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时间:2019-05-31
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1、职场电子邮件礼仪徐小玲为何要学习电子邮件礼仪?“在商务交往中要尊重一个人,首先就要懂得替他节省时间”•电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间,只把有价值的信息提供给需要的人。写Email就能看出你为人处世的态度。•你作为发信人写每封Email的时候,要想到收信人会怎样看这封Email,时刻站在对方立场考虑,将心比心。同时勿对别人之回答过度期望,当然更不应对别人之回答不屑一顾。内容提纲•关于主题Subject•关于称呼与问候•关于正文•关于附件•语言的选择•结尾签名•回复技巧•要区分To和CC还有BCC•总结关于主题SUBJECT主
2、题是接收者了解邮件的第一信息,因此要提纲挈领,使用有意义的主题行,这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。标题的拟定原则1.一定不要空白标题,这是最失礼的2.标题要简短,不宜冗长,不要…才能显示完你的标题3.标题要能真反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题4.一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整理5.可适当用使用大写字母或特殊字符(如“*!”等)来突出标题,引起收件人注意,但应适度,特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。6.回复对方邮件时,可以根据回复内容需要更改标题关于称呼与问候
3、1.恰当地称呼收件者,拿捏尺度•对方有职务,应按职务尊称对方,如“x经理”;•不清楚职务,则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼,但要把性别先搞清楚。•不熟悉或级别高于自己的人不宜直接称呼英文名;•称呼全名也是不礼貌的;•不要逮谁都用个“Dearxxx”,显得很熟络。2.Email开头结尾最好要有问候语•Hi,您好!•BestRegards,顺祝商祺,祝您工作顺利!•“礼多人不怪”,礼貌一些,总是好的,即便邮件中有些地方不妥,对方也能平静的看待。关于正文1.Email正文要简明扼要,行文通顺2.注意Email的论述语气3.Emai
4、l正文多用1234之类的列表,以清晰明确。4.一次邮件交待完整信息5.尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查6.合理提示重要信息7.合理利用图片,表格等形式来辅助阐述8.不要动不动使用:)之类的笑脸字符,在商务信函里面这样显得比较轻佻关于附件1.2.附件文件应按有意义的名字命名,不可用外星人才看懂的文件名3.正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时4.,数目较多时应打包压缩成一个文件5.如果附件是特殊格式文件,因在正文中说明打开方式,以免影响使用6.附件(不宜超过2MB),应分割成几个小文件分别发送
5、,语言的选择1.只在必要的时候才使用英文邮件•如果收件人中有外籍人士,应该使用英文邮件交流;•如果收件人是其他国家和地区的华人,也应采用英文;2.尊重对方的习惯,不主动发起英文邮件•收到英文邮件,应用英文回复3.对于一些信息量丰富或重要的邮件,建议使用中文。4.选择便于阅度的字号和字体•中文老实点用宋体或新宋体,英文就用Verdana或Arial字型,•字号用五号或10号字即可。•最好不用背景信纸,特别对公务邮件。结尾签名1.签名信息不宜过多•包含:姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息,一般不超过4行。2.不要只用一个签名档•对内、
6、对私、对熟悉的客户等群体应该简化签名。•设置多个签名档,灵活调用。3.签名档文字应选择与正文文字匹配•简体、繁体或英文,以免成出现乱码;•字号一般应选择比正文字体小一些。回复技巧1.及时回复Email紧急重要的邮件:2小时内优先级低的邮件一般不要超过24小时。及时作出响应,哪怕只是确认一下收到了。如果你正在出差或休假,应该设定自动回复功能2.进行针对性回复3.回复不少于10个字4.不要就同一问题多次回复讨论,不要盖高楼同一问题的交流回复超过3次,这只能说明交流不流畅,应采用电话沟通等其他方式5.要区分Reply和Re
7、plyAll(区分单独回复和回复全体)6.主动控制邮件的来往如你的邮件无需回复,应在结尾说明要区分TO和CC还有BCC(收件人、抄送人、暗送人)1.To的人:受理并响应邮件2.而CC的人:知会邮件事项,没义务回复,可以发表意见。3.而BCC是秘送:在To的人不知道的情况下,收到邮件的人。4.TO,CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列,按职位等级从高到低或从低到高都可以5.只给需要信息的人发送邮件,不要占用他人的资源6、转发邮件要突出信息总结怎么样,经过这一系列的交流,大家对职场电子邮件中的礼仪应该有
8、初步的认识了吧!归结到底,两句话:
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