秘书事务管理 事务25 安排上司的差旅事务

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1、事务25安排上司的差旅事务学习目标学习内容课后练习学习目标了解商务旅行的基本知识，能够妥善安排上司的差旅事务。学习内容一、国内商务旅行安排二、国际商务旅行安排三、上司外出期间的秘书工作四、上司旅行结束后相关事务的处理一、国内商务旅行安排（一）了解情况（二）准备工作（三）注意事项（一）了解情况当秘书接受为上司安排商务旅行的任务后，应着重了解清楚以下情况：1.旅行目的2.旅行地点3.时间安排4.人员安排1.旅行目的秘书要了解清楚，上司的商务旅行是参加行业会议还是与某公司洽谈业务，或是其他的商业活动。因为，不同的旅行所需准备的资料是不完全相同的。2.旅行地点了解清楚本

2、次旅行需要停留的地点，是搜集信息和预定票证等准备工作的前提。3.时间安排恰当安排旅行时间，是商务旅行能否顺利开展的重要保障，也是秘书预定飞机票、车票和安排住宿、接送的重要依据。因此，有关本次旅行的起程时间、在途时间、抵达时间、返程时间，都要事先了解清楚。4.人员安排了解清楚上司本次商务旅行的随行人员情况，也是安排旅行的一个必要前提。（二）准备工作1.交通工具选择2.订票3.预订旅馆4.预支差旅费5.相关资料和用品的准备6.拟定商务旅行日程表7.准备行李1.交通工具选择公路交通工具→短途旅行(≤300km)铁路交通工具→中途旅行(300-500)航空交通工具→长途

3、旅行(≥500km)2.订票除了带车出行外，其他的出行方式都需要提前预定车票（机票），只有确认车票（机票）订好了，才能安排其他的行程。3.预定旅馆（1）预订途径。可以通过旅行社、旅行网站、目的地商会或当地的合作单位预订，某些航空公司也有旅馆预定业务。（2）预订方法。告诉旅馆客人的姓名、性别、到达和离开时间、预定房间的类型、朝向以及其他的特别要求，并索取预订的确认凭证。4.预支差旅费旅行出发前，秘书人员还应为上司准备好充足的差旅费用。这些费用一般都可以到财务部门预支，等出差回来后再行结算。预支的差旅费可以以现金方式交给上司，也可以存入上司的信用卡。一般来说，应该携

4、带一部分零用现金，以备在无法使用信用卡的场合使用，其他的大额费用如住宿费等则用信用卡支付。5.相关资料和用品的准备（1）商务活动资料，如谈判提纲、合同草本、报价资料、工程图表、公司宣传资料、对方公司的背景资料等。（2）办公用品，如笔记本电脑、笔、公司信笺等。（3）旅行资料，如目的地地图或交通图、通讯录、旅行日程表等。（4）个人用品，如身份证、工作证、手机等。6.拟定商务旅行日程表一份周密的商务旅行日程表一般应包括日期、时间、地点、交通工具、具体事项、备注等6项内容。（示例）日程表做好后，一般要准备3份，一份给上司，一份给他（她）的家人，一份给办公室存档。**经理

5、商务旅行日程表日期时间交通工具地点事项备注8月29日星期一8:50-9:30公司派车青岛市去机场鲁U1234510:30-11:30民航班机途中去上海CA386511:30-12:00A公司车辆上海市去宾馆A公司接站人员电话158****175812:00-13:30A公司车辆**宾馆午餐A公司市场部刘经理陪同14:00-17:00A公司车辆A公司业务洽谈/参观考察A公司市场部刘经理陪同17:30-19:00A公司车辆**宾馆晚餐A公司总经理宴请8月30日星期二9:00-9:30A公司车辆上海市去机场10:30-11:30民航班机途中回青岛CA386611:30

6、-12:10公司派车青岛市回公司鲁U123457.准备行李准备行李时，一定要了解清楚各种交通工具对随身行李重量的限制。目前，中国民航的规定为：头等舱票为40kg,公务舱票为30kg，普通舱票为20kg。如果行李较多，需要托运，则需要准备比较醒目的识别标签固定在行李上，以便提取行李时使用。（三）注意事项1.根据公司规定，弄清上司出差应享受的待遇。2.准备订票时，查看最新的列车（飞机航班）时刻表。3.订房、订票时考虑上司的个人爱好和习惯。4.平时注意学习订房、订票的相关知识，以确保工作顺利进行。二、国际商务旅行安排（一）出国手续（二）出入境检查（三）旅行过程安排（一

7、）出国手续当秘书人员接受为上司安排出国商务旅行的任务时，除了了解基本情况、做好与国内商务旅行相同的准备工作外，还应特别开展以下事项的准备工作：1.撰写出国申请2.办理护照3.办理签证4.办理“黄皮书”5.购买机票1.撰写出国申请办理出国手续的第一件事，是要撰写一份出国申请。出国申请的内容一般包括出国事由、出国路线、出国日程安排、出国组团人数4项内容，申请书后面还要附有出国人员名单和外国公司的邀请函，出国人员名单中要写清姓名、年龄、性别、职务职称等内容。2.办理护照（1）护照的概念（2）护照的种类（3）护照的有效期（4）护照的颁发对象（5）护照的发照机关（6）护照

8、的办理[小帖士]大使馆和