档案材料立卷和归档规范

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1、档案材料立卷与归档规范吉林师范大学档案馆制2011.1010为加强学校档案管理工作，确保档案的安全，提高管理水平，最大限度的延长档案的寿命，长期有效为学校和国家积累档案史料，更好地为学校各项工作服务。各级档案管理部门、各归档文件整理单位分管档案工作的领导和专、兼职档案员必须认真做好本单位文件材料的形成与积累、整理组卷、归档移交和保管利用工作。根据学校档案工作规章制度和上级的相关文件精神，专、兼职档案员的工作是学校档案工作的重要组成部分，每位档案员必须认真工作，全面、合理地收集本单位归档范围内的文件材料，保证归档文件材料的真实、完整、系统和有效；保证文件质量、组卷合理

2、。各单位的行政一把手是学校档案建档、存档的第一责任人，兼职档案员是单位档案工作的具体实施人，对学校的档案工作负有建档、归档并确保档案完整性的义务。档案馆将每年的兼职档案员及各单位的行政一把手进行存档，若以后发现漏存、丢失的现象将直接追究当年建档、10存档人的责任。为确保学校档案的完整性，现将重新修订的各类文件材料归档范围发给你们，请遵照执行。为加快档案信息数字化进程，尽快将档案全文信息网络化，充分发挥档案信息网络化的现实功能，构建现代意义上的数字档案馆，根据教育部、国家档案局第27号令通知精神及《高等学校档案管理办法》实施手册中档案信息数字化要求，从2012年起各立

3、卷单位移交到档案馆的档案一律上交文本和电子版两个版本，实现新立卷档案信息数字化，并逐步完成我校档案信息资源数字化建设与开发利用工作。10目录一、党群类档案归档范围和保管期限表………………………………………1二、行政类档案归档范围和保管期限表………………………………………11三、教学类档案归档范围和保管期限表………………………………………22四、科研类档案归档范围和保管期限表……………………………………32五、基本建设类档案归档范围和保管期限表……………………………35六、仪器设备类档案归档范围和保管期限表……………………………40七、出版类档案归档范围和保管期限表…

4、………………………………42八、外事类档案归档范围和保管期限表…………………………………44九、财会类档案归档范围和保管期限表…………………………………46十、人物类档案归档范围和保管期限表…………………………………4910一、党群类档案归档范围和保管期限表类目名称归档范围序号内容保管期限DQ11党委办公室上级文件10DQ11党委办公室10DQ11党委办公室1上级机关召开的会议印发本机关的文件或本机关负责人在上级机关会议上的发言永久2上级机关或负责人针对本校的指示、批复、通报、批示、讲话永久3上级机关对本校干部任免、奖励、处分的决定、通知永久4上级机关对本校调查或检

5、查工作形成的重要文件永久5上级机关召开的会议[非专指本校]主要文件一般性简报、发言和参阅资料长期短期6上级机关普发的文件重要的一般的永久或长期短期同级外来文件7代同级机关草拟被采取的文件底稿及正式发文永久8同级机关或负责人对本校的决定、通知、批复、通报、批示永久或长期9同级机关和非隶属机关颁发的非本单位主管业务但需要执行的条例、规定、通知等短期本级文件10校党委工作规章制度长期11校党代会文件材料⑴召开党代会的请示和批复、会议筹备计划、通知、工作报告、议程、决议、记录、总结、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、录像；大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和

6、情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等永久⑵提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录、会议收到的重要贺电、贺信长期⑶参考文件；工作人员名单；工作证；代表证、列席证及选票式样短期12校党委会、常委、党委扩大会、书记校长碰头会、民主生活会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论文件永久13校党委向上级有关部门的请示永久14校党委工作计划、报告[包括调查报告]、总结[包括经验总结]永久15校党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知永久16以校党委名义召开的工作会议材料永久17校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料永

7、久18校党委负责同志在校内重要讲话稿和参加上级召开会议的发言稿永久19校党委工作简报、情况反映、工作信息永久20校党委大事记永久21党和国家领导人、地方党政领导人以及各级机关领导人来校视察、检查工作时题词、讲话、报告等及声像村料永久22党群部门启用新印章的文件和印模及旧印章永久23党群系统重要统计材料永久24校党委保密、秘书工作的有关文件长期25校党委与有关机关联系、协调工作的来往文长期26重要的群众来信来访及处理材料[有领导批示和处理处理结果的]长期27以校党字、党办字文号编制的文件永久或长期28其他有保存价值的文件材料、实物、声像材料及电子文件永久或长期下级