例会管理制度草案

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1、杭州临安精欣化工有限公司管理文件例会管理制度（试行草案）一、目的为培养公司各部门负责人、业务骨干，提高其业务和管理水平，提高团队的沟通、评估、计划和执行力，更好地布置、安排和开展公司各项工作，特制订本制度。二、范围适用于公司周例会、月例会的的管理。三、职责1、总经理负责周例会、月例会的主持工作。2、HR部负责周例会、月例会的具体实施、计划安排、会议记录和例会布置工作的跟踪、检查。3、各部门负责人、业务骨干参加周和月例会，落实例会布置安排的工作，并进行反馈。四、内容与要求（一）、例会时间与参加人员名称时间主持人参加人员周例会星期一上午11：00-11:30总经理各部门负责人、业务骨干月例会每

2、月初的第一个星期六下午15:00-16:30总经理各部门负责人、业务骨干（二）、周例会议程1、HR经理对上周例会形成的会议决议的执行情况进行通报。2、各与会人员对本部门上周工作进行简要总结，通报本周工作计划。上周工作总结要求：简要回顾上周工作，对上周重要工作作出简要评估分析。本周工作计划要求：对本周将要开展的工作做出计划和安排，对于本周的重要工作要确定目标（具体明确、可衡量、有期限）。3、总经理对上周各部门工作进行简要评估，提出本周工作要求，明确工作内容和相关责任人。如果公司有新政策，总经理对新政策进行说明。周例会的主要内容以汇报、讨论和评估具体工作为主。（三）、月例会议程1、HR经理对上

3、月例会形成的会议决议的执行情况进行通报。2、各与会人员对本部门上月工作进行总结、通报本月工作计划。上月工作总结要求：第3页共3页杭州临安精欣化工有限公司管理文件（1）、对照月计划目标，逐条总结完成情况，总结中应说明工作重点，达到的效果以及工作经验和教训；（2）、对存在的问题作出简要说明与分析，分析对目标实现产生的重要影响的问题，及导致该问题的关键因素；（3）、对没完成的工作和存在的问题，找出原因，并提出进一步解决方案。本月工作计划要求：（1）、要逐条列出本月本部门各项工作计划，重要工作要有具体明确和量化的目标，对不可量化的目标要尽可能细化；（2）、要明确各项工作预计完成的时间，本月的工作目

4、标是否要上级或其他部门配合等内容。3、主要问题改善：与会人员提出本部门、跨部门或公司在管理中存在的主要问题，针对存在的问题进行沟通研讨，制定解决方案。4、总经理总结上月公司运营情况，对各部门上月工作进行评估，提出本月要求，明确工作内容与相关责任人。如果公司有新政策，总经理对新政策进行说明。月例会的主要内容以评估，以及提出、分析、讨论和解决问题为主。（四）、会议要求1、周例会和月例会按照既定的时间定期召开，要求与会人员提前安排好各自工作，提前准备好发言提纲；如遇特殊情况，例会取消或时间调整，HR经理应至少提前一天通知与会人员。会议一般不得缺席，特殊情况不能参加会议的要提前向总经理请假。周和月

5、的工作总结和计划，应在会前填写在ERP《工作计划和总结》上，会后及时更新调整。2、严格遵守与会时间，与会人员根据例会规定的时间提前2分钟到达会议室；会议期间，与会人员将随身携带的手机调至振动或静音模式，接听重要电话或有急事须离开会议室，要征得会议主持人的同意。3、与会人员发言要按照一定的顺序；发言资料事先要有摘要，发言内容与议题有关，语言要简明扼要，抓住要点、重点突出；发言时不可攻击或批评他人。控制好发言时间，周例会时间每人控制在3—5分钟；月例会时间每人控制在5—7分钟。发言人发言时，其他人要认真倾听，不要随便打断他人的发言。4、与会人员提出问题的同时，也要能提出解决问题的方法，内容尽可

6、能要以数据辅助说明。5、HR经理协助会议主持人做好会议的控制工作，发言人发言时间超时，HR经理要提醒；发言人偏离主题或发言人情绪不稳定时，主持人或HR经理应以亲切幽默的方式予以引导。6、会议记录：会议结束后，会议记录人对《会议记要》进行整理后，送总经理审核。周例会《会议纪要》当天下午下班前发给与会人员；月例会《会议纪要》下周一上班前发给与会人员。《会议纪要》一般以邮件的方式发给与会人员，必要时辅以复印件方式。HR第3页共3页杭州临安精欣化工有限公司管理文件经理对会议形成的决议进行跟踪检查。五、相关记录《会议记要》，ERP《工作计划和总结》。第3页共3页