《三级秘书复习资料》重点2

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1、第三章管理程序作者：发表时间：2007-8-20访问：45次第三章管理程序3.1管理程序概述具体要求和级别掌握管理程序定义（适合三级）。明确管理程序的确定性、稳定性和可操作性特点（适合三级）。了解什么是强制性程序（适合三级）。了解什么是选择性程序（适合三级）。♦程序是指事物运动过程中必须遵循的前后相连的稳定的步骤系列。♦管理程序是指为实现某项功能目标而对各运作坏节、工作事物过程、办事流程所作的有序安排，体现出管理规律的稳定步骤系列。在处理办公室事务的过程中不难发现，我们每天都在做着大量重复性的劳动，有些工作甚至连先后顺序都是完全一样的，为了提高效率、节约劳动，我们可以

2、把在同一条件下的处理同一具体事务的最佳步骤、方法及其先后次序确定下来，再把它运用于以后的所有同类或相似事务的处理过程并形成稳定的模式，这种模式就是管理程序。可以说，管理程序在一定意义上是对管理活动规律的具反映。管理步骤一般包括两个以及两个以上的工作步骤，这些步骤间有规定性的吋间顺序，每个步骤乂有其具体的工作方法等等。通过管理程序，我们可以非常明确地认识到，应该有步骤地实施管理活动，包括工作由谁来做、怎样做、何时完成、上下环节和工作步骤间是j种什么样的关系、用什么样的方法处理这种关系、需要什么手续、采用什么方式和手段以及达到什么样的质量标准等等。(1)管理程序的构成要素

3、★时间因素“一寸光阴一寸金”，时间是任何管理活动中的极其重要的资源，如果能够在特殊的吋期把握发展机遇，在工作的吋序安排上科学合理，就能确保单位或部门的稳定发展。因此，管理程序的制定和运行必须充分考虑时间因素。★空间因素空间因素指的是单位或部门充分发挥其职能作用的领域，即发挥作用的范围。管理程序必须充分把握运作空间，注重空间控制。要将单位的职能活动从纵向上划分为若干层级，明确横向上各专业职能管理的职责、职权，将之配置给各个部门，从而保证分工的明确与合理。★权责因素管理权责是各项管理的基础和重要资源。从某种意义上讲，管理程序实际上是对权责在实际运作中的有序配置，各个程序都

4、要确定其责任和权力，即该程序系统要完成哪些任务、要遵从哪些规范和要求、拥有哪些权力、在怎样的权限范围内可以自主处置问题等等。一定要在每个程序的各个环节明确权力和责任。★事项因素事项是管理程序的对象。一般说来，管理事项可以分为程序化管理事项和非程序化管理事项。对程序化管理事项制定管理程序，有利于职能活动的稳定和有序；对非程序化管理事项制定管理程序，可以对随机出现的事项进行规范管理。(1)管理程序的特征★确定性管理程序必须由实施该程序的部门来制定，体现某一部门的意志。因此，程序要有明确的规定，以书面形式确定，而不是“约定俗成”的。单位要严密地规定程序，工作人员要严格执行程

5、序，无论是谁违反了程序，都需要承担相应的后果。★稳定性管理程序必须保持在相当长的时间范围内稳定有效，绝对不允许“朝令夕改”。这就表明，制定管理程序必须慎重，必须在具备一定条件之后才能进行,更不能轻易更动、废止。★可操作性管理程序是用来执行的，因此必须明确、具体、可行。这就要求我们在制定程序时必须遵循客观规律，使其合法、合理，确有效果，程序本身也必须具体,不能模棱两可。（3）管理程序的功能★提高工作效率,改善工作质量★维护公民的合法权益3.2开发管理程程序具体要求和级别学会设定程序的目标（适合三级）。对已有程序进行检查，找出问题所在（适合三级）。针对存在的问题接见雇员、

6、开展调查问卷，寻求专家建议，并对相关信息进行记录和分析（适合三级）。分析程序的成本（适合三级）。学会用各种流程图将程序描绘出來（适合三级）。向管理层汇报并获得批准（适合三级）。(1)程序设计要求★目标一致管理程序的设计，其最终目的是为了更好地实现管理目标，这就要求每一个程序的每一个环节、每一个工作都有共同的目标，并为实现这个目标而运作。因此，在程序设计中，无论是整体还是局部、无论是系统还是环节，乃至程序内各环节之间、程序与程序之间都要强调目标一致。拥有共同目标的管理程序才能符合管理的实际需要。★系统规范☆程序设计必须从总体要求出发，使每个子程序都符合总的规范要求，从而

7、构成总体的规范系统。☆各个管理程序要根据工作内容的性质，考虑其自身的规范。☆要确定相应的制度，以保证管理程序的系统规范在实践中发挥作用。★环环相扣管理程序的各个环节必须密切联系、相互衔接，前一环节的成果是后一环节的基础和起点，后一环节的工作是前一环节的继承和延伸。管理程序要将各要素有机地结合在一起，才能构成科学有效的管理程序系统。★制约明确管理程序要对管理行为进行规范和制约，以确保管理的效益，因此，在管理程序中，必须明确各种制约关系。这种制约包括程序间的制约关系和程序内各节的制约机制，并让工作人员理解和遵从这种制约机制和制约关系。★有机整合管理程序强