ZHB-005-01人事档案管理制度

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1、人事档案管理制度文件编码起草人起草日期审核人审核日期批准执行人批准执行日期修订人修订版本号修订原因及内容修订执行日期制度分发部门第一章总则第一条为规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，有效的保护和利用档案，使之科学化、规范化、制度化，在企业经营活动中充分发挥人事档案的作用，更好地为公司各项工作服务，特制定本制度（公司根据实际经营情况适时予以修订）。第二条人事档案工作是公司人力资源工作的重要组成部分，实现人事档案科学化、规范化、制度化的管理，充分发挥人事档案的作用，是选贤举能，知人善任，历史地全面考察了解和正确选拔使用员工的重要依据。第三条本制度适用于公司人

2、事档案管理工作。第二章管理职责第四条综合管理部管理职责（-）负责制订、修改和完善公司人事档案管理的相关工作管理制度与实施细则等规范；（二）负责本制度在各分部实施执行的具体指导和监i'检查；（三）负责公司各市县、各部门全体员工的人事档案管理工作；第五条公司综合管理部档案管理员必须严格执行本制度，综合管理部负责人定期或不定期地对公司人事档案管理工作进行检查与督导。第三章人事档案分类第六条招聘档案(-)应聘人员信息登记表，企业人才简历库等。第七条入职档案(-)个人简历，应聘登记表，笔试试卷，面试评价表，薪资审批表，体检报告(针对生产基地)，背景调查授权书及信息表，

3、背景调查报告等；(二)员工信息表，身份证复印件，学历学位证书复印件,英语计算机等级证书复印件，各类资格证书及职称证书复印件，离职证明，工资证明等；(三)劳动合同，保密协议，竞业限制协议，应届毕业生协议，实习协议等。第八条培训档案(-)新员工入职培训试卷，培训总结；（二）参加培训登记表，外派培训总结表，培训申请表，培训效果评估表；（三）培训服务协议等。第九条职位档案（-）岗位说明书，职务聘任书或文件；（二）职务变动申请，职位职务变更记录。第十条薪酬考核档案（-）试用期目标任务书，试用期月工作总结，试用期考核表;（二）月度/季度/年度考核记录表，考核成绩，考核面

4、谈记录；（三）薪资调整审批单，调薪/降薪记录。第十一条奖惩档案（-）各类奖惩告知单，申报表，优秀员工推荐表，优秀团队推荐表；（二）综合管理部下发的各类奖惩通知。第十二条离职档案（-）离职申请，离职谈话记录，离职工作交接单，离职协议,离职证明存根等。第十三条其他档案（—）社保（二）公积金第四章档案管理办法第十四条公司及各分部必须按照统一的标准进行分类管理，方便查阅。（-）按照企业所属部门先后顺序进行分类管理；（二）按照职位高低顺序进行分类管理；（三）按照同类职位入职时间先后顺序进行分类管理。第十五条档案编号管理（—）员工档案必须按照统一的员工编号（即：工号）进

5、行编号管理，方便查找；（二）员工档案编号由8位阿拉伯数字组成，前4位为入职年份编码，后四位为顺序号编码，例如：20130001（2013表示该员工入职年份，0001表示该员工是2013年第一个入职）。第十六条岗位调动的员工，其档案管理仍按照原来的员工编号进行管理。第十七条公司员工档案由综合管理部指定专人集中统一保管，人事档案管理员应具有良好的思想素养，在工作中须严格遵守保密制度。同时，不得擅自处理或销毁档案材料，应按公司档案管理制度进行档案保管和档案销毁。人事档案归档流程如下：（-）对各类人事档案进行鉴别，审核其是否符合归档的要求;（二）按照材料的属性、内容

6、，确定其归档处；（三）补登档案目录名称及有关内容；（四）经审核鉴别通过的人事档案需在员工完成各种手续后三个工作日内存入档案。第十八条离职人员档案管理（-）对于辞职或辞退员工的档案应实行“一人一档”管理,不能退还给本人，档案必须保留到规定的保存时间：K高层领导（经理级别及以上）的档案一般应保留满十年；2、中层领导（主管级别及以上）的档案一般应保留满五年；3、基层员工（主管级别以下）的档案一般应保留满三年。（二）过保留期限的档案,由档案管理员进行统一整理，报上级领导批准后销毁，但电子数据资料永久保存。第十九条在对人事档案整理归档过程中，任何人不得私自涂改、抽取或

7、伪造档案材料，员工管理档案仅供公司内部使用。第五章人事档案使用第二十条查阅一）公司人查阅；二）查阅行为仅限于公司内部，不允许带出公司。第二十一条借阅行严格的借阅手续，并在规定时间内归还。第二十二条查阅/借阅流程（一）查阅人无需申请，直接查阅；（二）借阅人需填写借阅申请即《人事档案借阅申请表》，注明借阅事由、内容、借阅人概况等；（三）经综合管理部审核批准后，由档案管理员将资料交给借阅人，同时需详细注明借档时间、材料名称、份数等即填写《人事档案借阅登记表》；U!）借阅人应在档案管理员的监督下查看借阅资料，一旦获得所需信息即刻归还。确因工作需要无法在档案管理员监督

8、下完成查看借阅资料的，可据实将资料交由借阅人暂时保管