声像档案立卷归档规范

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1、声像档案立卷归档规范——2012年市府楼内机关档案工作推进会集中辅导声像档案是机关各类档案的重要组成部分，是全面、生动反映各市直部门履职活动的真实记录。每个立档单位必须要有声像档案。声像档案的组成：照片档案、录像档案、录音档案等抓好声像档案的关键是要解决三个问题：1、建立声像档案的意识。2、明确责任部门。3、明确声像档案的管理规范。一、照片档案的立卷与归档依据：1、《哈尔滨市照片档案机读目录格式》（哈档发〔2009〕28号）；2、《哈尔滨市机关数码照片档案管理规范》（哈档发〔2009〕29号）。（祥见“哈尔滨档案局”网站——“政务公开”栏目的“

2、局馆文件”子栏目）（一）有关概念1、照片档案　　国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的，对国家和社会有保存价值的，以照片为主要反映方式的历史记录。照片分为常规照片和数码照片。2、常规照片　　用一般照相机和普通胶片，采用可见光使胶片感光形成的照片。常规照片档案包括底片、照片。123、数码照片指用扫描仪、数码照相机等设备获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。（二）归档范围凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的数码照片均属收集范围。具体包括：1、记录本单位主要职能活动

3、和重要工作成果的照片；2、领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片；3、本单位组织或参加的重要外事活动的照片；4、记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片；5、记录本单位组织的城乡建设、重点工程、重大活动等重大事项的照片。（三）归档要求照片档案建立实行双套制，既纸质照片和数码照片（电子文件）各一套。照片归档时应选择反映事件主要内容的数码照片同时冲洗纸质照片立卷归档（10张以内的至少冲洗2—3张，10以上的至少要冲洗5张）。纸质照片立卷归档时应标明互见号，格式为：全宗号—目录号—光盘号—照片

4、号，著录在“互见号”项目中。12（四）照片档案的组卷与排列（纸质）1、组卷。根据照片档案的数量多少，可采用问题——年度或年度——问题不同方式组卷。2、排列。一组关系密切的照片（同一事件、同一会议、同一活动）应排列在一起。在同一归档年度内不同事件之间，可按事件的时间顺序排列。3、卷内目录。可用飞扬软件录入后打出目录列在卷内首页。4、案卷标题。题写概括案卷内各项活动的综合文字。5、案卷封面。全宗名称、案卷标题、案卷号、保管期限、卷内照片张数、起止年月。6、案卷脊背。全宗号、目录号、案卷号、题名、归档年度。强调说明：从2011年起建立的照片档案的目录

5、号统一为“002”，案卷号从“001”开始编写（五）照片档案的存储（数码）1、一个归档年度的数码照片应拷贝至一盘或多盘载体中，不同归档年度的数码照片不应存储在一盘载体中。2、采用只读光盘作为数码照片的长期保存载体。禁用软磁盘作为数码照片长期保存的载体。刻制光盘时应选择“一次性写入”方式。3、每张光盘的根目录下应有说明文件、数码照片文件夹。每张光盘的根目录下的说明文件应具有如下信息：3.1说明文件名：README3.2说明12文件内容：有关本存储载体的各种信息。应包括全宗号、目录号、光盘号、全宗名称、形成时间、照片张数、套别、制作人、审核人、制作

6、时间等。3.3说明文件格式：说明文件为字符文件。每行的左边为标题，右边为说明内容，中间用冒号分开。例如：（以“哈尔滨市政府办公厅”全宗为例）全宗号：ZD012目录号：002光盘号：001全宗名称：哈尔滨市政府办公厅形成时间：2011年照片张数：56张套别：A制作人：关某某审核人：李某某制作时间：2012年7月3.4数码照片文件夹名：年度（例如：2007）3.5文件夹内容：存放归档的数码照片或子文件夹（年度内各案卷标题名）3.6数码照片命名：数码照片名为光盘号+照片号，光盘号和照片号位数都是三位数。（六）数码照片光盘封面12光盘的包装盒上应加贴数

7、码照片光盘封面。封面内容应包括全宗号、目录号、光盘号、全宗名称、光盘题名、起止年月、照片张数、保管期限、套别、制作人、审核人、制作时间等，封面格式见附图一。光盘封面应使用符合档案要求的书写材料填写。数码照片光盘封面格式光盘号套别全宗名称全宗号目录号起止年月照片张数保管期限光盘题名制作人审核人制作时间（七）照片档案案卷级目录（光盘目录）数码照片应逐卷（光盘）编制案卷级目录，应使用飞扬软件照片档案案卷级目录录入界面，按照《哈尔滨市照片档案机读目录格式》案卷级目录著录要求录入。必录项：全宗号、目录号、案卷号、案卷题名、保管期限、卷内张数、起止时间。录

8、入事项具体详见说明图（八）照片档案文件级目录（卷内目录）数码照片应逐张编制照片文件目录，应使用飞扬软件照片档案文化级目录录入界面，按照《哈尔滨市照片档