行政文档管理程序

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1、行政档案管理程序1目的为加强公司的行政档案管理，维护行政档案的连续、完整、安全，更好的为各项工作服务，特制定本制度。2适用范围本程序作为公司《档案管理程序》的补充和细化，适用于公司行政管理类文档，包括：（1）公司各部门在处理日常工作中形成的各种文件资料、知识积累及工作成果；（2）各部门的管理制度、办法、各类请示报告；（3）集团或政府有关部门下发的规定、决定、条例、通知等文件资料;（4）与外单位的协议、合同；（5）离职人员移交文件资料等。电子版须刻盘保存。3职责3.1人事行政部档案管理员负责行政档案归档及保管工作。3・2各部门设档案管理员，负责本部门行政的日常管理和归档工作。3.2.1档案管理

2、员负责木部门文档的形成，收集及立卷归档。3.2.2档案管理员对到期档案资料提出相应整改意见（文书的续存或销毁、合同的续签或销毁等），并报人事行政部，履行审批手续，进行整改。4程序4.1行政文档的形成与归档4.1.1公司各部门在各项管理和工作中形成的文件资料，在第二年四月底前由本部门的兼职档案管理员收集、整理，各部门负责人审核后，交公司人事行政部归档。归档文件必须为原件。4.1.2各部门档案管理员负责编制本单位《卷内文件目录》、《卷内图纸目录》等档案检索工具。4.1.3人事行政部进行分卷归档，按照时间——部门分类设置二级及二级以下科目。行政档案管理程序4・2行政档案的借阅3.2.1人事行政部档

3、案管理员负责建立档案借阅制度，档案的接收、移出、外借必须履行登记手续；借出档案须在规定的时间内归还。a）木单位所有工作人员都有借阅档案的权利和保护档案的义务。b）本单位人员查阅档案时，须填写《文件借阅审批登记表》，经所在部门负责人批准后方可借阅，所借档案须按期归还。c）借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理员和借阅者当面核对清楚。d）档案如有丢失，损坏或泄密，要立即追究当事者责任。c）调离本单位的工作人员，须清理移交档案文件后方可办理调离手续。4.2.2行政档案的保管期限划分为永久、长期（5-10年）、短期（5年以下）。4.2.3行政档案的密级分为绝密、机密、秘密、内部四种。4.2.4

4、档案管理员定期对合同、证、照等档案资料的有效期进行核验，督促相关责任人对到期档案进行续签、复审等。4.3档案的销毁4.3.4对到期档案，档案管理员应列出须销毁档案的清单并填写《文件销毁审批表》，履行审批手续后方可销毁。销毁清单及审批表由人事行政部档案管理员妥善保存。4.4.2销毁档案时要严格执行保密规定，若销毁档案过程中出现泄密或对本单位造成损失，将根据公司有关规定进行处理。附件：a）《档案分类及保管期限表》b）《卷内文件目录》c）《卷内图纸目录》d）《行政档案检索编码说明》5相关文件a）《文件借阅审批登记表》QWR4.2.3-1-4-1b）《文件销毁中请表》QWR4.2.3-1-4-2