005档案管理制度N

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1、档案管理制度第一章总则第一条为了规范本公司档案管理工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。第二条公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅口带走或销毁。第二章文件材料的收集管理ad第四条公司指定专人负责文件材料的管理，行政中心负责公司档案统筹管理工作。第五

2、条文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交公司分管领导或总经理审阅后归档。第六条一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政中心备案。会议文件由人力资源部收集。第三章归档范围第七条重耍的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。第八条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。第九条本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。第十条本公司与有关单位签订的各类合同、协议书等文件材料。凡是本公司形成的正式文件（包括：正文、附件、底稿）和合同契约均应归档保存。第十一条本公司员工信息资料、劳动情况、工

3、资、福利方面的文件材料。第十二条本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。特殊专控文档（人力资源、财务、GSP质量等）本部可单独存档。第四章归档要求第十三条档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。第十四条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整，归档遵循本部门或项目单位保存副本（复印件或标注副本盖副本红章），公司行政中心（档案室）保存原件（正本），部分划归到公司经济财务类专控档案资料由公司计划财务部保管原件（正本）。第十五条在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批

4、复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。第十六条不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。第十七条档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。第十八条各部门根据目前公司的各项活动所产生的档案类型分别制定出目录清单，便于档案归档整理与查阅，集中归档。第十九条案卷封面，应逐项按规定用黑色笔书写，字迹要工整、清晰、编码有序。第五章档案管理人员职责第

5、二十条按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。第二"一条按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。第二十二条档案保管人员应当遵守制度、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。第二十三条档案室（档案柜、库房）必须符合档案保护的“八防”要求。即防盗、防火、防光、防潮、防尘、防高温、防有害生物及防污染。第六章档案的利用第二十四条公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《公司文档借阅申请单》，报相关主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅耍由部门负责人签字批准，受控文档的借阅由分管领导或总经理签字批准。第二十五条档案借阅的最长期限为一周；档案查阅不得带出公司。对借

6、出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告,报总经理处理。第二十六条必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追究责任。第二十七条不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经公司分管以上领导批准才能摘抄或复制。第二十八条重要的或机密档案资料如需查阅，须经分管领导或行政中心负责人批准后方可查阅，但不准复印，摘抄和出借。第二十九条查阅时要爱护档案，严禁在各类档案资料上书写、涂改，划线、标号，折叠，抽取，对损毁档案的行为必须追究责任，并给予必要的处分。第三十条外单位人员一般不得查阅本单位档案，

7、如确需查阅的，应经分管领导批准，但不得出借。第三十一条必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。不准转借，必须专人专用。第三十二条用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续，档案保管期限参照附件。对已满或超过保管期限的档案，应市档案人员提出销毁意见，造具清册，经鉴定小组鉴定后，由公司领导批准，并上报有关部门审核后，方可销毁。第三十三条销毁档案时应当指定二人以上负责监销，监销人员要在销毁清册上签字，防止档案的遗失