职场电子邮件礼仪1

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1、职场电子邮件礼仪徐小玲为何要学习电子邮件礼仪？“在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间”•电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。写Email就能看出你为人处世的态度。•你作为发信人写每封Email的时候，要想到收信人会怎样看这封Email，时刻站在对方立场考虑，将心比心。同时勿对别人之回答过度期望，当然更不应对别人之回答不屑一顾。内容提纲•关于主题Subject•关于称呼与问候•关于正文•关于附件•语言的选择•结尾签名•回复技巧•要区分To和CC还有BCC•总结关于主题SUBJECT主

2、题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。标题的拟定原则1．一定不要空白标题，这是最失礼的2．标题要简短，不宜冗长，不要…才能显示完你的标题3.标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题4．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理5．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*!”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。6．回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题关于称呼与问候

3、1．恰当地称呼收件者，拿捏尺度•对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；•不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。•不熟悉或级别高于自己的人不宜直接称呼英文名；•称呼全名也是不礼貌的；•不要逮谁都用个“Dearxxx”，显得很熟络。2．Email开头结尾最好要有问候语•Hi，您好！•BestRegards，顺祝商祺，祝您工作顺利！•“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。关于正文1.Email正文要简明扼要，行文通顺2.注意Email的论述语气3.Emai

4、l正文多用1234之类的列表，以清晰明确。4.一次邮件交待完整信息5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查6.合理提示重要信息7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述8.不要动不动使用:)之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻关于附件1.2.附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时4.，数目较多时应打包压缩成一个文件5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用6.附件（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送

5、，语言的选择1.只在必要的时候才使用英文邮件•如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；•如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文；2.尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件•收到英文邮件，应用英文回复3.对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。4.选择便于阅度的字号和字体•中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana或Arial字型，•字号用五号或10号字即可。•最好不用背景信纸，特别对公务邮件。结尾签名1.签名信息不宜过多•包含：姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，一般不超过4行。2.不要只用一个签名档•对内、

6、对私、对熟悉的客户等群体应该简化签名。•设置多个签名档，灵活调用。3.签名档文字应选择与正文文字匹配•简体、繁体或英文，以免成出现乱码；•字号一般应选择比正文字体小一些。回复技巧1.及时回复Email紧急重要的邮件:2小时内优先级低的邮件一般不要超过24小时。及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能2.进行针对性回复3.回复不少于10个字4.不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不流畅,应采用电话沟通等其他方式5．要区分Reply和Re

7、plyAll（区分单独回复和回复全体）6.主动控制邮件的来往如你的邮件无需回复,应在结尾说明要区分TO和CC还有BCC（收件人、抄送人、暗送人）1．To的人:受理并响应邮件2．而CC的人:知会邮件事项,没义务回复,可以发表意见。3．而BCC是秘送:在To的人不知道的情况下,收到邮件的人。4．TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列,按职位等级从高到低或从低到高都可以5．只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源6、转发邮件要突出信息总结怎么样，经过这一系列的交流，大家对职场电子邮件中的礼仪应该有

8、初步的认识了吧！归结到底，两句话：