会议会务服务管理办法

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1、会议会务服务管理办法1.目的规范会议服务管理工作。2.范围适用于管理处会议服务。3.职责会议负责人及时有效收集客户会议服务信息，制定并执行会议服务方案，收取会议服务费用并与财务做好结算；客户服务部主管对会议服务方案审核，监督检查会议服务方案执行情况和客户回访工作。物业服务中心经理对会议服务方案批准。4.方法与过程控制4.1会议服务方案制定4.1.1会议负责人及时收集客户会议服务信息，根据客户要求制定会议服务方案（会议服务内容包括参会单位、联系人或电话、服务人数、会议时间、会议服务具体内容要求、服务费用结算）

2、等，报客户服务部主管审核和管理处经理批准后执行并实施，收取会议服务费用并与财务做好结算。4.1.2会议负责人根据会议服务方案，向客户服务部主管及其他部门负责人请求人员及技术支援，确保会议服务顺利实施和会议服务品质。4.1.3客户服务部主管监督检查会议服务方案执行，会后应组织客服人员对客户进行回访；督促会议服务费用财务结算工作。4.1.4会议服务方案未经管理处经理批准，不得向客户承诺任何需求，严格执行本管理办法。4.2会议服务准备4.2.1会议负责人在会议预定时间1小时前到岗，并复查会议室内的卫生及会议室布置

3、是否符合要求。会议桌面的物品铺设，地面清洁程度，衣帽服务设备，工作台的布置等都是检查的内容。A、会议桌稳固、完好、无变形、无破损、无烫痕、无灰尘、无污迹。B、桌布清洁平整无污迹。C、椅子稳固、完好、无变形、无破损、无灰尘、无污迹。D、地面无破损、无污迹、无异味。E、衣帽架清洁无灰尘，衣架摆放整齐一致。F、工作台摆放位置合理。G、物品铺设整齐完全符合会议要求。4.1.2检查会议室的设备、灯光等情况，如有问题应及时汇报并由前台接待员通知工程维修部进行修理。A、会场温度以保持22摄氏度—24摄氏度为宜。B、会议要

4、求使用的设备到位，并摆放合理。话筒线、电线等无妨碍客人行动，否则立即联系工程维修部加以解决。C、会场内灯光按会议要求开启，无损坏、无闪跳，如有问题应及时向主管汇报，并填写派工单送工程维修部，由工程维修部加以解决。D、检查铺台及物品准备是否规范。4.3会议服务实施4.3.1会议开始前30分钟客服助理应站立于会议室门前迎候客人。客人进入会议室时，客服助理应面带微笑并主动打招呼和拉门，指引客人入场。会议服务要求：态度好、效率高、服务周到规范化。当客人陆续到达会场后，客服助理开始服务。A、倒水时客服助理站立于客人的

5、右后侧。将水杯放于桌上，用右手为客人倒水，若需要拿取杯子，则应捏于杯子的底部。水的量应保持与杯口有1—1.5cm的距离。B、在为客人倒热茶时，客服助理应左手提热水瓶，站立于客人的右后方，向所要服务的客人进行示意后，轻拿起杯子在客人身后倒水。C、如有毛巾服务，应注意将热（冷）毛巾置于毛巾篮中，用托盘从客人的右方送上，放于客人右侧的桌面上。D、客服助理要主动提供衣帽服务。4.3.2会议进行时，客服助理应站立在门外，面朝客人进入会场的方向。以解决会议期间会议室发生的突发问题。要求：客服助理要采用标准的站立姿势，面

6、带微笑。4.3.3特别注意要主动了解客人的需求。4.2.4在会议过程中，每隔15分钟左右，客服助理进入会议室为客人倒水、调换烟缸。4.3.5在客人会间休息期间，应主动为客人打开会议室的门。4.3.6午间休会，须进行会场整理工作。4.3.7撤换会场中已经使用过的矿水、水杯等。4.3.8换或添加纸、笔。4.3.9换会场中的毛巾。4.3.10不得随意乱动客人物品。4.3.11在结束整理工作后，为客人锁上会议室的门，等待会议客人到达时再开门。4.3.12通常情况下，服务人员要主动清洁桌面，使用托盘收取咖啡杯等器皿。

7、4.3.13会议结束时，为客人打开会议室的门。4.3.14发现客人有遗忘的物件应及时上交。4.4会后工作4.4.1回收脏杯子和矿水瓶等物品，将需进行清洗的器皿交由会议后勤组处理。4.4.2检查台布、台裙，发现有污迹，要及时更换。4.4.3通知会议后勤组拆除台型。4.4.4通知环境维护部进行会场清洁工作。4.4.5及时检查会场硬件设施是否完好，如有问题，向协调员汇报。4.4.6配合环境维护员做好物品的领用、归还、外借以及物品盘点工作。5.会务服务界定5.1无偿会务服务5.1.1五个会议室演播厅1603、160

8、5、1625、0301A、-1F的“会务服务”；5.2.2会务服务提供内容：（1）、会前准备工作：包括茶水、矿泉水、水果、音响设备调试、桌椅摆放等会议室准备工作；（2）、会中服务：茶水、矿泉水、茶歇服务；（3）、会后整理工作；5.3.3领导层会务呼叫服务。5.2有偿会务服务5.2.1超出规定会议室范围的会务服务；5.2.2超出会务服务范围的其他服务（例：礼仪服务、迎宾服务等）。5.3收费标准5.3.1超出会议室范