职场电子邮件礼仪详解

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时间:2019-09-29

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1、全版职场电子邮件礼仪步步详解现如今,可能已经找不到没有电子邮箱的网民了。特别是职业人士,还拥有使用公司域名的邮箱。职业人士的利用公司邮箱发送邮件与私人信件有着很大区别,存在着职场邮件礼仪方面的新问题。  据统计,如今互联网每天传送的电子邮件已达数百亿封,但有一半是垃圾邮件或不必要的。“在商务交往中要尊重一个人,首先就要懂得替他节省时间”,电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间,只把有价值的信息提供给需要的人。  写Email就能看出其人为人处世的态度。你作为发信人写每封Email的时候,要想到收信人会怎样看这封Email

2、,时刻站在对方立场考虑,将心比心。同时勿对别人之回答过度期望,当然更不应对别人之回答不屑一顾。  我为您整理出了史上最完整版本的职业电子邮件中礼仪问题,希望能给您的工作带来帮助!  关于主题  主题是接收者了解邮件的第一信息,因此要提纲挈领,使用有意义的主题行,这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。  1.一定不要空白标题,这是最失礼的  2.标题要简短,不宜冗长,不要让Outlook用…才能显示完你的标题  3.标题要能真反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题,如“王先生收”  4.一封信尽可能只针对一个

3、主题,不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整理  5.可适当用使用大写字母或特殊字符(如“*!”等)来突出标题,引起收件人注意,但应适度,特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。  6.回复对方邮件时,可以根据回复内容需要更改标题,不要RERE一大串。  关于称呼与问候  1.恰当地称呼收件者,拿捏尺度  邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌,也明确提醒某收件人,此邮件是面向他的,要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。  如果对方有职务,应按职务尊称对方,如“x经理”;如果不清楚职务,则应按通常的“x

4、先生”、“x小姐”称呼,但要把性别先搞清楚。  不熟悉的人不宜直接称呼英文名,对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的,不要逮谁都用个“Dearxxx”,显得很熟络。  2.Email开头结尾最好要有问候语  最简单的开头写一个“HI”,中文的写个”你好”;结尾常见的写个BestRegards,  中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。  俗话说得好,“礼多人不怪”,礼貌一些,总是好的,即便邮件中有些地方不妥,对方也能平静的看待。关于正文  1.Email正文要简明扼要,行文通顺  Email正文应简明扼要

5、的说清楚事情;如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍,然后单独写个文件作为附件  进行详细描述。  正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件,千万不要学唐僧。  2.注意Email的论述语气  根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰当的语气进行论述,以免引起对方不适。  尊重对方,请、谢谢之类的语句要经常出现。  电子邮件可轻易地转给他人,因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训!  3.E

6、mail正文多用1234之类的列表,以清晰明确。  如果事情复杂,最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长,没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。  4.一次邮件交待完整信息  最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚,说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件,这会让人很反感。  5.尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查  这是对别人的尊重,也是自己态度的体现。如果是英文Email,最好把拼写检查功能打开;如果是中文Email,注意拼音输入法带给你的弱智同音别字

7、。  在邮件发送之前,务必自己仔细阅读一遍,检查行文是否通顺,拼写是否有错误。6.合理提示重要信息  不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的,但过多的提示则会让人抓不住重点,影响阅度。  7.合理利用图片,表格等形式来辅助阐述  对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件,单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述,收件人一定会表扬你的体贴。  8.不要动不动使用:)之类的笑脸字符,在商务信函里面这样显得比较轻佻  BusinessEmail不是你的情书,所以:)之类

8、的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合,比如现在-:)  附件  1.如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件  2.附件文件应按有意义的名字命名,不可用外星人才看懂的文件名  3.正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时  4.附件数目不宜  超过4

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