12 科技档案收集、整理、归档制度(061125)

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1、科技档案管理制度(摘自《档案管理规定》、《科技档案整理规则》)一、职责各部门:负责本部门责权范围内活动形成的文件的收集、整理和归档;关联单位(如勘察、设计、施工、监理单位)文件收集、整理、归档的组织、指导、监督、检查和验收。二、文件收集、整理、归档1.收集1.1收集范围:凡具有保存价值的文件,都要随办随收。具体范围详见《科技档案分类、编号及价值鉴定表》(见附件1)。1.2主要来源1.2.1政府机关、业务指导部门、企业集团等外来的。1.2.2公司形成的。1.2.3事业部或派出机构应报公司的。1.2.4引进项目、外购设备、外出

2、参加公务活动或培训等带来的。1.2.5投资的全资、控股、参股企业或参与的合作项目、单位按要求应向公司提交的。1.3基本要求须内容准确、完整、系统,字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签章手续完备。2.整理:2.1流程:将文件以件为单位(件的规范,见附件9),进行立卷、排列、编目、装订、装盒、编制案卷脊背。2.1.1立卷将文件按最低一级类目分别立卷,类目的划分详见《科技档案分类、编号及价值鉴定表》。2.1.1.1生产技术管理:按问题立卷。2.1.1.2产品:按种类或型号立卷。2.1.1.3科研:按课题立卷。2.1.1.4工程建设:

3、按工程项目、单位工程或分部工程立卷。2.1.1.5设备仪器管理:按设备名称或型号立卷。2.1.1.6引进项目中的成套文件:可不拆散立卷。2.1.1.7底图:以张为单位单独保存和管理。2.1.1.8不同载体文件:分别立卷。2.1.1.9每个案卷不超过50mm厚。2.1.2卷内文件排列142.1.2.1管理性文件:以件为单位(详见《文书档案整理规程》),按“问题-时间”排列。2.1.2.2图纸:按专业排列,同专业的按图号顺序排列。2.1.2.3其他文件:按“问题-时间”排列。2.1.3案卷编目2.1.3.1编制文件页号2.1.

4、3.1.1用钢笔或编码机从“1”起依次编号。2.1.3.1.2有书写内容的页面(包括图表),编制在正面右下角、背面左下角。2.1.3.1.3图样页号编写在右下角或标题栏外右上角空白位置。2.1.3.1.4成套图样或印刷成册文件,自成一卷的,不必重新编号。2.1.3.1.5各卷、各件之间不连续编号。2.1.3.2编制卷内目录2.1.3.2.1项目如下:(见附件2)2.1.3.2.1.1序号:即卷内文件的顺序号,从“l”起依次标注。一个文件一个号。2.1.3.2.1.2文件编号:即文件文号、图样图号、设备代号或项目代号。2.1

5、.3.2.1.3责任者:即制发文件的组织或个人,须标注全称,有多个时须全部标注。2.1.3.2.1.4文件题名:即文件标题,须一字不变的完整标注。标题不规范、不能概括文件内容或没有的,须补充或自拟,外加“[]”区别。正件与附件为一件时,只对正件标注,但若附件独立性强或是正文的重要补充说明,则须在正件标题后标注附件题名,外加“(附件:)”区别。会议材料、报表等成套文件,须标注每一份文件的题名。2.1.3.2.1.5日期:即文件形成日期,用8位阿拉伯数字标注,如20060101。没有日期的,须考证日期。2.1.3.2.1.6页

6、号:即文件在卷内的起始页号,中间用“-”连接。2.1.3.2.1.7备注:注释文件需说明的情况,如同一内容不同载体且另行保管的文件,要注明互见号。142.1.3.2.2成套图样或印刷成册文件,自成一卷的,原目录可代替卷内目录;与其他组成一卷的,排在卷内文件最后,将其作为一份文件填写卷内目录,在备注栏中注明总页数。2.1.3.2.3置于卷内文件之前,不编号。2.1.3.3编制卷内备考表2.1.3.3.1项目包括说明、立卷人、检查人和日期(见附件3),说明立卷情况,包括文件的件数和页数、不同载体文件的数量等,如:文字材料20件

7、、100页,照片10张,附图1张;立卷人、检查人须签名并署日期。同一内容不同载体且另行保管的文件,还要注明互见号、载体形式等。2.1.3.3.2置于卷内文件之后,不编号。2.1.3.4编制案卷封面采用内封面形式,项目如下:2.1.3.4.1案卷题名:简明、准确揭示卷内文件内容,主要包括项目名称、代字、代号及其结构、部件、阶段的代号和名称。项目名称应与批准的原立项、设计(包括代号)相符。外文(或少数民族文字)题名须译成中文。2.1.3.4.2立卷单位:文件立卷部门或项目负责部门。2.1.3.4.3起止日期:卷内全部文件形成的

8、起止日期。2.1.3.4.4保管期限:立卷时划定的保管期限。2.1.3.4.5密级:卷内文件的最高密级。2.1.4案卷装订2.1.4.1文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式。2.1.4.2单份文件装订时,须在每份文件首页左上角用铅笔填写卷内序号,从“l”起依次标注。2.1.4.3外文资料应保持原

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