科技档案归档和管理制度

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1、南京地理与湖泊研究所科技档案管理办法科技档案的归档和管理是保护知识产权的重要工作之O根据本所的性质，在科研活动中形成的各种材料，其知识产权归属本所。做好科技档案的归档和管理工作是每一个在所职工的基本责任。1988年颁布的《中华人民共和国档案法》是科技档案工作的法律依据；2005年11月18日中国科学院颁布了《中国科学院档案管理工作标准》是本所必须遵循的执行标准。按院颁标准，从科技档案管理的不同环节，制定如下管理办法。一、科技文件材料的归档1、凡在科学和技术研究活动中直接形成的具有保存价值的文字、图样、声像等记录形式的科技文

2、件材料，均属科技档案，都应归档。2、基础研究、应用研究和发展研究课题应归档的主要科研文件材料按科研工作五个阶段（科研准备、研究实验、总结鉴定验收、成果申报和奖励、推广应用）进行归档。3、取得负结果或因故中断的研究课题所形成的科研文件材料也应归档。4、几个单位协作完成的研究课题，由主持单位归档保存一整套档案，协作单位保存自己所承担任务中形成的科研文件材料，并将有关的复制件交主持单位。5、课题组长需在科研计划实施之时起，选定或指定课题组的兼职档案员，将科技文件材料实行四同步积累管理，做好预立卷工作。6、课题结束后，课题组长组织

3、本课题形成的应归档科研文件材料的整理、组卷及目录编写工作，并提出案卷的保管期限和密级的具体意见，填写移交清单一式两份，连同案卷经科研处清点无误后，交接双方在移交清单上签字，各执一份备查。完成以上程序后，移交档案室。二、科技档案借阅保密1、凡借阅档案者必须进行登记，借阅期限一般不超过一个月，确因工作需要可办理续借手续，有密级的档案必须经课题组长和所档案领导小组批准方可借阅，但不得带出阅览室外。2、借阅者不得在档案上涂改或拆毁案卷，归还时应由工作人员逐一清点。3、借阅者调离本所时可借阅的档案应全部归还，否则不予签字。4、外单位

4、人员查调档案，需持介绍信，经课题组长和所档案领导小组批准后，方可阅览，但不得借出，未经许可,不能任意抄录档案内容，如需复制有关档案材料，也需经课题组长和所档案领导小组批准后提供。5、本所人员借阅他人归档上架未满五年的材料，需持有直接责任人同意借阅的文字凭证，对外单位人员，原则上十年以内的科技档案不予借阅。三、科技档案的鉴定销毁1、鉴定工作由主管领导、科研管理人员、课题组长、档案人员和保密人员组成的鉴定小组进行。2、鉴定小组对已到保管期限的档案决定存毁；对需要调整密级的科研课题档案重新确定密级。3、鉴定小组对所的档案每五年集

5、中鉴定一次。4、鉴定后由鉴定小组填写“科研课题档案鉴定表”，写出鉴定工作报告，编制档案销毁清册一式两份，报主管领导审查批准，销毁时指派两人监销。.本办法自颁布之日起实行，之前颁布的相关科技档案管理办法同时废止。