公文培训讲义

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1、公文培训讲义柴晓东2004年3月目录第一部分公文及公文处理第二部分公文标识规则介绍第三部分公文常见“病症”处理第四部分平安E办公系统介绍第一部分公文及公文处理一、概述（一）公文及公文处理概念公文公司的公文，是公司在经营管理中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是公司开展经营管理活动的重要工具。公文特点具有法定效力具有规范体式公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第一部分公文及公文处理原则一：贯彻党政分开原则，业务经营管理类工作不以党委名义行文，党内事务不以公司名义行文。原则二：坚

2、持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全原则三：坚持保密原则，保守国家秘密和公司商业秘密的安全。（二）公文处理原则第一部分公文及公文处理（三）公文管理机构办公室（人事行政部）是公文处理的管理机构。各单位办公室（人事行政部）应当设立文秘部门或配备专职人员负责公文处理工作。一是主管本单位公文处理工作；二是指导下级单位公文处理工作。第一部分公文及公文处理（四）文秘人员的要求一、热爱本职工作。二、树立为领导、为基层、为业务服务的思想。三、具备：认真负责的工作态度；严谨细致、一丝不苟的工作作风；坚持原则、严守纪律的组织观

3、念。第一部分公文及公文处理（五）公文种类《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）规定，国家行政机关公文种类有命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种。根据公司实际，公司公文种类一般不包括命令、公告、通告、议案四种，即公司公文种类为上面斜体字标出的9种，红色标示的文种公司没有。总公司发文字号除党委、工会系统外，现在有平保寿发、平保寿人、平保寿办、平保寿复、平保寿函、平保寿会纪等6个。集团公司除党委、工会系统外现有9个发文字号。第一部分公文及公文处理第一部分公文标识

4、规则介绍文体格式在使用时一定要符合公司规定。无“申请”、“汇报”、“规定”、“办法”、“证明”等公文格式。公文较完整版式见下页。机密★半年中国平安人寿保险股份有限公司平保寿发[2003]999号关于××的通知总公司各部门，各二级机构：正文附件：1。××二○○三年八月二日2急件主题词：寿险业务管理通知抄送：深圳保监办、广州保监办。打印：卢旅娜共打印7份承办：姜燕联系电话：（0755）2262888-3938中国平安人寿保险股份有限公司2003年8月2日印发第一部分公文及公文处理（六）公文组成公文一般由秘密等级、秘密期限、紧

5、急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、主送单位、正文、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。第一部分公文及公文处理二、公文组成（一）秘密等级和保密期限：涉及国家和公司秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。（二）紧急程度：“特急”、“急件”、“普通”三种。紧急公文，应当根据公文的时间要求注明紧急程度，必要时可注明公文的送出时间。第一部分公文及公文处理（三）发文机关标识：用发文单位的全称或者规范化简称，后面可以加、也可以不加“文件”字样。联

6、合行文，主办单位排列在前。（四）发文字号：由发文机关代字、年份和序号组成，联合行文，只标明主办单位发文字号。如“国发〔2000〕23号”、“平保寿发〔2003〕1号”。（五）签发人：上行文应当注明签发人姓名。“请示”还应当在附注处注明联系人姓名和电话；总公司所有的对外文件一律由董事长签发。下行文无须注明签发人。第一部分公文及公文处理（六）公文标题：由介词“关于”、公文主题和文种三部分组成。要求：1.准确简要地概括公文的主要内容；2.标明公文种类；3.除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号。第一部分公文及公文处理（七

7、）主送单位：公文主要受理单位，即需要按照公文内容答复事项、办理工作的单位，其名称应使用全称或规范化简称、统称。（八）正文：（九）附件：公文如有附件，应注明附件顺序和名称。但一份文件仅仅是下发一项制度或规定，那么该制度或规定可不视为附件，如《关于下发〈员工休假制度〉的通知》,《员工休假制度》即不属附件。第一部分公文及公文处理（十）印章：公文除会议纪要外，应加盖印章。联合上报的公文，由主办单位盖章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。目前，总公司发文一律加盖总公司公章（各部门无发文权）。（十一）成文日期：以负责人最终签发

8、日期为准。联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。第一部分公文及公文处理（十二）附注：公文如有附注（需说明的其他事项），应当加括号标注。（十三）主题词：除会议纪要外，公文应标注主题词。主题词一般为3至5个，包括公文内容和文种。上行文应当按照上级机关的要求标注主题词。第一部分公文及公文处理（十四）抄送单位：除主送单