-16档案资料管理办法

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1、有限公司文件编号-16页次1/3档案资料管理办法版本/修改A/0修订日期1•目的为规范公司文件资料（档案）管理，提高存档文件材料的质量，增强公司文件资料（档案）的实用性和有效性，方便查寻和参阅，特制定本规定。•范围本制度适用于公司内部文书档案管理、电子文件管理。•职责3.1综合管理部档案室负责管理公司文书档案管理、电子文件管理，督促和协助各部门把公司生产、经营管理中归档的文件材料科学正确地进行分类、整理，拟定保管期限按规定的时间归档，并有效提供使用、确保公司档案保密与安全。3.2各部门按照档案制度规定的归档范围和要求负责向档案室进行归档。•工作内容4.1资

2、料的归档：4.1.1凡与公司项目规划发展、建设、生产经营、业务拓展活动相关的，具有备案查考、保存利用价值的文件资料均应列入归档文件的范围。4.1.2各部门对拟归档的文件资料，在归档之前,应根据该文件（资料）的分类性质、时间、内容、形式和签发部门，进行准确汇编、装袋、在经综合管理部门负责人审核确认后归档。4.1.3为了方便查寻，综合管理部门资料员要对已经分类好的文件登记、分类装夹存放于相应文件柜，并填写详细的《档案盒内文件目录》，涉及公司机密文件单独归档。4.1.4对同一档案盒内的文件的排列要遵循如下原则：小保持联系，便于查找；b）按重要程度或形成时间排列；

3、c）批复、批示在前，请示、报告在后；d）正件在前，附件在后；e）正本在前，定稿在后；Q转发件在前，被转发件在后；4.1.5归档的文件原则上要求为原件，并要求字迹清楚、无污损或残缺，特殊情况只能存复制件或残损件的，要在目录的备注档内注明原由。4.2文件资料的分类：文件资料的分类按以下9大类分类归档：4.2.1行政类：①公司级会议记录；②决议；③公司的管理制度；④公司所发文件；⑤组织人事任免决定；⑥日常管理记录、凭证；⑦公司发展规划、经营决策、总结汇报;⑧上级和兄弟单位外来文件；⑨公司内各部门请示、报告、通知、通报、批复等。4.2.2劳动人事类：人事档案（履历

4、表、资格证明、聘用合同书、重大活动记载、重大奖惩记载、培训记载等等；）、员工工作调动通知单、花名册、教育培训记录等。4.2.3生产管理类：日常生产组织过程中形成的重要资料汇总、生产制造技术文件。公司文件编号-16页次2/3档案资料管理办法版本/修改A/0修订日期4.2.4设备管理类：设备技术文件、设备动力图纸、说明书、设备文件材料，电脑相关软件，打印机、传真机等驱动程序及说明书。4.2.5市场营销物资采购类。4.2.6项目建设管理类。4.2.7其它：公司生产经营资产重要凭证、荣誉证书、机密文件等。4・3文件资料的汇编要求：3.2.1归档的文件材料种类、份数

5、以及每份文件页数，均应齐全完整。4.3.2在归档的文件材料中，应当将每份文件的正本与副本、印件与定稿、请示与批复,分类一起排列，不得分开。4.3.3不同年度的文件一般不得在一起立卷。4.3.4公司的文件资料（档案）管理由资料员统一归口负责，以保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。4.4归档资料的收集与整理：3.3.1各部向档案室移交归档文件时应编写移交目录，档案人员在接受归档文件时应核对清楚，并由交接人员在移交目录单上签字。4.4.2档案室专职档案人员应对各部兼资料员进行档案业务指导以保证归档文件的质量和有效及时提供利用。4.4.3

6、引进的设备，包括外购和一般设备及测试设备、仪表等随机带来的全部技术文件资料及大修、管线安装过程中形成的技术材料，验收合格后相关部门应负责整理好向档案室入库移交归档管理。4.4.4产品检验、检测等重要质量档案、重大质量事故等技术文件材料、由品证部、检测中心负责整理好向档案室入库移交归档管理。4.4.5公司各办公职员电脑电子资料实行“季度归档”制度，即：每年的四月、七月、十月和次年的一月为公司档案资料季度归档期。4.4.6在档案资料归档期，由档案管理员分别向各办公职员、经理（主管）收集应该归档的原始资料、电脑中电子资料。各经理（主管）部门主管应积极配合与支持。

7、4.4.7凡应该及时归档的资料，各部积极主动的将资料交由档案管理员负责及时归档，并实施归档整理。4.4.8财务会积累财务报表、凭证、帐簿等财务文件由财务部主管负责，专人保管。4.5档案的借阅:3.4.1总经理、副总经理、综合管理部负责人借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。4.5.2因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门主管办理《档案资料借阅（领用）申请单》送综合管理部部门负责人核批。4.5.3公司档案密级分为机密和普通秘密二个级别，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；有限公司文件编号-16页次3/3档案资料管理办法版本/修改A/

8、0修订日期祕密级档案的借阅必须由总经理批准。总经理因公外出时可委托