浅议乡镇人口计生档案管理存在问题和对策

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1、浅议乡镇人口计生档案管理存在问题和对策　　【摘要】档案管理现代化是历史发展的必然。本文主要说明了档案管理现代化是先进的科学手段和科学管理方法的有机结合。我们要运用现代化技术手段，运用现代科学管理方法，提高档案管理效率和质量，提高档案管理现代化水平。【关键词】档案管理；现代化；发展管理；对策1.档案管理现代化是历史发展的必然要求管理现代化就是把管理工作信息化和最优化。着重用现代科学技术理论、方法和手段来研究和处理管理工作中的规律性问题，使管理工作更趋于完善。当今时代，计算机技术发展日新月异，对传统档案工作进行根本性改革已迫在眉睫。随

2、着微型计算机技术、大容量信息存储技术和网络技术的迅速发展，利用计算机技术进行档案管理日益普及，电子档案日渐增多。档案信息处理标准化不断取得进展，从而与网络技术结合，实现档案管理现代化。1.1档案管理现代化是解决档案工作发展中突出问题的必然出路6目前，在档案工作发展过程中，面临着许多实际问题，其中突出的有：档案数量剧增；新型信息介质和记录方式的出现；如何有效保护档案，以及如何适应利用档案的社会需求发生的变化。这些问题强烈地冲击着传统的手工管理手段和方法。一是它提供的管理能力和效率低下，已适应不了档案数量剧增和利用档案数量范围的迅猛扩

3、大的需求。二是它囿于管理传统的纸质档案的范围，而对新型档案，显得无计可施，更加适应不了需要。在这种情况下，档案管理现代化便自然提到日程上来，成为解决档案工作发展中突出问题的必然出路。1.2档案管理现代化是我国现代化建设的必然要求首先，它承担收藏和保护我国历史上各个时期形成的档案的任务，这是负责管理国家宝贵历史文化财富的重任，是造福于子孙后代的长远大计。其次它担负提供档案，直接为现代化建设服务的任务。档案是开展各项工作的依据和必要条件，充分有效地利用档案，可以取得明显的经济效益和社会效益。特别是实施邓小平同志提出的“科学技术是第一生

4、产力”的科学论断，开发利用好作为科技储备形式的科技档案，对于建设有中国特色的社会主义事业具有重要的战略意义。1.3档案管理现代化是档案工作发展的必然趋势6在过去的三十年中，现代管理技术和现代科学取得了惊人的发展。一方面，随着现代科学、生产和社会管理活动的发展，档案数量剧增。另一方面，随着现代科学技术的发展，现代信息处理技术也日臻完善和成熟，可以引进和消化运用于档案管理之中。在现代技术的应用中，首先当属电子计算机，它已成为档案馆兴衰成败的关键。应用现代科学技术成果，改善档案保管条件，研究和发展档案保护技术，也已成为档案部门的共识和一

5、致行动。档案部门采用计算机技术进行档案信息处理，建立和维护档案信息数据库等，有效地推进了档案管理自动化的发展。1.4档案管理现代化将会提高档案工作的整体水平，推进全面建设（1）提高贮存、收藏能力。缩微技术、光盘技术等行动技术的采用，将极大地提高存贮密度，减少存贮空间。这就为日益增多的档案的存储和管理提出有效的解决途径，进而增强了档案部门的收藏能力，使其存贮的信息量增大，真正成为社会存贮回溯性信息的基地。（2）提高信息处理能力。档案管理现代化的核心和主要内容是电子计算机的应用。电子计算机具有高效率的信息处理功能，可以用来组卷、编目、

6、分类、鉴定，进行各种统计分析等。在这些业务中代替某些人操作，大大提高了档案信息处理能力，加快工作进度，提高工作效率和服务水平。6（3）提高档案信息资源开发利用能力。应用计算机技术进行档案编目、检索、借阅管理是最成功和主要方面。它的突出优点是速度快、准确性高，提供多种检索途径，可以大批量提供利用，能满足系统或专题利用的需要。实现多次重复利用，联网检索，为档案资源共享的实现创造了条件。运用现代信息处理技术手段来开发档案信息资源，极大地提高了开发能力和效率，进而提高档案信息的利用率。2.档案现代化管理中存在的问题及对策2.1贯彻实用原则

7、问题实用，就是从本企业、本单位的实际需要出发，选择那些应用计算机后确实能够获得比手工劳动优越实效的项目。离开实用原则，就会使计算机的应用变为一种装饰门面的累赘。有些企业档案管理部门为迎接档案管理升级的考核，草率地建立了计算机检索科技档案目录系统。升级之后计算机便被闲置起来，造成极大的浪费。要从实际需要出发，既要防止功能不足，又要防止功能多余，一旦应用系统研制成功，就要及时投入使用，不应闲置。2.2软件开发应用问题6目前我国各地档案部门已建立的计算机档案检索系统有限多相似之处，有很多是低水平的重复，是一种浪费。很多单位过分注重自己出

8、成果而不愿采用别的单位研制的软件，同时封锁一技之长的技术经验。应当注重借鉴国外的先进经验，重视通用软件开发应用和标准化工作，通用软件提供灵活扩充的功能和自编程软件接口。各企业相互学习、相互促进、集众家所长，研制优化通用的各类应用软件。2.3计算机应