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1、请款及报销费用管理制度沪万悦物财总(2007)001号1•总则本着规范运作、控制成本、合理、高效原则,特制订本制度。2.请款事项及程序2.1备用金、非工程合同付款、重大活动筹备、市外出差、其他需支付较大金额事项等,可以请款。2.2各项请款,均应符合相关管理制度的要求和流程。2.3请款按以下程序逬行。请款人填写请款单部门经理签字批准I总经理助理签字批准财务经理签字批准总经理批准出纳付款2.4请款人有责任尽早取得各项请款的有效发票或收据凭证并及时报销,一般报销肘间不得超过请款日后两周。如因特殊情况不
2、得按期取得有效发票或收据,应向财务部说明原因,可适当延长,但最长不得超过一月,否则财务部应停止其下次请款并有权从其工资中扣回请款。2.5请款人需按“请款单”中规定的格式填写清楚请款日期、请款单位、请款人、请款用途和申请请款金额等事项。合同付款、固定资产等采购业务须按《合同管理制度》、《采购管理制度》逬行审批、会签,在执行程序前需经“行政人事部"完成预核审批程序。2.报销事项及程序3.1按公司各项业务,取得相应有效发票或财务认可的报销凭证后,可以报销。3.2各项报销,均应符合相关管理制度的要求及流
3、程。3.3报销按以下程序逬行。总经理助理签字批准财务经理签字批准总经理批准出纳付款或沖账2.4员工取得各项业务有效发票或收据凭证后,在规定的报销单据上分类别、按要求完整、清洁地粘贴好原始单据,须在二周内办理报销手续;如因特殊情况不能按期办理,经说明原因后,可适当延长,但最长不得超过一个月。经财务部催告由于自身原因未及时报销,从发票日起计算超过一个月,财务部有权拒绝其报销。3.请款、报销时间4.1公司实行每周四集中递送请款、报销单据;符合规定的,财务部于周五付款。合同节点付款、特殊情况除外。4.2
4、每周四上午,经办人将填妥的“请款单”、“费用报销封面”贴好原始单据。4.3将贴好的“费用报销封面”装入拉链袋(内附易事贴,写明报销总数),并将“请款单”、“费用报销封面”交部门经理审核、签字后交行政人事部。4.4部门经理及以上管理人员每周四上午,可直接将填写好的“请款单”“费用报销封面”装入拉链袋(内附易事贴,写明报销总数)、交给行政人事部。2.5“费用报销封面”的填写要求:详见“样本”。4.6行政人事部汇总报销拉链袋,交总经理助理签字(若有)。4.7行政人事部汇总,交财务经理审批。4.8行政人
5、事部交总经理签字。4.9周五,出纳放款,宙行政人事部通知报销人员领取报销金,经办入校核拉链袋内易事贴的总数。4.10拉链袋由报销者本人保存。附:《费用报销封面》样本要求:写明项目写明事由若是招待费须附有特批单,在特批单中写明:1.招待原因2.对方单位名称人员结算方式栏后写明:(现金,或冲往来帐,或支票)报销经办人一栏,填写付款人本人姓名原始单据栏:填上原始报销凭证的张数3.合同、固定资产等付费规定合同、固定资产等采购发包业务须按公司“合同管理制度"中规定,完成合同审批、会签手续,并在执行中按合同
6、请款、付款登记的要求办理手续后才能付款,并填写费用报销单。4.办公用品等物资报销的规定6.1各部门每月25日前根据本部门实际工作需要,填写《物品采购计划表》,经部门经理签字,交行政人事部汇总、核准。6.2需添置办公家具、办公自动化设备等非工程类物资的,填写《办公家具、设备申购单》,经部经理签字,交行政人事部汇总、核准,按《采购管理制度》规定交由总经理审核签字。6.3办公用品、非工程物资应由行政人事部统一按《行政采购制度》规定的程序及权限办理采购,特殊情况下才可由使用部门自行采购。6.4办公用品,
7、非工程类物资必须填写入库单,办理入库手续后,方可办理报销手续。6.5财务人员审核时应对照己收到的申购单和入库单,未经审批,擅自购买者不得报销。6.业务招待费报销规定2.1业务部门因工作之需招待客户的,须事先填制特批单,报部门经理批准,行政人事经理、总经理审核签字。7.2业务招待费在报销时须由部门经理、行政人事经理、总经理审核签字,在报销单后需附上特批单,特批单上应注明1.招待原因。2对方单位名称人员。财务人员审核报销时须对照已收到的特批单。7.3有关集团、总部发生的业务招待费应按特殊情况处理。3
8、.交通费报销规定按“交通费管理制度”有关规定进行报销。4.培训费报销规定员工参加有关于本职工作的进修需经部门、行政人事部同意并登记备案,所发生培训费用按公司制定的培训有关规定予以报销。5.电信费报销规定员工手机费根据公司“电信费管理制度”有关规定给予同月按额度报销一次,超出部分由员工自行承担。6.附则本制度经总经理室批准后生效。7.附表12.1《请款单》12.2《费用报销封面》12.3《特批单》上海万悦物业管理有限公司2007年5月歹方悅物业JVALUEPROPERTY特批情况处理反馈单特批单0
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