档案管理制度 (LS-GLZD-005)

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1、海南力神投资控股有限公司公司档案管理制度公司档案管理制度         第一章            总     则    第一条为了加强公司档案的管理，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》有关规定，结合本公司实际情况，特制定本办法。    第二条凡各部门在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向档案室移交集中管理，任何部门和个人不得据为已有。   第三条公司文件资料的管理和文书立卷工作，需要配备专职或兼职人员负责此项工作。第二章            归档范围

2、   第五条凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、传真、图表、盘片等）均属归档范围。    第六条上级机关文件材料应归档的有：   （一）上级机关颁发的需要公司贯彻执行的文件材料；   （二）代上级机关草拟并被采用为文件的定稿和印本；  （三）其他文件材料。   第七条公司文件材料应归档的有：   （一）公司颁发的（包括转发及其他单位联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿。   （二）公司的请求与上级机关的批复文件，各部门及其他各所属企业的请求与本公司的批复文件；   （三）公司及各部门的工作计划

3、、总结、报告；   （四）公司召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像材料；第5页共5页海南力神投资控股有限公司公司档案管理制度   （五）公司领导公务活动形成的重要文件、电话记录，从外单位带回的与公司有关的文件材料；   （六）公司领导或各部门有关负责人撰写专题文章及在外单位重要讲话的稿本；   （七）反映公司经营和管理的专业文件材料，如贸易、证券、信贷、租赁、转贷等业务中产生的各种文件、资料、合同、样票等；   （八）公司汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）；   （九）公司及各部门启用印章及其组织机构、人员编制等

4、文件材料；   （十）公司及各部门制定的规章制度、产品宣传文字与印刷品、ISO国际质量认证体系资料等；   （十一）公司的历史沿革（包括公司简介）、大事记、年鉴，反映公司重要活动、事件的剪报、荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物及展览照片等文件材料；  （十二）公司及各部门干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、职工的录用、转正、定级、调资、退职、退休、医疗、扶恤、死亡、奖惩等工作形成的文件材料；   （十三）公司人员名册及员工与公司签订的劳动就业合同等；   （十四）公司解决法律纠纷问题形成的文件材料；   （十五）公司或部门与

5、有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；   （十六）公司固定资产登记，财产，物资、档案等移交凭证；   （十七）公司购置大型设备和基建工作中形成的凭证、协议合同、图纸文件材料。    第八条同级机关和非隶属机关文件材料应归档的有：   （一）同级机关和非隶属机关颁发的非本公司经营范围但需要执行的法规性文件；   （二）有关业务机关检查本公司工作形成的重要文件；   （三）同级机关和非隶属机关与本公司联系、协商工作的来往文件。第三章            立卷归档要求第5页共5页海南力神投资控股有限公司公司档案管理制度    第九

6、条公司各部门应定期对上段时间所形成的文件材料做一次彻底的整理，立卷,然后移交到档案管理员手中。   第十条各部门必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的文件材料，如有些材料还需使用，也应先立卷归档后再办理借阅手续。    第十一条各部门向办公室移交档案时，要严格履行移交手续。   第十二条归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：   （一）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。归档的项目档案应包括如下文件：公司各类管理制度文

7、本、项目建议书、可行性研究报告、立项批复、项目评估报告、批准项目文件、协议、合同、营业执照（复印件）、章程、项目人员任免文件，有关项目业务的各种意向书、纪要、请示、报告、批复，计算机盘片等。   （二）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开。   （三）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；   （四）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的

8、案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。   （五）永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，