瑞讯纸业公司企业文书管理制度

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1、企业文书管理制度第一节总则1、为减少发文数量，提高公文处理速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。2、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。全公司各类文件由办公室归口管理。第二节收文的管理一、公文的签收1、凡来公司公启文件（除公司领导订启的外）均由公司办公室登记签收（由上级或邮电局机要通讯员立送机要室的机要文件除外）后交由机要秘书拆封。在签收和拆封时，机要秘书需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。2、对

2、上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。二、公文的编号保管1、机要秘书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。2、本公司外岀人员开会带回的文件及资料根据资料的重要程度应及时送交机要秘书进行登记编号保管，不得个人保存。三、公文的阅批与分转1、凡止式文件均需由公司主管行政副总根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送董事长阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在

3、当天阅签完，紧急文件要即阅即办。2、一般函、电、单据等，分别由机耍秘书报经行政副总阅签后直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。3、为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。四、文件的传阅与催办。1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人翻阅。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。2、阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前

4、将文件交机要室，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。4、文件阅完后，应送交机要秘书，切忌横传。5、机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得两办同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。第三节发文的管理一、全公司上报下

5、发正式文件的权力分别集中在公司办公室，部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。二、各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向公司办公室提岀发文申请，并将文件底稿交办公室审核同意后，则按机构设置与业务分工统一归口公司X字发文。三、发文的范围：1、凡是以公司名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。2、公司下发文件主要用于：a、公布全公司规章制度；b、转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件；C、公布公司体制机构变动或干部任免事项；d、公布全公司性的重大生

6、产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；e、发布有关奖惩决定和通报；f、其他有关全公司的重大事项；3、公司向上行文、外发文主要用于：a、对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；b、同兄弟单位联系有关工公司重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜。4、在公司日常生产、技术、经营管理，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经公司分管领导批准后，由主管业务部室书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。四、发文程序与要求1、各部门需

7、要发文，应事先向公司提出申请；2、公司同意发文吋，拟稿部门(个人)应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；草拟文稿必须从全公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。3、文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、标定日期。4、办公室应根据公司的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；5、经审查修改

8、后的文稿，送部门主管领导核稿，主管领导对文稿内容、质量负责，主管领导审核后，送交行政副总会签；6、文稿审核会签后，呈送董事长审定批准签发；7、经董事长批准签发后的文稿交机要秘书统一编号打印；8、文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；9、文件打印后，保管印章人员盖章后上报或下发。第四节文件的立卷与归档