于社会各方面的利用，这是档案工作的根本目的。5•档案工作机构：一、档案室。档案室是各机关、团体、金事业单位等统一保存和管理本机关档案的内部组织机构。二、档案馆。档案馆是党和国家集中保管档案材料的基地，是国家法定的永久保管档案的专门机构。三、档案事业管理机构。档案事业管理机构主要是指各级档案局、处等，是党和国家指导和管理档案工作的部门。6.文书稿本：文书的稿本是指文书的文稿和文本。同一内容和形式的文件，根据其在撰制卬刷过程中的作用，根据

4、其使用时的不同需要，往往形成不同的文稿和文本文稿形成过程：前期：草稿（草稿和草案都是文件的原始稿本，反映文件的撰制、起草过程，主要供修改、讨论和审批使用。）；形成期：定稿（文件的标准稿，进过修改审批示，由机关领导人签发或会议正式讨论通过的最后完成稿,是缮印和发出正式文件的标准和依据）、正本（根据定稿印制或缮写,供向外发出的正式文本）;形成后期：副本,又叫“抄本”，根据公文正本复制、眷抄的其他文本。只冇正本的部分内容的，称为摘录副木或节录副木。作）1:代替正本，供传阅、参考和备查使用。7、文书处理：行文制度，即公文

5、通行必须遵守的制度。包括两方面棊本内容，即行文关系、行文方式与行文规则。文书处理程序，又简称文书处理，是指文书的发出、收进、运转和LI常管理所进行的一系列衔接有序的工作。文书处理包括发文处理、收文处理、文书管理三个环节。发文：发文处理是指各单位在发文过程屮围绕着所发文书进行的一系列工作。主要的工作程序包括拟稿、核稿、签发、缮印、用卬、登记、分发等环节。草拟（拟稿是文秘人员或冇关人员将单位发文意图草拟成文帖初稿的过程。它是发文处理的首要环节。公文撰拟质量的高低和是否及吋，直接关系到处理公务的质量和效率。1.交拟2.起

6、草）；审核：文稿在送交机关领导签发之前，对文稿的内容、体式等进行全面的检查审定。审核重点：是否确需行文、是否符合行文规则和拟制公文的有关要求、行文方式是否妥当、公文格式是否符合《办法》规定、蚊了、审核完毕填写审核意见，注明姓名与日起;签发：签发是单位领导人对文稿作最后审定，同意发出并签署。签发时要签署全名和年MH,字迹婆清楚；联合发文婆“会签”，受领导委托代行签发职责的，应注明“代签”二字。复核：文稿送印前，文秘部门复查处理程序是否完整、附件材料是否齐全、文件格式是否规范等等。缮印：缮印是指根据领导签发的定稿印制文

7、件正本。校对问题：初校与复校相结合、以定稿为依据、若发现定稿中的文字、标点符号冇错漏等，应作为问题向冇关人员提出。、校改时文字要牵出版心。用印与签署：公章是单位权威、责任和信用的标志，盖印是证实公文效力的一种标志。缮印好了的公文盖上印章才生效。签署是以领导人名义发文时，需签署具体领导人姓名，据已生效。登记：登记是为待发文件注册，以便对发文的管理、统计和核杏。一般采用簿册式按年度登记发文。登记的项目主要有：顺序号、发文日期、发文字号、文件标题、附件、密级、份数、发往机关、归卷日期、归入卷号、备注。分发是指将文件通过正

8、规方式发送给受文单位。机要文件由专人转送机要部门通过机要通信渠道传送；i般文件山文件处理部门指派专人送当地邮局邮寄。收文：收文处理是指对所收文书进行的一系列工作。主要的工作程序包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、注办等签收。签收是收件人在对方的传递文巧单或文簿上签字，以示文帖收到。审核、检查、清点登记登记是对收进的文书进行注册。有簿册式、联单式、卡