高校人事档案管理中存在的问题与对策研究

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高校人事档案管理中存在的问题与对策研究【摘要】当前高校人事档案管理工作得到了很大的发展，但因为历史遗留等原因，仍存在一些普遍的问题，木文首先分析了这些问题，主要有意识、机制、材料收集、填写、管理手段等方面的问题，并就这吐问题提出了有效管理对策。【关键词】高校人事档案管理材料信息化【中图分类号】G647【文献标识码】A【文章编号11674-4810(2013)08-0056-02随着社会经济的快速发展，高校在得到前所未有发展的同时，各高校之间的竞争也越来越激烈。而高校要在竞争中脱颖而出，就必须做好人才资源的管理和开发。人事档案管理工作是人力资源管理开发工作的基础，必须处理好。但目前高校人事档案工作仍然存在一些问题，高校人事档案管理更具现实性、动态性和资政性，因此，更应加强高校人事档案工作。一高校人事档案管理中存在的问题1•管理人爭档案的意识不强一些学校领导认为，人事档案管理工作是保管的事务性工作，对此意识淡薄，这些领导只是把人事档案管理工作看成学校附属性工作，忽视其重要性，并认为只要档案资料不外泄、无丢失，保证外调和查档可以顺利进行就行。因此很多高校人事档案管理工作被忽视，导致档案工作无计划 和实际意义，并且档案保管场所不符合规范，经费和人员严重不足。2•机制不顺，隶屈关系不清冃前，很多学校的人事档案管理和相关机构关系混乱，各相关机构各自为政，材料管理不集屮，各部门隶属不统一，给档案管理工作带來了阻碍，可能分别隶属于人事部门、组织部门和办公室。比如，教学基木资料和教学奖惩的资料，因为涉及教师业务，所以存放在教务处；教师科研资料和科研奖励材料因为涉及科技的创新，一般存放于科技处。档案的分散管理使得资料反映不全面，无法完整再现人物的真实面貌。3•档案材料不全，内容失真由于历史原因，很多高校现存的人事档案材料反映个人经历及家庭情况者居多，而反映现在的技术专长、德才表现及工作成绩的内容颇少。再者，书写档案时语言过于抽象，具体、动态的东西不多，甚至还存在胡编乱造现象，造成人事档案缺乏严肃性和权威性，致使档案木身的价值和作用难以得到完全体现。4.档案材料填写不规范一般而言，记录在高校人事档案上的都是个人的主要经历、思想道德品质、工作能力和成绩、学习情况、健康情况以及所受奖励和处罚等情况。许多人对履历材料最终将放入档案袋的事实不知，他们在填写姓名、出生年月、参加工作时间时过于随意。此外，从现存的档案材料来看，虽然规定材料统一使用16开办公用纸，但各高校印制的纸张大小不同，致使有 的表格超过装订线，给档案的保存和整理带来了麻烦。5•档案管理人员素质有待提高，管理手段过于传统实际上，许多高校対档案管理工作不重视，管理人员的配备采用兼职的方式居多，缺乏专职管档人员，而兼职人员因业务不熟和工作变动，无法做到对档案资料的有效管理，使得收集、整理、归档和装订档案材料过于随意和不规范，降低了档案管理的水平。高校人事档案管理于段过于陈IHo首先，档案信息的储存主耍以纸张为主，未能实现计算机电子存档。其次，档案材料的釆集和管理基本靠手工操作，缺乏基本的管理设备和先进的管理手段。再次，大部分高校的院系没有设置专门的档案室，造成档案丢失的现象时有发生。最后，档案的传递未能实现网络化，需要的资料不能及时提供，使得档案管理更新缓慢，严重滞后于实际。二高校人才档案管理强化措施1・增强档案管理意识，加大组织领导力度高校领导应增强档案管理意识，巫视档案管理工作。要加强建设人事档案工作，就必须加强领导人事档案工作，打造领导人事档案管理的机构和组织，按期检查、指导和督促人事档案管理工作，加大资金投入，完善管理条件，健全基础设施的配备，为人事档案资料建设专用库房，应该分开档案室、阅档室和办公室，以便实行配套保护。完善考核档案管理工作的机制，实行档案工作的定性和定量考核管理，及时更新人事管理制度，推动人才流动的合理性。2.