浅析秘书职能中的说话艺术

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1、浅析秘书职能中的说话艺术浅析秘书职能中的说话艺术【摘要】随着社会的发展，秘书部门逐步成为公司及企业内部取得良好沟通的重要枢纽，这就要求秘书不仅要能干、能写，而且还要能说，会说。从某种意义上说，一名合格的秘书就应该具备“全才”的本事。文章将简单分析一下作为秘书应该掌握的说话艺术——怎么说、说什么，以及秘书与人说话应遵循的基本原则，从而塑造一个要说话、善说话的当代秘书形象。【关键词】秘书职能说话艺术Analysisofthesecretarialfunctionsintheartofspeaking[Abstract]Withthedevelopme

2、ntofsociety,theSecretarydepartmenthasgraduallybecomeanimportanthubforthecompanyandwithintheenterprisetoachievegoodcommunication,whichrequirestheSecretarymustnotonlycompetent,beabletowrite,butalsocanspeakandspeakwell.Inasense,aqualifiedsecretaryshouldhavetheabilityofthe"renais

3、sance".Thearticlewillbesimpletoanalyzeasasecretarytomastertheartofspeaking-howtosay,saywhat,aswellasbasicprinciplesbeingfollowedsecretarycommunicatewithothers,inordertobuildacontemporarysecretaryimagethatwouldspeakandspeakwell.[Keywords]Secretaryfunctionstheartofspeaking顶岗实习期

4、间，我在苏州月裳嫁衣婚纱礼服有限公司从事外贸业务员的工作，该公司是集婚纱的设计、生产、销售为一体的民营企业，公司不大，所以我在做外贸的同时，还担任我们公司经理的助手一职，除了负责跟单处理（包括与客户沟通，与生产部协调保证订单及时完成，以及定期向经理汇报公司的婚纱销售情况）以外，还要负责拟写公司发展计划、总结以及电子商务营销状况分析。因此，在工作的过程中，我遇到了诸种沟通方面的问题，从中也得了很多启示与收获。鉴此，文章将紧密结合我的外贸业务员的工作经历，简单谈谈关于沟通方面的问题，与大家共同分享说话的艺术。一、秘书职能中说话艺术的内涵随着改革开放的

5、深入和市场经济的发展,传统的“讷言慎行”观念受到挑战,“善言敏行”第5页共55页浅析秘书职能中的说话艺术的意识逐渐在人们头脑中形成。尤其在秘书工作中,秘书人员要与组织内外、上下、左右的人员互相传递信息、交流思想、协调关系,没有一定的说话能力、不掌握一定的说话艺术显然是不行的。鉴此，文章认为秘书职能中的说话艺术内涵应该包括如下两个方面：（一）要说话。要说话即要求秘书在日常的工作中要有主观意识和责任意识。作为现代一名合格的秘书，就必须要具备属于自己的独特思维，拥有自己的主观意识，避免在工作形成思想的依赖性，主观的完全服从性。为此，秘书在充分发挥秘书参

6、谋辅助效能的时候，在维护公司整体利益及上司个人利益之下，要结合自己的思维努力的做到要说话！（二）善说话。善说话即要求秘书人员在与人交流沟通的时候能够熟练的掌握说话的时机、说话的地点、说话的内容、说话的语言等涉及说话效能的重要因素。比如说，秘书向领导汇报工作,必须懂得汇报性语言的客观性、时效性、概括性特点,还要掌握各种准确数据,准备好汇报内容,抓住有利时机用得体的表达方式机动灵活地汇报,这样才能取得最佳效果。二、秘书职能中说话艺术的重要性良好的语言表达能力是秘书人员顺利完成秘书工作的前提和保证。而卓越的说话艺术，不仅能让秘书的职业生涯加倍轻松,更能

7、让秘书在工作中取得事半功倍的效果。（一）实现人生价值。在日常的秘书工作中，秘书只有充分发挥主观能动性，积极参与到公司大大小小的事务中去，才能够拓宽自己的行业知识，增加自己的语言知识底蕴。也只有具备完善的行业知识，才能够让自己拥有对公司局部及整体利益的个人看法，才能够给自己创造更多的说话机会，才能够在说话的过程中充分实现自己在公司中的人生价值。（二）维护领导形象。金无足赤，人无完人。领导作为公司这艘大船的舵手，难免会在航行的过程中突遇迷雾，从而使之失去航行的方向感。此时，若作为领导近身综合性参谋助手的秘书能够给予领导及时的提醒与帮助，或许就可以帮助

8、领导拨正公司运行的方向，为领导最大程度的降低因决策的失误而造成个人形象的损失。作为秘书，工作实践中，我们还要注意严守领导的秘密，无论是公