人口计生档案立卷归档中存在的问题及对策

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1、人口计生档案立卷归档中存在的问题及对【摘要】人口计生档案是人口计生工作的重要组成部分,是提高人口计生工作水平的重要基础和保障。人口计生档案立卷归档工作的好坏反映了人口计生工作水平的高低，直接影响档案管理工作是否能够顺利开展。针对目前人口计生档案的立卷归档中存在的一些问题，提出相应的方法和对策。【关键词】人口计生档案；立卷归档；问题；对策人口计生档案是人口计生工作的重要组成部分，是提高人口计生工作水平的重要基础和保障，为本单位和组织人事部门的选拔任用、考核奖惩等工作提供最直接最真实信息，是人口计生部门的一笔无形资产和宝贵财富。人口计生档案立卷工作的好坏直接影响档案管理工作是否能够顺利开展。笔

2、者在管理人口和计划生育档案工作的过程中，发现人口计生档案立卷归档中存以下三个方面的问题并针对发现的问题提岀了几点相应的对策。一、政策法规变化是影响人口计生档案的立卷归档最直接的因素近年来，国家、省、市都对档案立卷工作有统一法规性文件指导：如《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，《文件归档立卷范围的规定》、省委组织部《干部人事档案达标升级考核评分操作办法》等，上级部门这些文件的实施使得人口计生档案的管理和立卷归档工作基本走上了制度化、法制化和规范化的轨道。但由于国家、省、市、县部分法规文件要求不统一，有的条款只是暂时的，由于多次改变给人口计生档案立卷归档工作带来不必要的

3、麻烦。如“工资级别登记表”在1992年以前立卷归档时没要求存放，1992年以后要求九类1-1号必须要放。到了2000年又新发文件要求新整档案工资级别登记表不要放，现在又要求要放，从文件上来说只需改动几个字，可管档单位管理的档案多达几百卷、几千卷，甚至更多，实际操作起来，就不是一件容易事。工作量是如此之大，不仅要浪费人力、物力和财力，给人口计生档案立卷工作造成一定难度，来回返工也影响了档案整体的美观。二、人口计生档案立卷不统一、不规范1、历史遗留问题多人口计生档案立卷工作繁琐复杂，随意性大，延续性强，是极其细致又比较辛苦的工作。不同的档案人员素质的高低，或对规范要求的不同理解，也将造成案卷质

4、量的的差异。以前大部分管档人员多是兼职，专业素质偏低，思想陈旧，认为档案你送我就管，对各科室和本人送来的立卷归档资料，没有经过认真把关和严格鉴别，导致许多该归档的材料不符合归档要求，不是内容填写不完全，就是归档的材料中混杂了不需要或者内容填写错误的信息，还有的归档材料存在涂改、未签字、未盖章等等，再加上年底考核单位和领导往往不重视档案工作，再加上档案管理人员的疏忽、责任心不强导致归档案卷质量低。近年来，由于上级部门要求档案达标升级，人口计生档案管理部门为保证档案材料的真实性和完整性，多次督促和催交，但部分材料由于时间太久远,原件也无法找到。虽然责成相关单位补办了材料，档案管理部门也认真鉴别

5、了，但却破坏了档案的原始性、真实性、完整性和系统性，有失历史原貌。2、存档纸张不统一，表格不规范，出现新型不耐久字迹起初明文规定文件归档要统一使用16开办公用纸，后来上级文件规定档案材料要统一使用A4规格办公用纸，不得使用圆珠笔、红笔、铅笔等书写，但有些入档材料仍然不符合要求，存在纸张大小不统一，还有的表格印制超过装订线，这样就需要重新返工，无形中给人口计生档案立卷归档工作造成麻烦。最近几年，在达标考评等工作中，对圆珠笔、红笔、铅笔等传统型不耐久字迹材料问题，重点进行了整顿,收效很好。但以色带打印为代表的新型的不耐久字迹又大范围出现。以前达标升级要求纸张必须19x26.5规格，档案盒袋都按

6、此规格要求设计，档案整理也达到了此要求。近几年,打印的材料要求用A4纸，但有的还用16开纸，补充的A4纸材料以前的档案盒袋均放不下。诸如此类问题时有出现，直接影响案卷质量，给档案立卷工作增加难度。3、档案管理人员责任心不强，存在归档不及时导致部分材料散失严重近年来，上级部门对档案工作越来越重视，人们档案意识也随之增强。多数档案都能及时立卷归档，但在人口计生档案立卷归档中发现，部分档案材料不齐，散失严重。究其原因，一是档案管理人员多半兼职，没有足够的时间和精力投入到档案工作中去，应归档材料没能及时催要，只是送多少归多少；二是多数资料来自基层计生部门，大部分材料散存在各基层及个人手中，没能统一

7、归档，再加上档案意识欠缺，没能及时送到人口计生档案管理部门。三、档案管理人员素质有待提高，业务水平有待增强人口计生档案立卷工作是一项集专业性和知识性于一体的工作，需要有一定专业知识和责任心强的人来担当。但现实工作中大多档案人员身兼数职，由于工作多样繁琐，不能把足够时间和精力投入到档案工作中来，再加上单位主要领导只注重抓人口计生业务工作而忽视档案工作，没把档案管理工作纳入日常工作和年终考核，认为上级检查时，只要临时应付一下