重视高校人事档案材料的收集和档案信息开发 人事档案工作较之以前有了很大的改观，但管理人员仍然要注意收集人事档案资料时严格控制人事档案的源头，做到有效地补充资料和及时充实最新的资料，使人事档案既完整又准确。高校的人事档案材料大部分是对基木内容的记载，也有实事更新的信息材料，收集这些实际动态材料时, 要侧重收集最近阶段，特别是改革开放后的个人在德、能和绩方面的材料,并且要重点收集一些干部的年度考核材料、任免材料、各种奖励材料、科学技术成果材料、专业技术职务评聘材料等。收集时，要严格控制人事档案材料的每一个环节，掌握人事材料形成的规律，使档案材料能及时、准确及完整地反映信息，为人事档案信息的开发打好基础，也为使用、考察、选拔及培养人才提供可靠依据O3.提高高校人事档案的案卷质量对于人事管理來讲，人事档案案卷是为提供利用最为核心的基础，利用工作想要予以存在,那么就必须要有档案案卷材料的存在。一份人事档案要做到高质量，那么必须要做到齐全完整的归档、认真鉴别、准确分类、清楚分目录、编排有序、装订整齐。在这方面高校人事档案工作要注重提高案卷质量，不断提高高校人事档案的真正价值。4•采用冇效技术措施，保证信息安全要建立和完善各类信息资源安全保障体系，釆取有效的措施对数字化档案资源进行安全管理和维护，有效地应用身份认证、识别、文件加密、安全审计、病毒防护、权限限制、防火墙、安全备份等安全技术，确保档案信息资源的安全、有效和网络系统的正常运行。信息加密是信息安全应用中最早开展的有效手段，是保证网络信息安全最基本、最核心的技术措施。CA认证系统通过使用数字证书，运用对称、非对称密码等密码技术建立了一套严密的身份认证系统，从而保证信息除发送和接收方外不被其他 人窃取，保证信息在传输过程中不被篡改，保证发送方能够通过数字证书来确定接收方的身份。5.加强档案管理现代化和信息化建设随着人才流动的数量和质量的发展变化，实现档案管理信息化已是大势所趋。首先，人爭档案管理要应用计算机技术编制各种检索工具，实现人事档案数字化。建立人事档案信息库，充分利用计算机把人事档案原始材料通过电子设备转换成数字模式存储到磁盘等存储设备上，以方便进行档案的登记、统计、查阅等工作，使人事档案管理实现信息化、网络化。其次，通过网络平台，档案人员可以直接进行信息采集与核对，有关部门可随时将本部门形成的重要电子文件通过校园网或其他局域网发送到档案室，或直接将数据信息向档案室数据库录入档案室，也可定期到各部门的专门文件夹中采集归档资料。最后，高校应该建立人事档案信息管理网站，以人事档案信息通用数据库为核心，以人事档案数据库管理系统为服务手段的高校人事档案信息网站，通过网站将档案侍息服务直接面向用户形成用户与人事档案信息管理者之间良好的互动，还可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享，以实现人事档案信息资源的冇效共享。6.打造高素质的人事档案管理队伍要加强对档案管理人员政治素质和业务素质的培训，提高其管理水平及工作能力，以适应时代发展的需要。首先，高校人事档案管理人员要具备较高的思想政治素质。人事档案信息化管理的核心即数据库是可以随时变动的，易在管理屮被人为更改。因此，人事档案管理人员不但要加强思 想政治和职业道徳教育，具有高度的思想政治觉悟和严格的纪律性，还要在求真务实、恪尽职守的基础上，不断更新观念，开拓创新，努力学习先进的知识技能。其次，高校人事档案管理人员要加强业务索质的培养。信息时代对档案工作者的业务素质提出了更高、更新的标准和要求。档案管理人员要不断加强专业知识学习，扩大知识面，提高文字能力、综合分析能力，加强计算机知识及档案信息管理知识的学习，学握现代信息管理技术，努力使自己成为既熟悉档案业务知识，又懂得计算机管理技术的复合型人才。参考文献[1]刘维秦•论我国高校人事档案管理的现状和策略[J]•科技创新导报，2011(1)[2]贺未英•高校人事档案信息资源开发利用的思考[J]•韶关学院学报，2011(1)[3]张珊•高校人事档案管理工作中的问题及对策[J]•湖南城市学院学报，2011(4)〔责任编辑：王以富)