瑞讯纸业公司档案管理制度

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1、档案管理制度第一节总则第一条瑞讯纸业有限公司档案是本公司在各项活动中形成的具有考查、凭证价值的文件、电子、影音材料，它真实地记载和反应本公司的历史面貌，是重要的档案史料。必须按照集中统一管理原则,进行科学管理，保证档案完整、安全、有效地提供利用。第二条档案工作是公司的基础工作之一，是衡量公司管理水平的一个重要标志，公司各级领导和部门应充分重视档案工作在公司管理中的作用。第三条根据国家《档案法》、国家档案局、国家经贸委、计委、中央办公厅、组织部、财政部颁发的《企业档案管理规定》、《基础建设项目档案资料管理暂行规定》、《机关档案工作条例》、《干部档案工作条例》、《会计档案管理办法》等文件

2、精神，结合公司实际，制定本办法。第二节体制、机构和职责第四条公司档案实行“集中统一领导，分级管理、二级立卷、一级归档”的管理体制。第五条公司档案管理工作由董事会秘书分管、各部门负责人为主责人，各部门档案管理员（岗位）为主办人。第六条公司办公室设档案室，它是公司综合性档案管理机构，负责编制公司档案管理制度及办法，传达、贯彻党和国家有关档案工作的方针、政策和法律、法规，组织公司及所属二级单位档案人员进行档案业务学习和交流，并对其业务进行指导、监督和检查，同时做好对公司所有档案的收集、整理、归档、保管、统计、提供利用和鉴定销毁工作。第七条公司各职能部（室）、应设兼职档案员，负责对本单位（部

3、门）的文件材料进行收集、整理、立卷，并向档案部门进行归档。归档的文件材料要系统、准确、完整、齐全。归档时间按本办法规定执行。第三节档案库房的管理第八条档案库房保存着党和国家、企业的重要资料，维护档案的安全是档案工作者的神圣职责。第九条档案库房管理应贯彻“以防为主，防治结合”的原则,认真做好库房的防火、防盗、防尘、防潮、防虫、防光和防有害生物等工作。第十条档案入库前应进行清洁处理，案卷内不得掺夹金属物。档案人员要定期检查案卷自然损失情况，发现载体损伤应及时采取抢救措施，以保持档案的完整。第十一条档案人员下班前应将全部档案材料入柜，关好门窗,库房钥匙应专人保管，不得借给他人使用，非档案人

4、员不经允许严禁进入库房。第十二条严格执行防火制度，库房内严禁吸烟，库内必备消防器材，工作人员要经常检查、消除一切可能发生火灾事故的隐患。第十三条库房内要保持清洁卫生，空气要流畅，定期打扫库房卫生，保持良好环境，以延长档案寿命。第四节档案的借阅与统计第十四条凡本公司各级管理人员因工作需要经主管领导批准可以到档案室借阅档案。第十五条各类档案原则上不外借，特殊情况需经档案管理主管批准后方能外借，但借期不得超过一个星期。第十六条借阅档案者对所借档案负有保护、保密义务和责任。借阅档案必须当面点清，按要求办理借阅手续，归还时要详细检查,到期需续借应重新办理续借手续。第十七条爱护所借阅的档案，并妥

5、善保管，维护档案的本来面貌；不得随意在案卷上进行涂改、加注、勾划、撕毁和擅自转借他人或单位。第十八条档案如有丢失或损坏，应追查原因，根据情节轻重,给予行政处分，造成损失的，责令赔偿损失；构成犯罪的，依法追究刑事责任。第十九条外单位借阅档案，须持本单位正式介绍信、本人身份证，经主管领导批准后，方可在室内阅览，不得借出。第二十条职工调离本单位应将所借档案还清后由档案部门在调离单上签字盖章，方可办理调离手续。第二十一条公司档案统计工作包括：对档案的收进、移出、保管、利用、销毁、技术保护等。第二十二条公司档案室负责对全公司档案基本情况的统计，并定期向上级有关部门报送。第二十三条公司对档案的收

6、进、移交、利用、销毁等都要及时登记和统计，做到“家底”清楚，“帐目”与实物相符。第二十四条公司档案部门应建立各类档案登记台帐，注意收集档案利用情况信息反馈结果，对各类管理人员所利用档案的人次、卷次、件次及产生经济效益的情况应进行分析，并作为公司制定档案工作方针，总结经验教训的依据。第五节档案的鉴定与销毁第二十五条档案鉴定的依据是《公司档案分类编号规则》中规定的归档范围及保管期限。保管期限分永久、长期、短期三种。永久在50年以上，长期为16年一50年，短期为15年以下。第二十六条公司档案鉴定工作由公司档案鉴定领导小组负责。档案鉴定领导小组由公司主管领导、总工、财务总监、档案部门及有关业

7、务部门的技术、业务主管人员组成。第二十七条档案鉴定分为初步鉴定和期满鉴定两种。初步鉴定:由档案人员在整理文件材料立卷时，根据案卷内容与保管期限表相对照，以卷或件单位确定保管期限；期满鉴定:对超过保管期限的档案，由档案部门提出“鉴定申请报告”，并附上需鉴定的档案清单。1、档案鉴定领导小组接到申请鉴定的报告后，根据鉴定内容，组织有关人员进行鉴定。2、经鉴定对需继续保存的档案要明确其保管期限；对确无利用、保存价值的档案，在档案部门履行相应的审批手续，编制销毁清册