亿利食品公司行政后勤事务管理制度

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1、行政后勤事务管理制度1・档案管理办法1目的：为加强公司综合档案管理，建立健全档案管理体系，使档案工作科学化、规范化。2适用范围：适用于公司正常生产经营工作全过程所产生的所有文件数据及相关信息。3引用文件：《档案法》、《亿利食品有限公司内部控制制度》、《亿利食品有限公司档案工作口标管理》4职责：4.1负责对档案数据的借阅进行审批。4.2档案管理领导小组负责对所属各部门的档案管理、档案制度的贯彻执行情况进行监督和检查。3综合办负责人对专职档案员的工作进行监督和检查。4专职档案员负责收集、整理、保管和统计公司应归档安排的资料、文件,督促、

2、指导各部门把需归档的档材料按类归档。4.5专职档案员负责公司档案材料的阅卷、借出登记工作。6专职档案员负责公司档案的口常维护管理和年度审验数据准备工作。4.7兼职档案员负责对本部门/车间档材料进行收集、归类、整理、装订、立卷、归档；并编写档案目录、大事记、组织沿革等编研材料。5工作程序5.1每年4月30口前由各部门/车间兼职档案员将本部门/车间前一年度各类档材料进行收集、归类、整理、装订、立卷、归档。2专职档案员指导各部门把需归档的档材料确定保管期限，并按《亿利食品有限公司档案目标管理工作》屮要求正确地进行立卷，按类归档，保证归档系

3、统准确、完整、齐全。5.3由兼职档案员编制档案冃录，并编写出本部门/车间大事记、组织沿革等编研材料，于5月5口前与归档材料一并移交档案室。4财务档案在财务部保存一年后，至第三年四月初前移交档案室。5.5每年6月底前，专职档案员组织各部门兼职档案员对各部门/车间移交来的档按照档案分类方案进行分类、编号、装订及统计，并按要求编写案卷号、整理、归档上架。6当有新的基建工程发生时，档案员需在设备开箱验收或设施改造的同时,及时将各类相关档材料收回，保证档案的完整、准确。4.公司文件、传真、邮件收发管理制度1目的：为规范公司文件、传真、邮件的收

4、发并进行有效管理。2适用范围：适用于公司各部门、车间3职责3.1各部门相关人员负责对本部门内、外需上报的各种档、公文进行拟写、校对、打印，对部门的邮件进行接收、处理。3.2各部门负责人负责对本部门需上报的各种内、外部档、公文内容的符合性进行初审。3.3综合办文秘负责对公司内、外部公文的收发、拟写、打印、校对、登记及传递。3.4综合办负责人负责公司需上报（或对外）的文件资料、公文等的审核并提出拟办意见。3.5公司总经理负责文件资料、公文的审批/签发。4工作程序4.1综合办文秘每口对公司的有关传真、邮件、信件、内（外）部公文进行收、发处

5、理，并将相关信息及时回馈公司领导审阅，对于涉及相关部门、车间、个人的信息做到24小时内及时回馈、传阅。4.2各部门负责人为本部门邮件、信息的接收者，接收后将相关信息向本部门员工通知/传阅。4.3各部门/车间发传真时须经行政办负责人或文秘审核后，视其重要程度先登记后发送。4.4公司的电子邮箱禁止收发私人邮件、信件，公司员工不得随意下载、删除公司电子邮箱中的内容。4.5各部门相关人员将经部门负责人审核过需上报（或对外）的各类文件数据、公文等的文字版本或电子版本交于综合办文秘，由文秘对文件数据、公文的格式、文字内容、具体耍求等再次进行核对

6、。4.6综合办负责人对公司各类上报（或对外）的文件数据、公文等进行最后审核，内容无误后交相关部门负责人。4.7相关部门负责人将上报（或对外）的文件资料、公文上报领导审阅。4.8相关部门负责人将审阅后的上报（或对外）文件、资料、公文等交公司总经理审批（签字）后，由综合办文秘进行上报或传递。4.9综合办文秘对公司的各类内（外）部公文进行妥善保存。5记录：《亿利食品有限公司传真收文登记表》《亿利食品有限公司传真发文登记表》附件1：新疆亿利食品有限公司文件控制流程（适用于公司对外文件、公文）附件2：新疆亿利食品有限公司常用各类公文格式模版附

7、件1：新疆亿利食品有限公司公文控制流程公司各部門庫間相關人員擬稿、校對部門/車間負責人审核交综合办負責人审核综合辦文秘一個工作日內發文（發文後跟蹤幣辦）关于XXXX的请示（小二黑）XXX：XXX。（正文用3号仿宋—GB2312,行距为单倍行距。页边距：±3.7,下3.7,左2.9,右2.7,页眉1.3,页脚2.9。行跨度28.7,每行28字,每页22行。）妥否，请批示。新疆亿利食品有限公司二O—X年X月X日（注：内部请示、报告无须加盖单位盖章，在签报单相应位置签名即可，正文按上述格式即可，此页附在内部请示、报告单后。）关于XXXX的

8、报告（小二黑）XXX：XXXo（正文用3号仿宋—GB2312,行距为单倍行距。页边距：±3.7,下3.7,左2.9,右2.7,页眉1.3,页脚2.9o行跨度28.7,每行28字，每页22行。）特此报告。新疆亿利食品有限公司二o—x年x