秘书学第六章秘书职能环境

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1、第六章秘书职能环境“人创造了环境，同时环境也创造了人。”----马克思<<德意志意识形态>>近几年，医学界提出了“亚健康状态”的说法，这种状态影响最多的便是写字楼里的白领们，因为办公环境对他们健康的影响造成长期疲惫、劳损、记忆力下降。所以，相对“亚健康状态”，有一种说法也越来越流行：看一个老板是否真的对员工好，就看他给员工的办公环境怎样。所以如何使员工有一个舒适、健康、富有人性的工作环境，应该是所有企业主、设计师、办公家具及设备业所必须共同努力的重要责任脑力劳动者：新兴职业病人群此外，脑力劳动者的健康也因职业特点而受到威胁，脑力劳动者成为职业病的新人群

2、。先是视力模糊、失眠、嗜睡或易醒，然后开始出现内分泌紊乱、感冒、颈肩腕综合症等问题，原本正常的血压、血管都有些“失灵”的征兆，这些都是公司白领、媒体工作人员、科研人员等脑力劳动者所要注意的而长期精神紧张更容易导致整个肌体的免疫功能下降，使得上述劳动者患高血压、冠心病等心脑血管疾病的几率几乎高出一般轻体力劳动人群两倍。而且，这类人群的发病年龄也已提前到了40岁。秘书工作环境的涵义和特点环境是指对工作绩效起着潜在影响的外部力量。秘书工作环境是指直接或间接影响秘书工作效率的各种潜在外部力量的总和。秘书工作环境特点：1.复杂和多样性2.差异性3.变异性第一节营

3、造优美的工作环境实践证明，优美工作环境可以激发人们愉快、高昂的情绪，使其专心致志投入工作，还利于消除紧张和疲劳。一、微观环境又叫办公室环境，是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自然环境1、办公室的空间环境，系指房屋建筑与分配，办公空间的大小，家具的布置；2、办公室的视觉环境，它包括色彩，光线；3、办公室的听觉环境，指办公室所处的有益或无益声音；4、办公室的空气环境，指由生理空气因素（湿度，温度，空气流通与净化）造成的办公室的整个气氛；5、办公室的健康与安全环境。二、办公室环境的管理原则1.方便2.舒适整洁3.和谐统一即办公桌椅，文件柜，办公自动化设备

4、等的大小，格式，颜色等协调统一4.安全三、工作场所布置，按照开放程度划分有3种类型：1、敞开式集中一间大办公室，按工作流程，以工作台为中心进行排列。特点：在这种办公室里没有私人空间。工作人员的地位更多地是由分配给他们任务，而不是由他们的位置来确定，比如高级的行政人员可以有不同颜色或不同形状办公桌，没其他标志优点：（1）建筑成本低空间利用率大于常规的一排排格子式的设计中的可用面积（2）易于沟通，便于交流。（3）易受上司监督（4）容易集中化服务及共享办公设备缺点：（1）缺乏单独办公机会（2）不容易集中精力，员工易受电话、人们来回走动等干扰（3）很难进行机密

5、性工作（4）噪音太大2、半封闭式在敞开式的办公室内，用组合家具或其他材料，将分工不同秘书部门小单位和人员隔开，形成以工作台为中心的若干“工作单元”。除敞开式优点外，还可减少相互间干扰缺点：经费开支较多，不便于管理和监控3、封闭式传统办公室优点：（1）比较安全、便于锁门（2）可以保证工作的秘密性（3）易于员工集中注意力缺点：（1）、建筑成本高，隔墙、门、走廊等占用空间（2）、难以监督员工活动（3）、难以进行沟通特殊部门的要求：（1）接待中心该中心是公司机关和外界接触的媒介，故布置应井然有序。其设计要点是：远离公司机关主要部门，以免访客的干扰；放置公司简报

6、或其它阅读资料的地方，应光线充足以利阅读。(虎边)⑵计算机中心其布置要点：注意适当的湿度和温度，相对湿度为40℅—60%之间，温度在18℃—20℃之间。四、办公室内布置的原则是：⑴办公桌的排列应按照直线对称的原则和工作程序的顺序，其线路以最接近直线为佳防止逆流与交叉现象(办公桌右方不可放旗子忌座背门忌座后有窗)同室工作人员应朝同一个方向办公，不可面面相对　　⑵各座位间通道要适宜⑶领导者应位于后方，以便监督，同时不因领导者接洽工作转移和分散工作人员的视线和精力。　　⑷光线应来自左方，以保护视力。　　⑸常用设备应放在使用者近处。　　⑹电话最

7、好是5平方米空间范围一部，以免接电话离座位太远，分散精力，影响效率。国外流行的家居办公环境案例：某公司准备在上海开办一所销售分公司，租用了某写字楼一层的大厅，其中，大门左边用做产品展厅，大门右边作为销售分公司办公区，包括正副经理办公区、接待区、销售部、财务部，该销售分公司的负责人将整个一层大厅全部设计为当今流行的全开放式办公室或半开放式办公室，用站立并能够移动的间隔物来分隔，没有门，所有人的工作都能清楚可见。Google总部Googleplex位于美国加州山景城，图为员工使用滑板车往来于不同的工作场所桌上的各类小玩意和熔岩灯向我们展示了Google宽松

8、的工作环境桌上的各类小玩意和熔岩灯向我们展示了Google宽松的工作环境两名员工坐在灵感涂鸦板