行政管理部费用类业务流程管理规定

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1、为保证公司行政办公类业务的顺利开展，明确各部门权责，以便行政管理部对各类业务做出快速反应，并能得到合理的监督与控制。2范围本制度适用于*******有限公司所有行政类业务。3职责3.1各部门负责对本部门发生的办公用品、维修类、基建类业务等通过有效途径提报。3・2人力资源部负责对各部门提报的维修类、基建类等所有异常业务进行前期的判断并作处理结果，指导行政管理部对该业务进行办理，同时对过程及结果进行监督、检查和验收。3.3财务部负责根据具体业务流程办理合理控制资金。3.4行政管理部负责对办公用品的汇总提报、执行人力资源部批准的维

2、修决议并按照公司标准及要求在规定的时间内完成。4业务分类4.1行政办公类4.2维修类4.3公车费用类4.4其他业务类5业务流程及管理办法5・1行政办公类主要分为：例行性办公用品采购、新增人员或业务配备、非例行性办公用品采购。5・1・1例行性办公用品采购按照财务部制定的《资金支出流程管理规定》执行，由各部门提报至行政管理部，行政管理部根据《办公用品管理规定》要求进行审核提报，并报财务审核批准，借款。5.1・2新增人员或业务配备，新增职位办公用品采购由人资部根据其岗位提报配置明细，行政管理部根据配置明细进行采购，采购时行政部打借

3、条，人资签字确认借款后附带人资部主管签字的配备明细，财务部根据签字齐全的借条进行借款。新增业务配备是指公司根据业务调整，需要重新配备办公用品包含调离岗位或是业务地点发生改变等，该类业务属于新增业务经人资部或总经理处同意的新增业务方案，由新增业务部门提报采购清单人资部同意后转交行政管理部，行政管理部根据新增业务所需清单制作采购申请表，人资主管同意后可直接到财务部借款。5.1・3非例行性物品采购主要是指此类物品公司没有备货且不经常用的行政办公类物品或是因为物品老化不能正常使用需要重新采购，该类物品采购单价低于200元以下的由人资

4、核实确属公司行政办公类物品且情况属实，行政管理部根据各部门提报的需求计划，整理成采购申请表经人资同意后可直接向财务借款。5・2维修类业务主要分为日常业务类、基建维修类5.2.1日常业务类：该类业务包括打印机、复印机定期更换墨盒、损坏维修；机器公司纯净水房、科研公司直饮水过滤滤芯等的定期更换；公司水龙头、灯管、阀门、门锁等的维修更换；季节性的夏季空调检修、部分充氟，冬季暖气管道检、维修；办公用品类维修如电话损坏更换、电脑维修；网络例行维护产生费用。5.2.1.1复印机、打印机灌粉属于例行办公用品采购范畴可以通过办公用品采购进行

5、此项工作。更换墨盒主要是指机器、科研公司所使用复印机、打印机进行的定期更换,该类业务可由部门主管通过联络单形式说明情况，行政管理部根据台账核实属实进行更换，该部分费用发生后可在办公用品采购表中体现注明作为报销依据；公司传真机、打印机、复印机等的维修维护，在保修期内的可直接进行维修维护，出保修期未达到报废年限的维修由各部门通过内部联络单的形式提报至人力资源部，人资部通过现场检查进行评判做出指导性意见，行政部根据反馈的内部联络单进行工作，人资部监督检查。费用低于300元以下的行政管理部可直接借款维修；费用在300-1000之间行

6、政管理部上报人资部核实，根据人资主管意见进行安排维修，如维修向财务借款时由行政主管签字、人资主管签字确认；超过报废年限由物品使用部门通过申请的方式上报,行政管理部核实，人资部确认再报总经理处批准。批准后行政管理部进行采购。5.2.1.2定期更换类，如公司纯净水房、直饮水过滤滤芯等属于定期更换的，直接按照规定时间及使用情况进行更换，该费用可通过例行办公用品采购的方式进行计划采购，只要在办公用品计划中注明即可。5.2.1.3公司易损件维修维护，该部分维修可直接进行，损坏后直接到仓库支取或是紧急采购，如灯管、水龙头等仓库有备用，行

7、政管理部定期向仓库提报备用计划，该部分可有仓库根据库存上报例行办公用品采购计划，财务主管批准后进行购买备用。紧急维修如阀门、门锁等没有备份备件的故障一旦发生影响使用的可直接采购紧急维修，该类费用可向财务紧急借款，行政管理部在内部联络单上注明紧急维修，人资部签字核实确认需要紧急维修，确认后财务借款进行。并通过行政部建立的维修台帐进行报销，报销时人资部检查确认。5.2.1.4例行性的检、维修费用，该部分费用有台帐的通过台帐确定检、维修的必要性，此费用可由行政部先拟定例行费用的预算，总费用低于1000以下的由人资部核实确认签字后，

8、直接到财务借款，费用高于1000以上的须经总经理批准后执行。5.2.1.5办公用品类维修各部门提报内部联络单，注明损坏原因、使用年限、维修要求等，行政管理部根据台账核实，属实确需维修的签注意见，人资部确认核实并出具审核报告进行损坏评判、定性，属于责任事故的写明处理结果，人资部同意后进行财务