浅谈秘书的人际沟通

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1、浅谈秘书的人际沟通班级：管理系文秘0901名字：杨新坤学号:2009030824F1期：二0—0年十二月浅谈秘书的人际沟通杨新坤（黄河水利职业技术学院河南，开封475000）摘要：秘书，作为领导身边的得力助手/得力干将，无论是在本公司还是在对外商务活动中，都必须要掌握的一门技巧一一沟通，当然也是我们日常生活中必不可少的工具。用得好，它会为我们添姿添彩；用不好，努力将会减半甚至全部流失。关键词：秘书人际沟通-■、引言人际沟通在秘书的实际工作中有重要的作用。在秘书工作中，人际沟通是一件很重要的事，秘书

2、不管是对上司、同仁、客户，或对各接洽商谈的单位，都需要更好的沟通技巧。每个人都希望被肯定、被赞美、被认同、被附和，而不喜欢被否定、被轻视，所以，即使双方意见不同，但必须做到异中求同、圆融沟通，有话照说，但口气要委婉许多。在沟通时，秘书除了防卫自己之外，也要站在别人的立场来想。沟通中，秘书必须学习情绪忍受力和挫折容忍力。在碰到練手的问题时，必须先静下来、勿冲动行事，也学习先处理心情、再处理事情，免得事情愈弄愈糟糕。有句话说：生命的长度是上帝所给予的，但生命的宽度却掌握在我们自己的手中。因此，秘书可以

3、在工作中，学习做更好的沟通，使人际关系更圆融，也使生命过得更漂亮、更有意义。二、秘书在人际沟通难原因分析1.秘书应是上司的一位特殊助手，他们掌握办公室工作的技巧,能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和判断能力，并且在所给予的权利范围内做出决定。2.沟通一般指人与人之间的信息交流过程。3・狭义的人际沟通即人与人之间的信息传递与交流。人们在共同的活动中彼此交流各种观念、思想、兴趣、情绪、情感、与一向等等。如群体内部个成员之间横向沟通，群体之间、部门之间、的横向,上级机关与

4、下属机关以及组织内部领导与部属的纵向沟通等等，都属于人际沟通的范围。人际沟通对人际关系的发展是至关重要的。人际沟通是人与人之间增进了解的工具。广义的人际沟通则是人类整个社会的互动，在这里，人们不仅交换思想、观念、知识，而且还交换相互作用的个体的全部社会行动。秘书在在人际沟通难的原因有多个方面。第一秘书与人沟通过程中，会不自觉地用一些否定式、命令式或上对下的说话方式，一般来说，人都不喜欢被批评、被否定。第二是秘书在言谈间却不知不觉地流露出自我中心主义和优越感，觉得自己都是对的，别人都是错的。第三是即

5、使秘书说话的出发点是良善的、是好意的，但如果讲话的口气太强势、太不注意到对方的感受，则对方听起来，就会像是一种攻击一样，很不舒服。三、人际沟通的过程人际沟通是人类社会交往的最初、也是最重要的形式，人们之间相互传递信息以沟通思想和交流感情，是人类社会形的开端。简单的人际沟通是将信息由一个人传向另一个人，传递信息的人被称为发信者，他将信息通过某一渠道传给另一个人，后者称为受信者。在人际沟通中还有反馈。其过程是，首先，发信者产生了要沟通的动机，他可能要表达什么观点或向对方请教什么问题。他首先要选定沟通的

6、内容，然后确定如何把所要沟通的信息翻译成词语、手势或其他信号称为编码。第二步，发信者发出的信息进入联结发信者与受信者的通道,信道就是沟通信息的媒介或载体。第三步，沟通信息到达受信者。理想的情况是受信者注意并正确地理解了信息，受信者对信息的理解和解释称为“译码”。只有受信者接受并理解了信息，沟通才算发生，在此之前，仅仅是信息的传递。最后一步是反馈，指发信者从受信者那里得到信息是否被接受和理解的反映。这样就形成了一个完整的人际沟通过程。四、作好人际沟通要注意的问题提高感受性在进行沟通前，要尽量了解并掌

7、握对方的心理和行为的实际情况，以便在沟通过程中对对方的一言一行，甚至话为音都能心领神会，做到“心有灵犀一点通”。重视双向沟通伴随反馈过程，使发送者可及时了解到信息在实际中如何被理解、接收；使接受者得以表达接受时的困难，从而得到帮助和解决。只有当信息对双方都是熟悉的和例行的，或者信息所反映的客观对象十分明朗，且断定信息的准确性是有保证的，或者是必须迅速传递的，这些情况下采用单向沟通是合适的，否则就应当采取双向沟通。重视平行渠道在有必须而且可能的条件下，应重视平行渠道的利用。如口头沟通辅以备忘录，语言

8、沟通辅以表情、手势，又如会议结果有个纪要等，这些都易于加深、加快人们对信息的理解与接受。正确运用文字语言使用对方易懂的语言，意思要明确，注意要集中，感情要真挚。组织设计要精干有效，避免机构重叠、层次过多的现象发生要培养良好的有利于人际沟通的组织气候，使组织内人际关系和谐五、秘书人际沟通的障碍秘书人际沟通的障碍可以发生在沟通过程的任何一个环节，如编码和译码不准确、信息传送不全、信道选择不当以及沟通渠道和沟通网络的问题等。在秘书人际沟通的实际过程中，之所以会沟通不利是因为遇到了多重障碍