会务管理办法

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1、汉唐艺术品交易所会务管理办法第一章总则为使汉唐艺术品交易所的会议管理规范化和有序化，提高会议的效率，特制定本办法。文交所会议本着精减、有效、节俭原则运行。第二章会议形式公司总裁办公会（一）出席人员：总裁、副总、总监、总裁秘书等常设成员（如此层岗位没人，则以扩大会议取代办公室）。（二）周期：每周一上午举行，或根据需要随时召开；（三）会议内容：文交所经营计划事项，文交所管理制度和管理办法的拟定和审核事项，人事管理事项，文交所合理化建议管理事项，文交所其他重大事项等。（四）主持人：总裁。总裁办公会扩大会议（五）出席人员：由公司总裁办公

2、会常设成员和与议题有关的业务、职能管理部门的经理、主任、主管等中层干部；（六）周期：每月第一周周一下午召开，或根据需要随时召开；（七）会议内容：公司重大问题决策讨论，各部门工作汇报，工作安排，部门间工作协调等；（八）主持人：总裁。中心（或部门）工作会议（九）出席人员：中心（或部门）专员以上管理人员；（十）周期：每周一次，周一下午举行，为短会；（十一）会议内容：本中心（或部门）上周工作总结、本中心（或部门）下周工作安排、文交所情况传达；（十二）主持人：中心总监或部门经理（主任）。全体员工会议（十三）出席人员：公司全体员工；（十四）

3、周期：每半年或一年、或不定期；（十五）会议内容：公司建设、经营、管理情况通报，讨论员工关心的切身利益问题、与公司发展相关的合理化建议；（十六）主持人：总裁。工作汇报会（十七）内容：下级向上级汇报指定内容；（十八）出席人员：上下级或有关责任人；（十九）主持人：上级主管；（二十）周期：定期或不定期。专题会议（二十一）内容：某一问题讨论和商定；（二十二）出席人员：有关人员；（二十三）主持人：相关主管；（二十四）周期：不定期或定期。各部门会期必须服从文交所统一安排，各部门小会不应安排在文交所例会同期召开（与会人员不发生时间上的冲突除外）

4、，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。第三章会议组织会议程序一般而言，文交所的会议组织过程包括以下几个步骤:（二十五）（二十六）（二十七）（二十八）（二十九）（三十）（三十一）（三十二）确立会议议题；安排会议议程；发出会议通知；会务准备；做会议记录和摄像、录音；整理会议纪要、决议；相关领导阅改、签批；印发有关部门、人员执行，并归档。确立会议议题会议的议题可能有以下的来源：文交所领导提出和各部门提出，办公室收集等。经主管领导同意，即可召开会议。对定期的常规会议，在会前应明确该次会议主题和临时出席或列席人员。对不定期的重要会议，

5、承办人应提出会议企划报告，该报告包括：1、会议名称；2、会议主旨和目标；3、会议议项；4、会议时间；5、会议地点；6、会议议程；7、会议主持人；8、出席人员（名单）;9、会议财务（支出收入）预算;10、接待工作说明；11、现有筹备情况及进展；12、（可能）存在的问题、解决方案及要求；13、筹划备时间进度表等。该报告批准后方执行。提前发出会议通知（三十三）通知内容包括：时间、地点、出席人、议题、议程、编组等；（三十四）方式：由会议承办人通过口头或书面形式发出，注意口头仅适用于例会召开的确认；（三十五）出席会议的重要或主要人员，应通

6、过电话等方式确认是否能如期出席，并做出相应安排。（三十六）通知时间：根据会议要项拟订会议通知，并提前张贴或发送。对重要会议须发几轮通知的，应做好每轮工作。会务准备会务准备包括以下内容：会议场所布置、座次布局、会议需用设备的准备与调试、会议横幅、会场路线指引牌、出席者主宾座次铭牌、资料袋（内装铅笔和记录纸）、签到簿、备用桌椅、墨水、电源插头和延长线、麦克风和播放系统、录音、录像工具、茶水、饮料、水果或点心，会议礼品、停车位、贵宾接待室、投影仪、幻灯片和白板或黑板（必要时的翻译或辅助视听设备）等，应根据会议的内容和性质进行不同的准备

7、。各部门召开本部门会议，由本部门指定负责会议纪要的起草人。若干部门召开联席会议，由部门协商指定一个部门负责起草会议纪要，且在会议室使用时间登记表上登记会议的召集人或主持人。一个部门召集，其他部门参加的，由召集的部门负责会议纪要的起草工作。各部门起草会议纪要的内容要求：（三十七）必须全面记录会议的内容；（三十八）必须准确记录与会人的意见，不能以个人的喜好、观点而增删内容，或加入记录人自己的观点；（三十九）会议纪要必须做到全而精，要详略得当，重点突出；（四十）起草会议纪要应采用打印体（其正文部分字体要求是仿宋三号）；时间紧急的情况也

8、可采用手写体；但为了长久保持要求用墨水笔写；同时要保持纸面清洁，且仅有一面打字或写字；（四十一）会议纪要应在会后的三天之内提交办公室（行政管理部门）存档；（四十二）会议纪要一般要由总裁或行政人力总监签发,重要决议必须经所有参会人员阅读签字后存档。第四章会议效率管