浅析秘书职能中的说话艺术、秘书学论文.doc

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1、浅析秘书职能中的说话艺术【摘要】随着社会的发展，秘书部门逐步成为公司及企业内部取得良好沟通的重要枢纽，这就要求秘书不仅要能干、能写，而且还要能说，会说。从某种意义上说，一名合格的秘书就应该具备“全才”的本事。文章将简单分析一下作为秘书应该掌握的说话艺术一一怎么说、说什么，以及秘书与人说话应遵循的基本原则，从而翔•造一个要说话、善说话的当代秘书形象。【关键词】秘书职能说话艺术一、秘书职能中说话艺术的内涵随着改革开放的深入和市场经济的发展,传统的“讷言慎行”观念受到挑战，“善言敏行”的意识逐渐在人们头脑屮形成。尤其在秘书工作屮，秘书人员要与组织内外、上下、左

2、右的人员互相传递信息、交流思想、协调关系，没有i定的说话能力、不掌握一定的说话艺术显然是不行的。鉴此，文章认为秘书职能屮的说话艺术内涵应该包括如下两个方而：(%1)要说话。要说话即要求秘书在FI常的工作屮要有主观意识和责任意识。作为现代一名合格的秘书，就必须要具备屈于自己的独特思维，拥有己的主观意识，避免在工作形成思想的依赖性，主观的完全服从性。为此，秘书在充分发挥秘书参谋辅助效能的时候，在维护公司整体利益及上司个人利益Z下，要结合自己的思维努力的做到要说话！(-)善说话。善说话即耍求秘书人员在与人交流沟通的时候能够熟练的掌握说话的时机、说话的地点、说话

3、的内容、说话的语言等涉及说话效能的重要因素。比如说，秘书向领导汇报工作，必须懂得汇报性语言的客观性、时效性、概括性特点，还要掌握各种准确数据，准备好汇报内容,抓住有利时机用得体的表达方式机动灵活地汇报，这样才能取得最佳效果。二、秘书职能中说话艺术的重要性良好的语言表达能力是秘书人员顺利完成秘书工作的前提和保证。血卓越的说话艺术，不仅能让秘书的职业生涯加倍轻松，更能让秘书在工作屮取得事半功倍的效果。(-)实现人生价值O在H常的秘书工作屮，秘书只有充分发挥主观能动性,积极参与到公司大大小小的事务屮去，才能够拓宽自己的行业知识，增加己的语言知识底蕴。也只有具备

4、完善的行业知识，才能够让白己拥有对公司局部及整体利益的个人看法，才能够给自己创造更多的说话机会，才能够在说话的过程屮充分实现自己在公司111的人生价值。（二）维护领导形象。金无足赤，人无完人。领导作为公司这艘大船的舵手,难免会在航行的过程小突遇迷雾，从血使Z失去航行的方向感。此时，若作为领导近身综合性参谋助手的秘书能够给予领导及时的提醒与帮助，或许就可以帮助领导拨正公司运行的方向，为领导最大程度的降低因决策的失误而造成个人形象的损失。作为秘书，工作实践屮，我们还要注意严守领导的秘密，无论是公司秘密还是私人秘密，都不能去探听，更不可乱加揣测、肆意传播，这样

5、不仅会损害领导的形彖，我们也可能会因此丢了饭碗。不仅仅如此，我们还要学会做“坏人”，让领导当“好人”，力求在关键时刻可以帮助经理做出正确的决策。（三）提高工作效能。在工作的过程屮，秘书说话时间的恰半与否，说话地点的合适与否，说话语言的得体与否直接关系到问题解决的及时与否。因此，秘书只有熟练掌握说话的艺术，才能够在最短的吋间内实现工作的最人效能。!1!）保障公司利益。从某种程度上讲，在公司利益而前，秘书的说话艺术显得尤为的重要。而对公司的客户或者对手，秘书只有充分发挥说话艺术的魅力,才能够在对外的交流谈判屮事先占据主动，最人程度的为公司争取更多的利益。而对

6、公司的领导与同事，秘书只有熟练运用说话的技巧，才能在与领导沟通的过程小实现既可以维护领导的个人形象又可以保障公司的整体利益，才能够在与同事的交流协作屮充分调动系统要素的主动性与积极性，达到系统H标优化的最人性。三、秘书如何具体践行职能中的说话艺术秘书职能屮的说话并不像有人想的那样简单，它是一门科学,有其规律和要求;它也是一门艺术，不仅要把话说明白，还要说得巧妙。为了把话说得屮肯动听、巧妙婉转，秘书应当注意以下三个原则：（-）立诚原则。“立诚”屮的“诚”，可以理解为“诚心诚意，诚情诚感”。要求秘书说话的内容要真实，态度要诚恳，不虚情假意，则能叫人信服。“诚

7、”是“信”的前提，而“信”则是“诚”的心理保证，唯有“诚”才能“信”O说话的魅力不在于说得多么流畅，多么滔滔不绝，而在于是否善于表达真诚，半用语得体，表达真诚时，就会赢得对方的信任，建立起人际信赖关系。（二）切境原则。切境的“境”，是指具体的语境。语境i般定义为语言符号（包括口头的和书面的）在表达思想时特定的背景因素、时空条件。这要求秘书在交流沟通的过程屮，在结合自己的主观想法的同时，还耍时刻考虑语言交际的时间、地点、场合、对象等客观因素。要求秘书在发挥说话艺术魅力的时候，要以语境为基础，说话艺术屮的任何一种方法、技巧的使用，都要以切境为前提。从某种程度

8、上说，说话艺术的切境与否直接关系到秘书说话的“好”与“不好”。因为刚刚接触工作，