XX公司信息交流控制程序

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1、XX汽车股份有限公司能源管理体系程序文件EMS/XX4.4.3-2013版本号:A信息交流控制程序2013-X-X实施2013-X-X发布XX汽车股份有限公司发布本程序是XX汽车股份有限公司《能源管理手册》的程序文件，目的在于通过程序化建立公司内、外畅通的能源信息交流渠道，以确保能源管理体系的有效运行。本程序山XX汽车股份有限公司提出。本程序由xx汽车股份有限公司制造部归口管理。本程序由xx股份有限公司制造部负责组织起草。木程序主要起草人：审核:会签:批准:XX汽车股份有限公司能源管理体系程序文件信息交流控制程序EMSP/XX4.4.3-2013(0/A)1范围本程序适用丁•公司内、

2、外部有关能源信息的传递和交流。2引用标准无3术语能源信息交流（以下简称为信息交流）——指企业与员工及其他相关方Z间，就能源信息进行的交流。包括内部信息的交流和外部信息接收与处理两部分。4职责4.1能源管理者代表负责对重大能源信息处理的批示。4.2制造部4.2.1负责监督协调公司内部能源信息的有效传递及处理；4.2.2调查、分析涉及重要能源因素的信息并记录处理结果。4.3总经理办公室4.3.1负责接收、传递上级主管部门來文；4.3.2负责利用公司内、外部媒体发布公司重婆能源信息的归口管理。4.4各部门负责本部门职责范围内的能源信息接收、处理和答复，及时将冇关信息传递至相关主管职能部门。5

3、工作程序5.1信息交流可通过召开会议、打电话、写信函等，可以利用公司局域网和大众媒介，可以是书面形式，也可以是口头交流。5.2信息内容分外部信息和内部信息5.2.1外部信息包括：a）能源保护法律、法规、标准及其他要求；b）政府部门、上级主管部门下发的能源文件；c）外部相关方对公司能源状况的关注、查询、要求、抱怨和投诉等。5.2.2内部信息包括：a）能源方针的宣传贯彻；b）目标指标和管理方案的制订、评审和改进；c）体系运行管理过程和改进实施决策；d）对公司存在能源问题的批评、建议和意见；e）设备、技术、材料、工艺作业程序变更导致现场能源条件的变动；XX汽车股份有限公司2013-X-X发布

4、2013-X-X实施EMSP/XX4.4.3-2013(o/A)f）突发性事故、事件及其调查、处理；g）体系运行的监测和测量、不符合纠正和预防信息等。4.3信息交流处理要求4.3.1为防止信息丢失，信息发出及接收部门可记录在《XX信息交流台帐》上，重要信息交流处理过程应使用《XX重要能源信息处理记录》。5.3.2外部信息处理5.3.2.1对于能源保护法律、法规、标准和其他要求方面信息，按《法律法规和其他要求及合规性评价程序》执行。5.3.2.2总经理办公室接收到政府部门下发的能源管理文件时，应贴上《文件传阅卡》传公司主管领导批阅，然后发至相关职能部门，具体按DM/XX10C.01.02

5、—2007《外来文件管理制度》执行。5.3.2.3对于外部相关方的关注、查询、要求、抱怨和投诉等信息，各部门/年间接收后应及时分析处理，如需制造部I办助处理的，应及时将信息传递金制造部，制造部接收后应及时分析处理。5.3.2.4对于耍求答复的信息，制造部与相关职能部门协商后，在规定时间内给予答复，并做好记录。答复涉及重要能源因素的外部信息，须填写《XX重要能源信息处理记录》。5.3.2.5相关方索取公司的能源方针时，制造部及公司各部门/车间应予以提供。5.3.3内部信息处理5.3.3.1能源方针通过各种途径广泛宣传，对为公司或代表公司工作的人员进行培训，保证所有为公司或代表公司工作的人

6、员能正确理解并坚决执行。5.3.3.2H标、指标和管理方案制订等有关信息由制造部组织处理，各部门/年间可提出需求并传递至制造部。5.3.3.3体系运行过程管理及现场能源条件的变动方面的信息处理，按公司相关管理流程进行。5.3.3.4员丄对能源问题的批评、建议和意见，各部门/车间应及时收集记录，并及时进行分析处理。5.3.3.5对于需要主管职能部门协助处理的建议和意见，各部门/车间应及时传递至相关主管职能部门,主管职能部门应按规定办理。5.3.3.6突发性事故、事件信息，按《应急准备和响应程序》处理。5.3.3.7日常现场检查等体系运行的监测和测量信息由制造部汇总后定期向全公司通报。5.

7、3.3.8对涉及重要能源因索的内部信息处理，由制造部组织调查、分析、提出处理意见，提交管理者代表审核确认后执行，如须答复应事前经管理者代表的批准或授权。5.3.3.9应该为公众所获取的信息，经总经理办公室审批后利用大众媒介予以发布。5.4信息交流的相关记录按照《记录控制程序》规定的期限保存。1相关/支持性文件6.1EMSP/XX4.3.2-2007《法律法规和其他要求及合规性评价程序》6.2EMSP/XX4.4.7-2007《应急准备和响应程序