人事档案管理中存在的问题及对策

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1、人事档案管理中存在的问题及对策摘要人事档案管理工作是按照国家政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，是人力资源管理与开发利用的重要依据，对个人成长起着重要作用。认识人事档案管理的功能和作用，分析存在的问题和不足，切实做好人事档案管理工作，对于人力资源开发利用，促进经济社会的健康发展具有积极意义。中国3/vie　　关键词人事档案管理制度　　一、当前人事档案管理中存在的不足　　（一）对人事档案管理工作重视程度不够。长期以来，人事档案管理工作被看成就

2、是裁切、装订、查阅、保管的事务性工作。在这种错误意识影响下，出现了人事档案管理利用无计划、无目标、无措施，在人员、设备、经费上得不到有效保障。在一些企业，管档人员大多身兼数职，工作变动频繁，对档案业务没有进行相关培训，档案人员不熟悉自己的岗位职责，管理思想和手段相对陈旧，严重影响了人事档案管理水平。　　（二）人事档案管理相关制度不健全。一些单位没有制定人事档案的相关规章制度，没有明确档案部门和档案人员的岗位职责，只是有最基本的材料归档和查借阅制度，即便是这样，由于管理不规范，这些制度在工作中也无法得到落

3、实，严重影响了档案管理工作的制度化、规范化。　　（三）人事档案保管环境不符合馆藏要求。人事档案为人力资源的开发利用提供重要依据，它的保护尤为重要。然而在实际工作中，部分单位人事档案库房设施简陋，档案库房达不到最佳的温湿度标准，引起部分档案材料霉变、虫蛀；没有安装防盗门、防盗窗、灭火器等安全设备，档案或档案材料丢失的现象时有发生，对人事档案的长期保存保护非常不利。　　（四）人事档案材料收集工作力度不够。人事档案材料作为人事档案的重要组成部分，集全集准尤为重要，这就需要有一套完整的收集归档制度。然而一些单位

4、缺少收集归档制度，没有完善收集网络，从而导致档案管理人员收集归档工作被动、档案材料归档不及时的现象出现。部分档案人员意识淡薄，部分材料散失严重，原件无法找到。　　（五）人事档案管理的信息化程度不高。在档案管理工作中，很多单位只是将个人基本情况、基本信息，档案目录等条目输入计算机，而人事档案查（借）阅转递等相关作业流程还停留在纸制手工登记中，先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用，不利于人事档案管理效率的提高，并且造成一定的资源浪费。　　二、人事档案管理的对策与思考　

5、　（一）加强宣传教育工作，提高管档意识。人事档案管理部门应加强与单位领导的沟通，提高重视程度，使其了解档案工作的重要性和必要性。要加强宣传教育，加强责任意识教育，切实管好用好档案。人事档案管理人员要增强服务意识，积极主动开发利用人事信息，为人事部门人才评聘考核以及人力资源开发工作提供必要信息，以有为换有位。建立考核激励机制，不断提高管档人员业务素质。要求工作人员严守工作纪律，不断提高自身业务技能，推进人事档案管理工作的科学化和规范化。健全学习培训、考核评估等制度，提升档案管理人员素质能力，调动工作积极性

6、，不断提升档案管理的总体水平。　　（二）建立健全档案的各项规章制度，使档案工作有章可循。认真细致、严格标准是做好人事档案管理工作的关键。人事档案管理极为复杂，涉及材料众多，如果没有一定的制度、流程和规范来制约，就会无章可循、无所适从。要本着规范管理、利于工作的原则，完善人事档案管理部门和管理人员的岗位职责，建立健全人事档案管理规范、查借阅制度等，规范档案管理，使档案工作有章可循。　　（三）加强档案工作的基础建设，提供必要的物质支持。本着“以防为主，防治结合”的原则，严格落实档案库房的“六防”措施。配备专

7、门的人事档案库房、阅档室和办公室，做到“三室”分开，满足人事档案保存需要。配全配齐办公设备，人事档案使用规定的档案盒保存、铁质档案柜存置。安装防盗门、防盗窗，防烟报警器、灭火器、温湿度表、防腐防虫药品等，确保档案库房标准达标。每天按时记录库房温湿度变化，按照温度和湿度的要求及时采取相关的措施进行调整，每半年对库房进行一次全面检查并做好记录。通过以上举措，有效预防虫蛀、霉变和丢失档案等事故发生，为档案长期保存和保护提供有效保障。　　（四）不断完善收集归档制度，确保档案材料的完整性。在人事档案材料的收集和归

8、档上，及时主动与有关部门联系催交，对归档的材料，做到认真鉴别。对不符合要求及手续不完备的材料及时退回归档部门，限期整改，严把“入口关”。对合格的材料，要逐一进行核对、登记台帐、查号、技术加工、装盒入库，用最新最全的档案材料充实档案内容，为人事部门干部选拔，人员聘任、职务晋升，工资调整等查借阅档案提供有价值的参考。　　（五）建立人事档案信息系统，提高科学管理水平。在信息化建设的今天，要想真正搞好人事档案管理工作，就必须充分利用先进技术和手段管