《三级秘书复习资料》重点3

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1、第八章会议接待工作作者：发表时间：2007-8-20访问：71次第八章会议接待工作&1会议及其种类具体要求和级别清楚会议的不同功能（适合三级）。了解召开会议的必要条件（适合三级）。熟悉不同会议人员各自的主要职责（适合三级）。（1）会议的种类和性质会议是人类社会所特有的一种聚众议事的过程。在实际生活中，那种有共同的议题，有公认的组织者的三人以上的正式聚合便可以称为会议。会议可根据功能、内容、方式、规模、周期、涉外程度等方面进行分类。★按功能划分，可以分为☆谈判会议：用于解决争端或冲突，讨论是“双向”进行的，旨在达成双方的一致谅解。☆报告会议：

2、信息流往往是单向流向，不允许讨论，否则会影响信息的有效传递。☆解决问题会议：要求充分发挥小组人员的主观能动性，使问题能够得以解决。此类会议的组织形式可以灵活多变，应当展开广泛的讨论。☆制定决策会议：只限于特殊人员参与决策的制定。制定的决策应当令每一个会议参加者了解并为此承担责任。此类会议的组织非常严密。☆收集和交换意见会议：用于发表意见，发布消息，了解对意见的反应。此类会议鼓励广泛的踊跃提问。☆按内容划分，会议可分为董事会、委员会等。☆按周期划分，会议可分为年会、非常年会等。其屮，年会一般是指学术团体一年一度所举行的例行会议。由于多数学术性

3、团体内部的组织结构比较松散，所以通常采用年会的形式交流学术成果并决定一些重大事项，如宣读论文、参观考察、课题安排，以及研究和决定团体的人事更(2)与会人员的角色正式会议一般包括主持人、记录员(秘书)和会议成员，他们相互之间必须密切配合，通力合作，才能保证会议获得圆满成功。所有会议均按一定标准为正式群体会议和非正式群体会议，这是因为所有会议参加者的个人利益和个人行动计划各不相同。★主持人的角色主持人的主要角色是控制会议、阐明目标、鼓励大家各抒己见，并保证给予每个会议成员有合理的发言时间，保证每一个会议成员都能发表自己的见解，保证每一个会议成员

4、都明白根据会议决议应当承担的工作。但是，主持人有一件事不可以做，那就是不要涉及任务的实质内容。主持人的责任具体包括以下儿个方面：☆会前一一确定以下各项：会议的目的、议事H程、与会人员、召开会议的时间和地点、会议应散发的文字材料。☆会间一一创造和谐的会议气氛；宣布开会、控制议程、鼓励讨论、总结发言、控制人员发言；作岀决议、确认行政和责任、闭会。☆会后一一回顾会议情形；评价会议进展情况和结果；确信全体会议成员均已理解会议内容。★会议成员的角色每一个会议成员均对会议的成功负有重要责任。全体成员必须通晓会议的目标、议事日程中的各个项目和各自会议上所

5、担当的角色。会议成员需考虑以下儿占・八、、•☆会前一一根据个人的观点研究问题；依据所提供的文件、资料，准备经缜密推断分析的论证材料；记下开会的地点、口期和时间；准备在会议期间尽力发挥自己的角色作用。☆会间一一倾听他人的观点；积极发表自己的见解；关注正在讨论的事项;与主持人密切配合。☆会后一一努力完成会上所分派的任务。另外，尤其重要的一点是每个与会人员均需考虑提出具有建设性的意见，并确定解决的最佳方法。至于记录员（秘书）的职现，将在下节介绍。8.2秘书会议职责具体要求和级别根据会议性质安排坐位（适合各种级别）。准备会议发言（适合三级）。会议的

6、基本过程（适合三级）。（1）会前的组织筹备秘书在接受会议任务后要首先把握会议的内容、主题和形式，并着手准备以下儿项工作：★确定会议的时间和地点★确定会议的参加人选★草拟会议日程表★起草会议通知★需准备会议资料和各种会议用具☆上次会议记录；☆几份多余的议事口程；☆有关文件；☆出席人数登记簿；、☆不能出席会议的成员的回信；☆文具，例如：信纸、速记本等；☆检查会议所需设备；☆画出会场示意图。★安排坐位根据会议性质，必须妥善安排好坐位。有些重要会议的坐位还须经上司过冃。常用的坐位形式有：☆大小方形（见图8—1）:这类安排适合于大型的代表性会议、纪念

7、性会议、布置工作会议。小方形中就坐的是领导者。☆圆形（见图8—2）:这类安排适合于中小型会议。与会者的身份是平等的，如学术性会议、联席会议。☆半月形（见图8-3）:☆方拱形（见图8—4）:半月形和方拱形的坐位安排适合于中小型会议，目的在于突出发言人，让每一个与会者都能看到发言人。★迎接开会的客人秘书应代表主办单位热情迎接与会者，这对于维护公司的信誉是很重要的。如果远道而来，应该派人去机场、火车站等抵达地点迎接。开会当天，带领他们到报到处登记，领取会员岀席证和有关资料，陪同他们进入会场。如果是人数较多的会议，应当配备助手当向导，把参加会议者带

8、进会场或休息室。当女秘书迎候客人并进行互相介绍时，应该显示岀女主人风度。★安排与会人员在会议期间的生活这是影响一个会议成功与否的重要因素之一。主要有：☆与会人员的食宿安排：有吋候