记录管理程序

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1、博山二泵水泵厂---------------质量管理体系文件编号：EB/CX4.2.4-02程序文件版号：B/0标题：记录管理程序生效日期：2010年10月1日记录管理程序1目的对记录进行控制和管理，以证实一体化管理体系的符合性、有效性，为产品、相关活动的可追溯性提供证据，为采取改进措施提供依据。2范围适用于我公司质量管理体系运行过程中形成的所有记录及有关活动和结果的控制和管理。3术语3.1采用GB/T19001—2008idtISO9000：2005、GB/T28001-2001、GB/T24001-2004idtISO

2、14001：2004标准中的定义。3.2记录：是反映过程或活动结果的证据。是一种特殊文件。记录的形式以书面的文字记录（如卡片、图表、表格、报告）为主，同时也可以是磁盘、磁带、照片、样件、胶片、电子文件、声像文件等各种媒体以及其他可以提供追溯的形式。4职责4.1公司一体化管理办公室负责本程序的制定、修订和实施的归口管理。总经理办公室为本程序的协管部门。4.2公司职能部门、分局、项目部分别负责本部门、本单位记录的收集、整理、标识、编目、查阅、传递、归档、保存和处理。4.2.1海外事业部负责本单位记录的收集、整理、标识、编目、查

3、阅、传递、归档、保存和处理。4.3项目部负责收集、整理、编目，组卷产品（工程）竣工资料，并及时将资料送交公司档案馆归档。公司25博山二泵水泵厂---------------质量管理体系文件编号：EB/CX4.2.4-02程序文件版号：B/0标题：记录管理程序生效日期：2010年10月1日档案馆负责产品（工程）竣工资料的标识、编目、组卷、存储、保管和处理工作。5措施和方法5.1记录的标识5.1.1记录号编号方法如下：SDQ—X—XX—XX记录顺序号程序（作业）文件的编号体系文件的层次代号（用英文字母的大写体）“水电七局”汉语

4、代号5.1.2记录使用编号方法如下：用年月加当月的记录顺序号表示，即：XXXXXX当月的记录顺序号月年的后两位数5.1.3记录号在上，使用编号在下，分两行标注于记录的右上角。5.1.4行业规定的记录，按其规定执行。5.2记录的填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；要求用钢笔或签字笔，颜色为蓝色或黑色；空格划“/”符号，错误更改划“//”符号，在旁边写上正确的数据，加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。签名栏不允许空白，签名应签全名和日期。5.3记录的传递和归档5.3.1由公司一体化管理办公室编制公司体化管理体系

5、运行主要记录汇总表，明确规定各类记录的名称、保存期限、编制部门、保存部门等内容，报管理者代表审批，并检查记录表的使用、管理情况。公司25博山二泵水泵厂---------------质量管理体系文件编号：EB/CX4.2.4-02程序文件版号：B/0标题：记录管理程序生效日期：2010年10月1日各职能部门、分局、项目部负责建立本部门、本单位的主要记录汇总表。5.3.2各部门、各单位按管理体系文件规定而形成的记录（包括外来记录），由主管部门及人员识别记录的适用性及明确发放范围，经审核后按规定的时间和要求向有关部门和人员传递。

6、5.3.3记录一般由各部门、各单位保存和归档。对于体系文件规定的记录，其归档方式应便于存取检索，一般情况下，各部门、各单位对记录半年整理一次，每年进行一次总的归档，装订成册，注明部门、记录名称及日期。5.3.4各项目部按建设单位或工程所在地（所在国）有关部门的要求并结合我公司工程竣工验收管理办法，编制相应数量的竣工档案，移交到相应的单位，并交公司档案馆归档。归档时应填写“记录归档清单”，注明归档记录的名称、记录编号、总页数、保存期限、归档时间等。记录移交时应填写“记录交接（传递）登记表”，注明交、接时间并由交接人签字。5.

7、4记录的贮存和保管方式应便于存取检索，保存的环境要适宜，应采取有效措施防止记录丢失、损坏和霉变，做好防火、防虫蛀、防潮、防鼠害、通风等工作，对于保存在磁带、软盘中的记录还要防压、防磁、防晒等。记录的格式5.5各部门应及时收集、汇总各类记录，保持顺序号或日期、页码的连续，便于查阅。对于多种记录同时保存时，应填写卷内资料目录等以便检索，并保存在不同的档案盒、档案柜中。5.6记录的保存期限5.6.1一般的管理体系运行记录，保存期限为四年。有特殊要求的记录按有关规定执行。25博山二泵水泵厂---------------质量管理体系

8、文件编号：EB/CX4.2.4-02程序文件版号：B/0标题：记录管理程序生效日期：2010年10月1日5.6.2属于反映（产品）工程实物质量的记录（竣工资料），由项目部按有关档案管理规定进行整理，移交公司档案馆长期归档保存。5.7超过保存期限的记录需要处理时，应由记录保管部门填写“记录处理审批表”，注