人事档案管理制度

《人事档案管理制度》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在应用文档-天天文库。

1、人事档案管理制度　　一、人事档案保管制度　　□目的　　第一，保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企　　业机密　　的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。　　第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。　　第三，便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档　　案材料　　的前提和保证。　　□人事档案保管制度的基本内容　　建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材　　料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫

2、保密制度；统计制度。　　(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料　　进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体　　位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。　　(2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。　　检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀　　等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误　　等。　　检查核对一般要定期进行。但在下

3、列情况下，也要进行检查核对：　　——突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：　　——对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。　　——发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。　　(3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等　　原因　　引起的，转递的大致程序如下：　　①取出应转走的档案；　　②在档案底账上注销；　　③填写《转递人事档案材料的通知单》；　　④按发文要求包装、密封。　　在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位　　在收到档案，核

4、对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。　　(4)保卫保密制度。具体要求如下：　　①对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。　　②库房备有必要的防火、防潮器材。　　③库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。　　④任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。　　⑤无关人员不得进入库房。严禁吸烟。⑥离开时关灯关窗，锁门。　　(5)统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项：　　①人事档案的数量。　　②人事档案材料收集补充情况。　　③档案整理情况。　　④档案保管情况。　　⑤利用情况。　　⑥库房设备情况。　　

5、⑦人事档案工作人员情况。　　二、人事档案利用制度　　□目的　　第一，建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中，　　应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。　　第二，建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按　　照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。　　□人事档案利用的方式　　人事档案的利用有多种方式：　　(1)设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方，　　以便调卷和管理。这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于

6、防止泄密和丢　　失等。这是人事档案利用的主要方式。　　(2)借出使用。借出库房须满足一定的条件，比如：本机关领导需要查阅人事档案；　　公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长，到期未还者应及时　　催还。　　(3)出具证明材料。这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档　　案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。要求　　出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。　　3.人事档案利用的手续　　在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维

7、护人事档案完整安全的　　重要保证。　　(1)查阅手续。正规的查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档报告，在　　报告　　中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况；其次，查阅单位(部门)盖章。负责　　人签字；最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分　　，手续齐全，则给予批准。　　(2)外借手续。　　首先，借档单位(部门)写出借档报告，内容与查档报告相似。　　其次，借档单位(部门)盖章，负责人签字。　　再次，人事档案部门对其进行审核、批准。　　然后，进行借档登记。把借档的时间，材料

8、名称、份数、理由等填清楚，并由借档人　　员签字。　　最后，归还时，及时在外借登记上注销。(3)出具证明材料的手续：单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时　　，需履行以下　　手续：首先，由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章　　；其次，人事　　档案部门