秘书学第四章秘书机构与职能

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1、第四章秘书机构与职能我的“秘书长”地委办公室信息科黄科长采写到了一篇较有价值的信息稿，经过一番修改、润色，费了不少功夫，然后兴冲冲地呈到地委秘书长的办公桌上，凭经验，他估计这一炮定能打响，并可获得当年全省党委系统的优秀信息奖。不料，秘书长看后批示：“此稿目前不宜发”。看到自己的工作成果作废，辛辛苦苦采写的稿子被“枪毙”，黄科长心里有股说不出的滋味。“这么好的题材！可惜了！”“不行，得想个办法。”黄科长拿定了主意，回到自己的办公室，又经过一番剪裁，将原稿换了个标题，内容和文字也略作改动，然后拿给地委办袁副主任签

2、发，居然顺利通过了。当然，他没有把真相告诉袁副主任。第二天，黄科长正在为稿件已发而高兴时，被通知到秘书长办公室，在那里他受到了严厉的批评。请你评价一下黄科长的做法，思考秘书机构对秘书的作用。2第一节秘书机构及其设置P29秘书机构设置的原则P30秘书机构的组织形式P32各级各类秘书机构P33第二节秘书机构的管理3第二节秘书机构的管理秘书机构的管理内容一、制度与程序管理二、环境管理三、人员管理4一、制度与程序管理1.制度管理制度一般指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。制定管理制度遵循的原则：可行，要能切合秘书

3、工作实际；具体，要便于操作和检查；稳定，以形成长效的管理机制。52.程序管理自然性程序：即按工作的自然程序处理事务。一般工作的自然性程序表现为：准备、计划、布置、执行、检查、总结、评比、表彰。指令性程序:是指领导对办理某项事务的具体指示和要求。法定性程序:即根据法律、法规所规定的程序办理事务。公文写作、文书处理、信访工作、保密工作、印信管理等秘书工作，都要严格按照相关的法定程序处理。技术性程序:有些依赖于技术支持的秘书实务，有一套技术操作的程序，必须遵循，如电话、传真、电脑的操作，电视电话会议的组织。经验性程

4、序:是指在长期的秘书工作实践中积累和创造的大量经验形成的符合本单位实际的工作程序。6（二）环境管理环境是指对组织机构及其成员能产生直接或间接影响的客观世界的一切事物。从组织管理学角度看，组织与环境相互依存、相互作用。环境可以促进组织的发展，也可以阻碍组织的发展，而组织又可以改造和创造环境。秘书环境就是在秘书机构及其人员从事秘书工作中对工作效率、行为倾向等产生影响的客观世界。秘书直接环境可以分为：物质环境管理精神环境管理物质环境管理精神环境管理7（三）人员管理秘书机构的人员管理属于人事管理的一个组成部分，其内容

5、比较丰富，包括：秘书的选拔、调配、任用、晋升、培训、岗位责任制、绩效考核与团队构建。秘书人员管理的重点内容：秘书的选拔与任用秘书的培训秘书岗位责任制8秘书的选拔与任用坚持德才兼备的原则。可参照国家公务员录用标准或人力资源部门制定的录用管理型人才的标准，以公开招聘方式选拔秘书。走职业化道路、择优录用。潘基文@9秘书的培训秘书的培训就是对秘书进行有目的、有计划的培养训练，以提高他们的政治素质和业务水平，使其知识结构和能力结构完善，以适应秘书工作科学化管理的需要。）职间培训10岗位责任制的建立岗位责任制是对秘书的职

6、责、任务、权限、完成任务的标准、履行职责的情况等做出的明确规定。11链接：某企业部分秘书岗位工作职责前台文员交换机电话转接。传真收发与登记。前台接待、登记。来宾引见、招待、接送。打卡监督与考勤汇总。请假及加班申报单的保管、汇总、造表。锁门、电梯管理、检查灯光和门窗。报刊函件收发及报刊的整理保管。12行政主管按合同实施物资采购和小型用品采购。员工午餐的具体安排。电话费缴纳。环境卫生管理。外来宾客的住宿安排。车辆年检、年审、保险、维修的具体办理及与管理部门联系。办理公司员工暂住证及与安委会联系。其他工作配合。13

7、链接:XX市XX区文印工作制度一、所有打印件，一律经办公室领导或秘书督办处（科）长签署后才能安排打印；打字员不得私自接受打印任务。二、原则上按来稿时间先后、缓急程度安排文印次序。急件优先并按时限完成；会议通知按急件安排。做到不积压、不延误。三、原则上谁起草的文稿谁负责校对，经校对人签名后才上机复印。四、做好保密工作。打字员不得将打印文稿的内容摘抄和外传；打印用过的纸张和试印废纸要定期销毁；打字员不得在打字室或文印间内接待亲友；与工作无关人员不得进入打字室、文印间内翻阅打印文稿；室内设备，未经批准，非本室工作人

8、员不得借用或上机操作使用。五、文印室工作人员要认真做好文印设备的日常维护和管理，节约使用和管理纸张、红头、文印耗材等。14链接：某企业部分秘书岗位工作职责办公室主任的岗位职责:协助领导研究政策，参与决策，协调领导之间、各职能部门之间、领导与下属之间的关系管理本组织秘书机构的工作，拟订工作计划，主持拟定秘书工作的各项制度并组织实施组织选拔、任用、培训、考核秘书主持秘书机构的内部工作办公室主任岗位工作职