秘书学教案第三章 秘书职能环境(3)

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1、秘书学教案：第三章秘书职能环境第三章秘书职能环境环境是人类赖以生存和发展的基本条件。人类的全部活动都是在一定的环境条件下进行的。职能环境是职能活动的基础。正确认识秘书职能环境要素，增强环境意识，有效地调适环境，对提高秘书工作效率和效益是十分重要的。第一节秘书职能环境要素环境是一个系统的、开放的概念。秘书工作的职能环境具有开放的系统的层次性，各层次环境由多种相互联系的要素组成。一、秘书职能环境层次结构秘书职能环境可以分为三个层次，即秘书机构的内部环境、秘书所在组织的内部环境、秘书所在组织的外部环境。三个层次的环境相互联系，对秘书工作都有着重要的影响。1.秘书机

2、构内部环境（1）秘书机构内部环境的含义秘书机构的人员构成、管理制度、分工协作状况、人际关系，和秘书部门负责人的影响力，秘书部门内部的团队精神、凝聚力，以及秘书的办公设备和办公条件等要素，构成了秘书机构的内部环境。（2）形成良好秘书机构内部环境氛的要求一是要有一位作风正派，知识、能力全面，经验丰富，具有良好的指挥和协调能力的秘书部门负责人。第31页共31页秘书学教案：第三章秘书职能环境二是要有健全的工作制度。有了健全的工作制度，秘书工作行为才有了规范的依据；评价秘书工作才能、工作表现和成绩才有统一的标准；才能确保秘书工作有序地进行。三是要建立科学合理的分工配合

3、体系，形成高效的工作流程。有合理的分工，才能各负其责；有紧密的配合，才能在各项工作实务中形成整体合力。四是要形成灵敏的信息综合机制。秘书机构是组织信息流动的枢纽，但发挥信息枢纽作用的是秘书机构整体，而不可能仅由个别秘书承担。五是要形成和谐的人际关系。工作人员、秘书与秘书部门负责人之间，相互关心，相互体谅、相互支持，不断地加强向心力和凝聚力。六是要具备一定的办公设备环境。创造条件建设办公自动化系统，以科学的手段提高秘书机构工作效率。2.组织内部环境秘书所在组织内部环境，是指秘书所在组织内部一切影响秘书、秘书机构工作的各种条件和因素的总和。有以下五个要素：一是组

4、织的结构要素，如组织目标、组织机构、人员配备、权力分配、责权关系、工作制度等。组织的结构要素决定秘书及秘书部门在组织内部的交往关系，沟通对象及网络构建、服务对象及各种关系。二是组织动态运行要素。组织是一个功能活动体，组织运转效率，运转节奏，整体协调状态等，对秘书工作效率、节奏和与各相关方面的配合程度，均有着极为密切的影响。第31页共31页秘书学教案：第三章秘书职能环境三是组织的生态发展要素。组织是一个有机生长体。组织适应环境的程度，适应反应的能力、合理配置各种资源的能力、开拓进取的创新能力、维持组织正常运转的凝聚力等；对秘书工作的内容、业务要求及运转状态和发

5、展均有着紧密的联系。四是组织心态观念方面的要素。组织是一个心理意识体系。组织成员对组织目标的共识程度，对权、责观念的认识，对组织整体利益和组织规范的理解与认同，感情的交流与思想的沟通所形成的团体意识等，不仅对秘书的心理和精神产生极大的影响，而且对秘书的工作行为产生极为重要的影响。五是组织的物质环境要素。物质是组织存在的载体，组织的资金、物财、设备等，与秘书工作的办公场所、设备工具、办公经费等，都是紧密联系的。在组织的物质要素较好的情况下，秘书工作就能得到良好的物质方面的支持，否则，会给秘书工作带来某些困难。3.组织外部环境组织外部环境，是一个开放的具有层次性

6、的庞大的系统。它既有宏观的国际国内政治、经济、科技、文化环境，又有各组织的行业系统环境、地区环境、市场环境、协作与竞争环境、社区环境等。这些均属组织外部环境的范畴。①政治环境因素：主要是指国家政治制度，政治体制，政治目标、第31页共31页秘书学教案：第三章秘书职能环境方针、政策、法律、法规等，它反映了国家的政治意志和人民的政治权利，它决定着组织和领导行为的政治方向。无论是政治组织还是其他社会组织中的秘书工作，都必须适应政治环境，准确把握政治方向，在办文办会办事及辅助决策的实践中，必须遵循国家方针、政策、法律、法规。在此方面的任何疏漏或失误，都可能带来重大损失

7、。②经济环境：是指国家和地区经济发展的条件和水平，以及市场状况、资源配置状况、经济运行机制、经济发展规划、经济政策、产业结构、基础设施等。经济环境不仅影响秘书所在组织的生存与发展，还影响到秘书工作的物质基础，从而影响到秘书工作的具体内容。只有正确地认识组织所处的经济环境，以及特定经济环境对组织生存发展的影响，秘书和秘书部门才能有效地为领导提供全面周密的综合服务。③科技环境：是指与组织生存发展相关的科学技术、工艺设备、产品、材料、管理等方面的成果、水平、发展速度，以及相关科学理论研究成果，并且是否能转为实用技术等等。科技环境对组织运转科学化的程度有着紧密的联系

8、，对秘书工作的内容、手段和方式也有着密切的关联。④文