人事档案管理工作所存在的问题及对策

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1、人事档案管理工作所存在的问题及对策【摘要】在市场经济的高速发展中，社会新时代的篇章已经被悄然翻开，而随着企业对人才的不断需求，各行各业的人才也就应运而生，而对人才工作经历和工作记录的档案也成为企业对高素质能力人才的参考标准，个人档案使用范围虽然不大，但是其重要度不亚于个人身份证。而研究关于个人人事档案管理工作所存在的问题和对策，将对我国人事档案管理行业的规范和完善工作具有重要价值。【关键词】人事档案；档案管理工作；问题和对策中图分类号：G27文献标识码A文章编号1006-0278(2015)08-025-02人事档案是指一些反应个人信息的真实记录材料,而其作用的范围一般有以下

2、这些，例如国家企业的就职、工作调动、职位晋升，以及出国考察等，也被人们作为极其重要的体现资历和能力的“证书”，而且具有重要的法律效益。而人事档案管理工作是指，用合理的管理手段和科学的管理方案对存储个人信息的档案进行管理和提供的工作。而笔者将通过本文，对人事档案管理工作存在的问题以及对策展开分析和思考。一、人事档案管理的重要性人事档案管理在人们的日常生活中具有极其重要的意义，而传统错误的观点往往让人们觉得档案管理似乎没有重要的价值，其实不然。讨论人事档案管理的重要性可以从档案本身的重要性来分析：即一方面档案是包含每个人从求学教育到工作过程轨迹的全过程记录，特别是进入国有企业部门

3、工作时，档案将会是判定个人阅历和能力的重要依据，也是职位晋升的条件之一；另一方面档案是人们办理岀国手续，出示婚姻证明，对外来人口的身份判定和社会保险办理，申报职称，退休年龄的预算以及作为证明材料的主要依据。所以人事档案管理工作对于个人来说，不但是必要的，也是重要的。二、当下人事档案管理工作存在的问题（一）缺乏有效的硬件管理设备，管理效果不好随着信息化时代到来，许多企业在管理方面都采用了比较先进的技术，例如一些学校或者大型机构采用的一卡通管理等，而很多单位的人事档案管理技术还没有与时俱进，而是采用传统的手工管理手段，而管理档案的大部分也为纸质档案，管理的环境和存放的地点过于简陋

4、，即去湿机等设备严重缺乏，从而导致档案在保存过程中出现很多问题，缺乏保密效果和安全保障，这是档案管理工作缺乏有效的硬件管理设备，管理效果不好的体现。（二）管理队伍不完善，职业素质不高按照《干部档案工作条例规定》，“管理一千人的档案需配备一名专职干部”，但是很多单位根本没有达到这个配置标准，即便达到要求，也不乏出现一些单位采用兼职工、临时工进行顶替，未经过入职前上岗培训直接上岗的现象，同时他们的学历和工作能力都较低，对档案管理工作的内容和业务流程不了解，对人事档案管理工作也没有责任感，也导致了一些工作懈怠的问题，例如：档案材料不能按时归档、归档排序混乱、种类和顺序颠三倒四、档案

5、目录杂乱，对档案的管理效果产生了不良的影响。（三）缺乏公信力，给档案持有者带来不便公信力是指档案记录过程中保证记录档案具有有效性和真实性的两个特性，但是由于很多单位人事部门对档案的审查过于随意，审查力度不到位，审查范围不全面，导致虚假的信息保存在档案中，严重影响人事档案管理部门的公信力和档案自身的有效性以及真实性，也让档案持有者在使用档案证明的过程中出现问题和困难。（四）使用条件过于苛刻，造成“弃档”现象“弃档”现象是一些人对自身档案的忽视而置之不理的现象，这种现象导致的主要原因之一是由于档案的使用价值体现不是特别明显，适用范围也不是很广，相比包含个人信息的身份证而言，档案的

6、价值完全被淡化了，而现代社会竞争日益激烈，一些企业为了吸引和留住更多高素质的人才，采取了不允许调出,不允许放人，不允许户口迁出的策略，从而以至于很多企业将“重建档案”作为优先录取条件，“弃档”现象趋于大众化。三、人事档案管理工作的完善对策（一）增加硬件管理设备，完善存放环境档案管理部门要根据相关规定，为档案管理提供相应的设备，以完善档案存放时出现的一些突发状况,例如火灾、蛀虫、盗窃、风化等，而存放的库房也要趋于专业化，同时具备一些专用的设施，即除湿机、空调、微机和规定的管理用品。人事档案部门要存档库房、办公室和阅档室进行分隔，同时根据情况运用一些科学的管理手段，例如电子档案等

7、。（二）提高入职人员的素质要求，增加现有人员的素质培训针对现有人事档案管理队伍人员紧缺和素质低下的问题，人事档案档案管理部门应该从两个方面来完善和解决，即入职人员要求和现有人员的素质培训。入职人员的要求可以进行适当的调整，例如对专业能力的需求可以适当降低，对职业责任和职业道德的素质需求可以提高，而人员入职后再可以采用培训手段,提高他们的专业能力；考虑到现有人员素质普遍不高,档案管理部门可以采用素质培训的手段，然后对现有人员进行定期考核，保证人员整体素质的提高。（三）完善档案的归档和审查流程档案管理部门要