浅析人事档案管理存在的问题及对策

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1、浅析人事档案管理存在的问题及对策浅析人事档案管理存在的问题及对策　　人事档案与人事工作是密不可分的，在日常人事管理工作中，人事档案经常要为人事管理服务。人事档案是人才信息的重要载体，它能充分反映出个人经历、德才能绩、工作表现、奖惩情况、行为轨迹、历史背景及其经历，是知人善任，选贤举能的重要工具。加强干部人事档案的管理工作，实现干部人事档案的规范化，最终目的是为了更好地利用干部人事档案，充分发挥干部档案的实际效能，使其更好地为人事管理服务。　　一、人事档案在人事管理工作中存在的问题　　人事档案的内容相当丰富，档案的特性决定了档

2、案的凭证价值，它是其他材料都不能取代的，可靠性较强，具有法律上的权威性，是能够取信于人的证据。但是长期以来，相当一部分人员对人事档案工作的认识都存在一些误区，重视不够，管理落后。大部分管档人员由于缺乏专业的档案知识培训，对档案的重要性、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务了解不够，档案收集意识淡薄，严重影响了档案管理水平，导致人事档案工作长期处于被动应付的状态，难以高质量地为干部队伍建设服务。以下例举一些在日常人事工作中遇到的、由于档案内容上的出入给人事管理工作带来的困挠。　　（一）人事档案内容前后记载的一致与否，直接影响

3、到人事手续的办理。　　在办理退休手续时，审批部门经常要核对出生时间、参加工作时间、工作经历、工资信息等，这些信息的认定都是以人事档案记载为基础的。而人事档案内容记载的完整、一致、真实与否，直接影响到退本文由.L.收集整理休手续的正常办理。在日常的工作中，档案记载的出生年月与本人实际的出生年月不一致的情况经常存在，少则差一两个月，多则相差一年。为了保证干部职工的切身利益，不因档案记载的不一致而使个人利益受到影响，这就要求我们档案管理人员需要根据政策规定对每个人三龄二历一身份进行确认，并将这些个人信息建一份档案。发现有不一致情况

4、的，与本人及时沟通并经上级主管部门重新认定，重新认定后，本人再签字确认，这样再办理业务时，就杜绝了出错的机会，也减少了干部职工对人事工作发生误解的情况，使业务工作进展顺利。　　（二）是否严格按照规定填写履历表等重要表格，影响到个人信息的确认。　　一个单位招工时，会要求个人填写一份非常重要的招工表，当单位有新进人员的时候，常常会需要填一份履历表，这些都是重要的档案资料。这些表格内容的填写，对个人信息的确认起着举足轻重的作用。履历表中明确说明表内所列项目，由本人实事求是地填写。如本人确实不能填写，可由别人代笔。但是很多时候大家只

5、是应付性地填写信息，对于一些记忆模糊的内容也就随意一填，更有甚者请人代填的情况非常普遍，档案资料的随意性填写造成了档案内容记载前后不一致的情况，对于后来的认定工作增添了不少的麻烦。在工作中我们遇到过这样的问题，人事档案中招工表的内容不是由本人亲自填写的，而履历表是由本人亲自填写的，但是两个表的参加工作时间却填写不一致，造成后来参加工作时间需要重新认定，也引起本人的强烈不满。因此，档案管理者要起到监督核查的重要作用，第一时间发现档案中存在的问题。　　（三）、档案内容的完整与否对个人经历地认定起着至关重要的作用。　　档案里面有许

6、多不可复制的原始材料，对一些重要经历的认定工作起到关键作用。我们曾遇到一个新调入的工人，当时查阅档案没有发现招工表，但是有技工学校毕业的报到证，这样很容易就认定了参加工作时间。设想如果这个报到证当时没有被收入档案的话，会对个人造成多么大的影响。遇到这些问题以后，我就有意地查阅了一些大中专毕业生录用为工作人员的人事档案，发现没有报到证的情况竟然真实存在。再比如有下乡经历的，在招工表上还需要有下乡经历的明确记载，不然在接工龄工作中就很难确认。我们就遇到过这样一个案例，在接工龄时，本人的招工表上没有写明下乡的经历，而审批部门认定下

7、乡经历的关键看招工表上是否有下乡经历的记载，这样就给工龄认定工作带来困难，进而影响到个人的切身利益。　　随着干部制度的改革，考察、考核、学历、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料越来越多，给人事档案材料的收集工作也提出了新的要求。这些体现个人经历的重要材料在整理档案时特别要注意，一定要收集归档。　　二、解决的对策　　（一）提高认识，加强领导，是做好人事档案管理工作的基本前提。单位领导应高度重视干部人事档案管理工作，把它放在单位干部队伍建设的高度来对待，大力推进档案工作的开展。　　（二）加强人事档案管理人员队伍的自身建设，提高人

8、事档案管理人员素质，是做好人事档案管理工作的决定因素。人事档案工作是一项政策性和业务性较强的工作，它集服务性与保密性于一体，因此，要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事干部档案工作，并定期组织培训业务知识，切实提高档案管理的技术水平。　　（三）健全