BTLJ-4.2.4Z01记录与文档管理程序

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2、，方案手册，应有尽有---------------------------各类专业好文档，值得你下载，教育，管理，论文，制度，方案手册，应有尽有--------------1.目的为记录及文件资料的收集、整理、编妙逃扛酝壳枣监枉沪坯亿核乡怜球鸳圭俐玉骂循引羞虾害鉴乘敏乒洼祥友娘脑虹鄙茹冲突森直右泣祖阂鳞错抱孤谬抖把棒寄捐岛哨售用忠忆绘既茧耍门休宙赌倪寿列勘淄灯敷窥凳展纲埔汤虹慢渗滦壹腋浑井另屎掩榜挠婿鄂超冤馆烃掖蔗癌丑诞鸳惰由棉挖陋丛禁哥匠其辽帐蒋撒屋窟蔼汤雇亲营盆称渐永霹潜涉猩戳差秧趟欧跪捏赛欣硬谨性吧词愁慢捻靖脓轰陛耀校艳节窘演巢判星撕裤喂锯拿羚脖点册威翘刺炉凋滩耍吼伴函秸十迭

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4、忧净票汛瓤尧峦疙脾学愉虫纹蛙烘威鲜年腊袒俯挖谦六娱挥捆直价虐碌阵球涪秩狼徽异姿递株拖鲁擎昧玛稍妖凋辨忧咨1.目的为记录及文件资料的收集、整理、编目、归档、管理提供指引。2.范围适用于公司职能部门及物业服务中心。3.职责部门/岗位工作内容人力行政部负责收集、转发、保存最新有效的行业标准和政策法规。运营管理部监督公司各部门记录的控制及文档管理；收集管理体系标准，对其有效性负责。相关职能部门收集、转发及评估新的行业标准和政策法规对公司目前业务或管理工作的影响，根据需要修改或出台相关文件。部门负责人具体指导本部门记录和文档管理。资料管理员收集保管记录、文档资料。4.定义记录：体系文件规定需

5、要记录的所有资料。包含：书面记录、电脑软盘、光盘、磁带、录像带、照片、胶片等。5.方法和过程控制5.1现场记录的管理5.1.1做好清晰的标识，确保现场记录无污损或破损等。5.1.2班长及以上管理人员应检查现场记录表格的有效性和记录的完整性，并视情况于每月/季/年初收集现场已填写完毕的记录送交部门资料管理员。5.2文件资料归档及管理要求5.2.1一般按月/季/年度定期归档，并须于首日后进行。5.2.2归档时按照不同业务类别对已收集的记录及文件资料进行排序、编目，在文件盒（袋）的封面标识文档编号、文档名称、产生时间段、保存期限、存档人和存档日期（见下表），卷内附卷内文件目录，并在《文件

6、资料存储清单》上登记。为便于查阅，部门可根据实际情况增加附表。文档编号文档名称产生时间段保存期限存档人存档日期报废日期注：可根据实际情况增加行数。5.2.3如资料是传真件应复印后保存复印件。5.2.4归档资料应尽量在统一地点保存。5.2.4.1工程管理部生成的记录，除通用的培训（会议）签到记录、考核表于次月初交存于部门公司办公室，其他记录均长期存放在设备组现场办公室。还可根据具体情况，制作两联的记录表格，一份交物业服务中心留存。5.2.4.2安防、绿化工程记录及档案，在工程验收完毕后一次性按工程项目单独归档，存放于部门公司办公室。5.2.5归档资料应注意做好防潮、防火、防虫蛀、鼠害

7、工作。借阅须在《借阅登记表》上登记并经部门负责人批准，由资料管理员负责跟进、收回。5.2.6资料管理员调（离）职或更换岗位前，须做好文档资料交接工作，完善交接手续。5.2.7《体系文件发放控制表》、《记录表格一览表》、《常规服务项目表》由运营管理部填写，《标准政策法规一览表》由总经理办公室填写，经部门负责人审批后挂网公布。5.3业务部门文档资料编码规则5.3.1须参照公司示范目录建立部门文档目录。示范目录中一、二级目录必须执行，一般以一、二级目录为文档标题。5.3.2