高校人事档案管理的问题及对策

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1、高校人事档案管理的问题及对策摘要：高校人事档案管理是高校人力资源管理屮的重要组成部分，其存在有着重耍的意义。而作为当下大多数学校采用的人事档案管理模式，在新的环境和形势下机遇与挑战并存。高校人事档案管理应加强管理科学化和管理信息化。关键词：高校人事档案；集屮管理模式；信息化中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1005-913X（2015）07-0290-01一、高校人事档案管理的必要性（-）人员身份的象征高校人事档案记载了高校教职人员的学习经历、科研水平、奖惩情况等内容，是一名教职人员身份的证明和素质的体现。作为对历史的真实记录，通过档案，能够清楚地了解一名

2、教师的过去。当学校的领导以及同事无法对一名教师给予完整评价的时候，档案变成了一个重要的依据。（二）高校人力资源工作的根木高校人事档案在高校人力资源管理屮也起到重要作用，为高校的各项工作提供了人才的基础信息保障，无论是人事部门对人员的录用、辞退，教学部门对人员的考勤记录，财务部门对人员的薪资管理，都离不开最基本的档案。现代高校为了能够知人善任，会全方位地考察一个人的综合索质，档案中记录的学习、工作经丿力都将派上用场。可以说，档案是高校人才管理的最根木依据。（三）各类原始档案的重要组成不管是何种类的人事档案，都在大的宏观坏境下为党和国家在人事管理方面起到了记录的作用，人

3、事档案在组织人事工作实践过程中产生，但又服务于组织人事工作。作为各类人事档案的重要组成部分高校人事档案还对其他类别档案在管理和使用等方面起到了重要的反馈作用。二、高校人申档案管理的模式（-）集屮管理模式即档案实体与档案信息均由学校的一个部门进行集中管理，一般是高校的人事部门、档案馆（室）等。档案的管理丁作平时均山集中管理档案的部门负责，档案的出入、增减均由专人负责，当各部门或个人需要对档案进行查阅、复制等工作时，到专门的存档部门登记使用。这种模式是当今高校大多采用的管理方式。（二）分散管理模式即档案实体与档案信息由多个部门分管，自成体系，自我发展。档案的管理工作平时

4、由各部门单独完成，此工作一般由教学人员兼顾，无专人负责。当需要全面的人事档案信息时，各部门进行汇总。这种模式属于传统高校采取的管理模式。我国的高校人事档案管理工作无论是哪种模式都存在着优点和弊端，例如，分散管理模式有着各部门2间档案信息联系不紧密、人员缺乏专业性等问题，却也有着条块分明、均衡发展等长处。三、高校人事档案管理存在的问题（-）缺乏灵活性人芋档案集中到学校的一个部门管理，造成了档案利用率的降低，需要涉及到与自己档案相关的问题，都必须一次次地反复到档案室进行查阅，拖延了其他工作的进展，使总体效率值降低。（-）缺乏动态性人事档案是一名教师一生的简历缩放，人的一

5、生没有到达终点，那么他的档案也就一直处在变化为中，而档案管理部门一般并不是人事档案的直接形成机构，在信息的来源和形成方面受到其他各个部门的制约，如果其他部门不能做到人事信息的配合工作，及时更新档案内容，那么势必造成个人人事档案内容的缺失，对当事人造成巨大影响。（三）缺乏安全性把大量的档案集中存放在一处，这本身就是极大的风险，特别是现代的高校档案大多还以纸质的媒介存在，需要档案管理人员自身提高安全意识，档案室的位置、温度、断电情况等都耍特别注意。（四）缺乏公开性高校档案管理工作一直都具有很强的保密性，即使是管理档案的专门工作人员也都要签订严格的保密协议。但是现代社会越

6、来越强调对公民知情权的重视，教师对自己人事档案内容的知情，对自己人事档案被使用情况的知情，都迫在眉睫。高校人事档案集中管理部门耍跟上时代发展的步伐，逐步揭去档案神秘的面纱。（五）缺乏规范性集中统一管理的档案，由于受丿力史条件的限制，许多材料采用的纸张规格不统一、装订不整齐、书写不规范等问题屡见不鲜。因此，对高校人事档案的规范化研究势在必行，为档案室提供严格的管理规章制度，统一的档案整理办法，整齐的书写内容要求，已成为亟需解决的问题。(六)缺乏专业性人事档案固然扮演着极其重要的作用，但它在高校中还只是处于从属的服务地位，受重视的程度可想而知，从人力、资金等各方面都受到

7、极大的局限性，无法发挥出它本身应有的价值。特别是从爭档案管理工作的人员大多都不是科班出身，在管理意识和自身综合素质方面还存在较大差距。四、高校人事档案管理存在问题的对策(-)管理科学化1•增强档案意识。各高校应加大对档案管理工作的宣传，增强各级领导及教职员工的档案意识，使他们能充分认识到档案是国家和学校的重要财富，积极配合档案工作的开展；适当加大对档案工作的投入，保障日常开销，增加一定的仪器设备。2•规范档案管理。对集中管理的档案，根据上级组织部门的相关制度和要求规范化管理。对于丿力史遗留问题进行处理，根据最新要求规范档案盒、纸张规格、书写要求、材料分类等。档案