外贸函电与单证课件

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1、外贸函电与单证BusinessEnglishCorrespondenceandDocuments主要内容：商业书信的撰写、英文合同的签定、如何拟电报、发传真以及单证的缮制一、外贸书信二、外贸电报、电传三、外贸合同四、外贸单证一、商业书信现代通讯方式中，书信仍然是最传统最常见的信息交换方式之一，要写好商业信函，应掌握三个“C”字，即：Clearness（清楚）、Conciseness（简洁）、Courtesy（礼貌）1、英文商业书信各组成部分及其写法2、商业书信的格式3、信封的写法4、各种商业书信实例从结构上看，英文

2、商业书信一般都可以分为十一个部分信头（TheHeading）：发信人的地址和发信日期封内地址（TheInsideAddress）：收信人的名称和地址称呼(TheSalutation)事由（TheSubjectHeadingorCaption）开头语（TheOpeningSentence）信的正文(TheBodyoftheLetter)结束语(TheClosingSentence)结尾客套语(TheComplimentaryClose)签名(Signature)附件(TheEnclosure)再启(ThePostscr

3、ipt)书信的各部分的写法1、信头（TheHeading）包括发信人的行名、地址、电报挂号、电传、电话号码、编号，还有发信日期等，一般为印就的公文纸，并无绝对固定的格式。其中日期的写法常见的有四种：April11,1999Oct.15th,198612Nov.,200012ndDec.,2001错误的写法：4/11/1999May25,982、封内地址（TheInsideaddress）：收信人的名称和地址，与信封地址相同，其目的是方便工作，便于归档与查阅。英文信函的地址一般包括以下四个部分行名门牌号码和街（路）名城

4、市州（省）名及邮政编码（Postcode）国名3、称呼(TheSalutation)常用的称呼有：DearSirs，Gentlemen（美国）DearMadamorSirDearMr.Graystone称呼后面一般用逗号，来自美国、加拿大的信也常用冒号4、事由或标题（TheSubjectHeadingorCaption）如：ElectricFan或Re:ElectricFan5、开头语（TheOpeningSentence）客套语/来信已收到/自我介绍/扼要说明写信的内容一般要简明扼要，自成一段6、信的正文

5、(TheBodyoftheLetter)信的主体，阐述发信人的意见和内容7、结束语(TheClosingSentence)一般用来提出对收信人的要求，如，希望回信，定货，或做必要的声明。8、结尾客套语(TheComplimentaryClose)在英国一般多用Yoursfaithfully，类似于“某某人谨上”而美国多用Yourstruly，/Yourssincerely，/Sincerelyyours，Yourstruly，用于和人交往，如用于律师、大夫、客户、银行家Yourssincerely，是非正式用语，

6、用于熟人之间或用以表示随便和亲近9、签名(Signature)10、附件(TheEnclosure)11、再启(ThePostscript)郑重的函件一般不用。此外如果函件要抄送其他单位，同时使对方知道已抄送其他单位，可在信最后的左下角注明“CCto----”或“CC----”意为“CarbonCopy”英文书信的格式分三种：缩行式、平头式、混合式缩行式、H.G.WilkinsonCompanyLimited245LombartStreetLagos,NigeriaOurRef.No.FEC/JK-112You

7、rRef.No.___________Date:March11,1998TheChinaNationalLightIndustrialProductsImport&ExportCorporation,DalianBranch,110StalinRoad,Dalian,ChianDearSirs,Re:ElectricFanWeareoneoftheleadingimportersofelectricgoodsinthiscityandshallbepleasedtoestablishbusinessrelations

8、withyourcorporation.Atpresentweareinterestedinyourelectricfan,detailsasperourEnquiryNoteNo.1234attached,andshallbegladtoreceiveyourlowestquotationassoonaspossible.Wewouldlik